株式会社柴田ビジネス・コンサルティング様 「楽楽明細」「楽楽販売」導入事例 「楽楽明細」×「楽楽販売」の導入で請求業務の課題を一挙に解決。
月40時間の工数削減に成功！

月に1000件の請求書発行業務を効率化したかった

「楽楽明細」導入前の課題や、導入を検討したきっかけを教えてください。

当社では、月に1000件ほどの請求書を紙で印刷して郵送をしていました。請求データの管理もアナログで、毎月請求データをCSVで出力し、新規分は営業が手作業で追加、解約や変更があったものは金額の増減入力を行い、それをまたCSVで取り込むといった業務を行っており非常に手間がかかっていました。この手間の削減のため、請求情報をデータで管理して、請求書の発送も電子発行に切り替えられないかと考え、システム導入の検討を始めました。

システム導入の経緯を教えていただけますでしょうか。

請求書の電子化、売上管理システムの導入、また、今後の業務拡大を見据えたシステム効率化を目的としていくつかのシステムを比較検討することにしました。その中の1つとしてお問い合わせしたのが「楽楽明細」です。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

請求書として作成されたPDFの取込でも、CSVの請求データの取込でも、どちらでも対応が可能で、難しい設定もなく簡単に実用化できそうだったことが選んだポイントですね。また価格面でも、これまでかかっていた工数と比較すると格段に安価で済んだことが非常に大きかったと思います。

月に40時間の工数を削減！

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

以前は、請求書の発行のみに2名体制で月に2～3営業日を費やし、部署ごとに印刷、封入といった作業を行っていました。現在、請求書の発行は「楽楽明細」の担当者が1名で1日もあれば十分対応できるようになりました。時間で言うと月に40時間ぐらいの工数が削減できていますね。請求書の発行件数は導入当時と比べて倍になっていることを考えると、月に80時間ぐらいの工数削減価値はあるのかもしれません。

「楽楽明細」と合わせて請求情報の管理ができる「楽楽販売」を導入

ラクスの販売管理システム「楽楽販売」も「楽楽明細」と同時に導入いただいたと伺っています。
「楽楽販売」導入の経緯について教えていただけますでしょうか。

はい、冒頭にお話した通り、当社では請求書の発送だけでなく請求情報の管理についても課題を持っていました。発送部分の問題は「楽楽明細」を導入し、電子化することで解決できると考えていましたが、会社全体の生産性向上も目指していたので、社内のあらゆる情報をデジタル化することも同時に必要だと考えていました。その課題について「楽楽明細」の担当者の方にお話したところ、販売管理システム「楽楽販売」をご紹介いただき、合わせて検討することにしました。一番の課題だったのが、営業担当者が所有している情報をいかにデジタル化するかというところでした。そこを解決するにはどうしたら良いのか、という点で複数社比較する中で、ラクスさんの「楽楽販売」が最も総合力が高く、システムも扱いやすそうだったため導入を決めました。

「楽楽販売」と「楽楽明細」の2製品を導入したことで感じられているメリットを教えていただけますでしょうか。

データの連携がしやすいというところです。当社の場合は「楽楽販売」にデータをしっかりと登録しさえすれば、「楽楽明細」上の操作は面倒でも手間でもありません。導入検討時、「楽楽販売」、「楽楽明細」をどのように活用したいか相談していたとき以上に、導入後もやりたいことが色々浮かんできたのですが、ラクスさんのサポートのおかげで様々な形が実現しました。
最近ではAPIなどで他社製品と連携をとることもできますが、同じ会社の製品でシステムをつなぐことにメリットがあることに変わりはないと思います。

専門知識がなくてもシステム導入がしやすい！
サポート体制は、経験した中で群を抜いて1番だった

導入時や導入後のサポートはいかがでしたか？

サポート体制はこれまで経験した中で群を抜いて1番だったと思います。とても丁寧で、私のマニアックな質問や要望にも、期待以上の対応をしていただけました。
私たちの要望をお伝えすることはできても、連絡した情報に付随する会社の習慣や、求めているものの詳細をお伝えしきれていなかったにもかかわらず、サポートの方が経験に基づいて仮説を立てられ、複数の回答を用意してくれます。そうすると私たちは近い答えを選ぶことができたり、またそこからアイデアが湧いてきたりといった関係性が築けたと思います。こうしたサポートが簡単なようで実は難しいというのは、コンサルティングをしている人間としてよく理解できます。

「楽楽明細」や「楽楽販売」の導入を検討中の担当者の方へメッセージがありましたらお願いします。

一番のおすすめポイントは、システムを導入しやすいということです。結局使えないと意味のない買い物になってしまいますから。「楽楽販売」は、既存のシステムにそのまま付加する格好で導入が可能ですし、請求書業務に関しては、PDFさえ作成できればそれを「楽楽明細」に乗せて簡単に電子発行することができます。
また、私たちが「楽楽販売」と「楽楽明細」を導入する際には、専門のシステム担当者がかかわることなく、経理部門の素人集団が主導で取り組みました。そのため、専門的な知識はありませんでしたが、「何とかデジタル化したい」「業務を楽にしたい」という強い思いだけでなんとかなったのは、ラクスさんのご支援をいただけたことが大きいと思います。サポート体制がどうか、という点もシステム導入する上では重要なポイントだと感じています。