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帳票とは?請求書・納品書など、いまさら聞けない帳票の種類と役割を解説!

2016年12月01日

経理担当者にとって、毎日目にする書類、それが帳票です。請求書や納品書などを当たり前に帳票として処理していても、「帳票」とはなんなのかいまいちよく分かっていない……という方もいるのではないでしょうか。
例えば、「伝票」との違いはわかりますか?

今回は、帳票の定義や種類について詳しく紹介します。この機会に、しっかり頭に入れましょう。

帳票の定義

帳票とは、証拠として使う記録という意味があり、「帳簿」と「伝票」の両方を指す会計用語です。「帳簿」とは、会社や店舗で行われる取引を記録するものです。「伝票」は、お金の動きなどを記入するものです。

言葉が似ていることから「帳票」と「伝票」を混同して使っている人もいますが、実際には「伝票」の方が網羅する書類の範囲が狭いです。

日々行われる様々な取引を記録し、取引が実際にあったことを証拠として示すのが帳票の役割です 。

電子帳票が主流に

従来、帳票は紙で管理するしかありませんでした。市販されている帳簿・伝票用の用紙や、会社が自作した書類に直接書き込み、それを保管していたのです。しかし、それでは作成にも時間がかかりますし、保管場所の確保も必要です。

そこで、パソコンの普及に伴い、パソコンで作成した「電子帳票」が一般的になりました。計算ミスもありませんし、データとして保存すれば検索や管理も容易です。クラウド上で帳票を作成できるシステムも多数生まれています。

帳票の種類を紹介

「帳票」と言っても、たくさんの種類が存在します。
具体的に、どのような書類があるかご紹介します。

帳簿

主に、会社の経営状況を把握するための書類です。

  • 仕訳帳:日々の取引内容を発生順に記載したもので、複式簿記では必須の会計書類です。
  • 総勘定元帳:仕訳帳をベースに、勘定科目(金額の名目を表す科目)ごとに分類した書類です。複式簿記では必須の会計書類です。
  • 現金出納帳:現金の出入りをまとめた書類です。
  • 預金出納帳:口座上の取引をまとめた書類です。
  • 買掛帳(仕入先元帳):仕入先ごとに取引を管理した書類です。
  • 売掛帳(得意先元帳):得意先ごとに取引を管理した書類です。
  • 経費帳:必要経費をまとめた書類です。
  • 固定資産台帳:減価償却が必要な固定資産をまとめた書類です。

伝票

主に、日々の取引ごとに発生する書類です。帳簿を証明する書類でもあります。

  • 入出金伝票:お金の出入りを1件ずつ記録した書類です。
  • 見積書:報酬・費用の見込額を書面に記載したものです。
  • 請求書:取引先に金銭を請求する書類です。
  • 納品書:サービス・商品を相手方に納品したことを証する書類です。
  • 領収書:金銭を受領/支払いしたことを証する書類で、経費を支払った証拠に使います。

帳票書類の保存期間

企業の会計情報を証明する帳票書類は、法律で保存が義務付けられています。

法人税法上の保存期間

帳簿については、保存義務は7年間です。ただし、欠損金が生じた事業年度については9年間の保存が必要です。
領収書等の伝票については、法人であれば7年(欠損金が生じた場合は9年)、個人であれば5年の保存が必要です。

会社法上の保存期間

会社法上は、10年間の保存期間が定められています。ですから、最低でも10年間は帳票書類を保存しておくようにしましょう。

帳票書類の保存方法

原則として、帳票書類は紙での保存が必要です。パソコンで作成した書類でも、プリンターで印刷して紙でファイリングしなければなりません。

しかし、3ヶ月前までに税務署に申請書を提出して承認を受けることで、電子データのまま帳簿を保管することが可能です。また、契約書・領収書など以外の一定の書類は、スキャナーでデータ化した書類の保存でもOKとされています。

事業規模が大きくなるほど、帳票は増え、保管や管理のコストが膨らみます。法律の範囲内で上手に電子データを利用して保管することも検討しましょう。

まとめ

いかがでしたか。「帳票」という言葉自体は難しく感じるかもしれませんが、経理業務だけでなく、どのような業務でも日常的に必要となる書類です。また、クラウドサービスなどのシステムを上手に利用すれば、業務の効率化も飛躍的に進められる分野です。その意味と役割を理解して、ビジネスに役立ててください。

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