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請求書はメール送付でも大丈夫?意外と知らない素朴な経理の疑問

2016年12月07日

請求書は封書で送付するのが当然だと思っていませんか?請求書をメール添付できたら便利だと思ったことはありませんか?メール添付が便利と思いながらも、法律上問題ではないのか、失礼にあたらないかなど、心配に思う点もあるでしょう。今回は、そういった疑問を解消しながら、請求書のメール送付について紹介をします。

請求書はメール送付でも大丈夫なの?

請求書は封書で送付するのが当然だと思っていませんか?
実は請求書はメールで送ることも可能です。
請求書は、請求の意志表示があれば法律上有効です。それが紙媒体でもデータでも法律上は有効なのです。もしも、トラブルになった際には、請求行為が残っているかが重要になります。メールはその証拠になります。
実際、インターネットの普及に従い、メールで請求書を送る企業も増えています。また、相手先からの要望でメールによる送付をはじめるケースもあります。

そうは言ってもメール送付は失礼?

請求書をメールで送るなんて相手先に失礼にあたるのでは、マナーに欠けるのでは、など思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、事前に相手先にメールで送付してよいか確認することでこれらの問題は解決できます。
例えば、いつも郵送している請求書の中にその旨を知らせる手紙を入れておきます。内容には、何月分の請求書からメール送付にすることや、都合の悪い場合や問い合わせをしたいときの窓口や担当者を明記しておきます。更に、そんな手紙を読んでいない、というやり取りを回避する為に、承諾する、しないにマルをしてもらうような返信用のハガキを同封しておけばトラブルを未然に防ぐことができます。

メールで送付するデータに適している形式は?

請求書を作成するのにWordやExcelを使用している企業も多いと思います。そのままデータを送付してしまうと、相手がデータを編集できてしまいますので、偽造されてしまう可能性があります。パスワードを設定し、編集できないようにすることもできますが、それでも全く編集できなくなるわけではありません。
また相手先で使用しているバージョンが異なる場合や、パソコンの環境によってファイルを開けないことも考えられます。そこで、WordやExcelで作成した請求書をPDFにして送付するのが一般的です。

最近では会計ソフトでも、請求書をPDFにする機能がついているものがあります。更に得意先のメールアドレスを登録すれば、そのまますぐに送信できる便利な機能もついているものもあり、送信履歴を保存しておくことができますので、万が一、のトラブルにも備えることができます。会計ソフトを導入する際には機能を確認しましょう。

請求書をメール送付にするメリット

請求書をメール送付にすることで、コストやトラブルを削減することができます。

通信費の削減

封書で送付している場合、1通につき切手代82円が必要です。しかしメール送付にすれば切手代が必要なくなります。一ヶ月に300通もの請求書を発行していれば24,600円。一年で295,200円のコスト削減になります。

消耗品の削減

これまで印刷していたコピー用紙代、インクトナー代が大幅に削減できます。コピー機をリースしているなら利用枚数を減らすことができ、月々の費用を安くすることができます。

家賃の削減

帳簿類は一定の期間保存する必要があります。紙の請求書をダンボール等に詰めて保存している企業が多いと思います。その場合、かなりのスペースを取ります。会社内に保存するスペースが無ければ倉庫に預ける必要があり、倉庫代が発生します。また会社内に保存するスペースがあったとしても、賃貸であればそこに家賃が発生しています。データで保存しておけば、これらの費用は発生しません。
一定の要件を満たせば、紙の保存によらず、サーバ、DVD、CDなどに記録した電子データのままで保存することが可能です。あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。

残業代の削減

請求書の送付準備をする日は時間との戦いです。しかし、いくら急いで作業をしても勤務時間内に終わらせることができず、残業するのが当たり前となっている企業もあるのではないでしょうか。その場合、残業代が発生してしまいます。
請求書をメール送付に切り替えれば、紙に印刷する必要が無いので、今まで出力にかかっていた時間が丸ごと無くなります。朝から出力して、昼過ぎにやっと出力が終わる、そんな作業が無くなります。そして請求書を折って詰める作業が必要なくなります。封書に詰める作業が無くなるだけでも、1~2時間の時間短縮に繋がります。

トラブルが起きにくくなる

紙の請求書を大量に出力していると、紙詰まりなどを起こしてうまく印刷されないことがあります。あまりにひどく詰まってしまった場合は、業者に来てもらわなければなりません。
そして、どこまできちんと印刷されたかを確認し、間違いのないように注意する必要があります。請求書を発行することに慣れた社員であれば問題なく対処してもらえますが、後で請求書の内容が不足していると、得意先から連絡をもらうようなミスが起きやすい状況には変わりありません。一度くらいは相手も許してくれるでしょうが、何度もミスを起こせば会社の信用に関わります。
また、枚数の多い請求書にありがちなのが、切手不足で戻ってきてしまうことです。相手先に請求書の到着が遅れてしまいます。また、他社の分まで間違えて封入れしてしまうトラブルも起きやすいです。
メール送付であれば、切手不足で戻ってくることもありませんし、データがその会社のみで作成される為、大元のデータを間違えなければ他社の請求書を相手に送ってしまうこともありません。

削減できた費用は、必要な物品購入の予算に充てたり、人手が足りなければパートやアルバイトを雇用する検討材料にすることもできます。

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