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あなたの会社は大丈夫?請求書電子化の必要度をチェック

2015年10月9日

手書きやエクセルでの請求書の発行には、金額や項目の誤り・漏れがつきものです。その他、エクセルで請求データを上書きする発行方法においては、過去の請求書を誤って削除してしまったり、保存が煩雑になってしまったりと、保管における問題が多いのも課題でした。

そんな問題を解決するために、最近ではクラウド型の請求書電子化ソフトを使用して、請求書発行業務を効率化する傾向が高まっています。

担当者にも企業にも…負担が大きい従来の請求書発行方法

まず、従来の請求書発行の手順をおさらいしていきましょう。

経理担当者の負担

経理担当者(請求書発行の担当者)は、毎月下記の作業を繰り返します。

請求データを作成し、金額を確定させた後、販売管理システムなどにデータを入力します。その後、確定額が入った請求書を印刷し、押印し、封入・封かんを行って、郵送の手配をします。単純な作業ばかりですが、時間がかかる作業でもあります。毎月必ずかかってしまうこれらの作業は経理担当者にとっては大きな負担です。

企業の負担

請求書を郵送で発行していると、当然郵送費がかかります。また、印刷にかかるコスト、封筒などの資材費などのコストも発生します。月々の請求書発行件数が多い企業ほどコスト負担は大きく、請求書発行に複数人の人員が必要になると、その負担はより増します。請求書発行にかかるコストに多くの企業が負担を感じながら、大多数の企業が何も対策を取れていないという調査データもあります。

実際に、ラクスの調査ではまだ9割近くの企業において、請求書は郵送で発行されており、多くの企業で毎月の負担がそのままになっているということが分かります。

請求書をどのように送っていますか

請求書の電子化するべき?チェックリストで確認しましょう

非効率な請求書の発行に負担を感じているならば、請求書電子化による効率化を検討してみてはいかがでしょう。

下記に当てはまる企業は、特に請求書電子化に踏み込むメリットが大きいと言えます。

請求書電子化必要度チェックリスト

  • 請求書発行のために毎月残業が発生している
  • 請求日が月に複数あり、その度に作業が発生している
  • 請求書の内容にミスがあったり、封入・郵送時のミスが発生したことがある
  • 請求書の印刷費・郵送費などのコストを削減したい

請求書電子化をすると、請求書をクラウド型のソフトなどからWEB上で発行するようになるため、印刷~郵送の作業がなくなり、業務時間が大幅に削減されます。もちろん、封入ミスや宛先ミスもなくなるので安心です。

そのほか、確定した請求金額をデータでソフトに取り込むため、転記や打ち直しという作業が不要になり、業務時間の削減とともにミスもぐんと少なくなります。

請求書電子化ソフトの導入で業務効率のアップを

企業として売上をきちんと回収することは大切ですが、請求書の発行に過剰な人員や時間を割いてしまうのは損失です。「必要度チェックリスト」に該当するものがひとつでもあった場合は、ぜひ請求書電子化ソフトによる、業務の無駄を省き効率化を検討してみてください。

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