ピープルソフトウェア株式会社様 WEB請求書発行システム「楽楽明細」導入事例

請求書発行に限らず活用範囲を拡大し、
支払代金通知や従業員への通知書発行業務も効率化!

ピープルソフトウェア株式会社様

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事業内容 受託ソフトウェア開発、自社SaaS製品・パッケージ製品の開発、提供・販売等
スタッフ数 128名(2018 年 9 月現在)
導入時期 2016年9月

お客様の「感動価値創出」を理念とし、企業向けのソフトウェア受託開発や自社開発によるソフトウェアサービス(SaaS、スマートフォンアプリ)の提供・販売を行っているピープルソフトウェア株式会社様。
美術館・博物館・工場見学・製品紹介などのガイドをサポートする音声ガイドシステム「MUSENAVI(ミューズナビ)」や大学・短大・専門学校で利用可能な、出願者増を目的とした入学希望者向け学校情報配信スマホアプリ「桜Campus」 をはじめ多くの製品を提供されています。

ピープルソフトウェア株式会社様

取引増加により、月額利用料の請求書発行件数が増加傾向にあった

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

当社では約300件の請求書発行を手作業で行っておりました。そんな中、当社の定額サービスを利用してくださる取引先が段々と増えてきて、請求書の作成から郵送手続きなどの作業の負担が大きくなりつつありました。
発行件数の増加に伴って郵便料金も上がっていく一方なので、対策が必要だなと考え請求書発行システムを検討しました。

課題だった請求書発行の作業時間やコストだけでなく、
その他書面の発行業務効率化にも活用できた

楽楽明細の導入で改善されたことを教えていただけますでしょうか

まずWEB発行分の請求書の郵送が不要になったので、約5,000円/月の郵送費用が削減できました。郵送業務も約2時間/月削減したので、その分の人件費も浮きました。
また楽楽明細は請求書だけでなく、あらゆる帳票や書面にも対応しているので、その他の発行業務にも活用しています。
具体的には一件一件手作業でメール送付していた協力会社への「支払代金通知書」の送付をWEB化し業務時間を1時間→数分(約1割)まで削減できました。
その他に社内業務でも活用できており、当社従業員への「査定評価通知書」や「派遣の就業条件明示書」といった通知書発行にも楽楽明細を利用するようになり、こちらも1時間→数分(約1割)まで削減できました。

99%のWEB化切り替えに成功!

取引先へのWEB発行への切り替えはうまくいきましたか

支払代金通知書の送付先で、一社だけ郵送対応が必須と言われたところがありましたが、それ以外の導入当初想定していた対象顧客は全て切り替えに成功しました。
もし郵送が必須の送付先が多かったとしても楽楽明細は郵送代行サービスの併用もできるので非常に便利だと思います。

メールや郵送による誤配信リスクが無く、操作も分かりやすい

「楽楽明細」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

まず先ほどお話したように発行機能の拡張性があるのが便利ですね。
それ以外だと、これは楽楽明細の大きな特徴でもあると思うのですが、”発行”に特化したシステムのため画面が非常にシンプルで操作も分かりやすいです。手作業でメール送付や郵送を行うことに比べると誤配信のリスクが無く、月末月初の忙しい時期でも安心して利用できます。
請求書のレイアウトを当社希望のデザインに自由にカスタマイズできるのも助かっています。
また定期的に機能追加がされるのでどんどん使いやすくなってきている印象があります。例えば、以前は請求書の作成はラクスさんにてカスタマイズ対応いただくメニューしかありませんでしたが、現在は管理画面から自分で請求書デザインを作れるようになり、便利ですね。

電話・メールによるサポートでスムーズに運用開始できた

導入時や導入後のサポートはいかがだったでしょうか

特にシステム導入時はどうしても大変になりがちですが、ラクスさんは専属のサポート担当の方が付いてくださるので、当社が困っている点の理解も早く、電話・メールによるサポートでスムーズに立ち上がりました。
導入後も定期的に便利な新機能をお知らせ通知してくれるので助かっています。

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