請求書の管理方法と保存期間

2019年7月29日

請求書の管理方法と保存期間

事業を行う上で、課題となるのが書類の管理方法です。管理がずさんなままだと、過去に発行した請求書が必要になった時に、なかなか見つけることが出来ず業務に支障が生じるリスクも高まります。管理が必要な請求書などの証憑書類は、下記のように分類しファイリングで管理しておくと、過去の取引を見返す際に大変役立ちます。

顧客である取引相手への請求書
仕入に関する取引相手からの請求書
雑費や福利厚生などの経費関係からの請求書

また、発行した請求書にNo.を振り分けている場合は、No.順にファイリングするとより管理しやすくなるでしょう。仕入に関する取引相手が複数社存在する際には、取引相手毎にファイリングすることで、仕入金額や入金金額のチェックがしやすくなります。

では、請求書の保存期間はどのくらいなのでしょうか。
請求書等の証憑書類は法律が定める保存期間は保管する義務があります。
義務付けられている書類の保存期間は法人、個人事業主によって異なります。法人の場合は請求書の保管期間が7年間、個人事業主の場合には青色申告と白色申告関わらず5年間の保存期間が義務付けられています。また、保存義務の期間は発行した日から定められた年数ではなく、発行してから義務付けられた年数の年度の法人税申告期限までとなっているため、期限日に注意しましょう。

下記が請求書含む、証憑書類の保存期間となります。
保存期間は発行した日からの年数ではないため、期限日に注意しましょう。

＜法人＞

帳簿種類の保存が7年間定められています。
（請求書、領収書、納品書、見積書、決算書類、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納書　など）

＜個人事業主＞

青色申告の場合

7年：帳簿、決算関係書類、領収書、小切手　など
5年：請求書、見積書、納品書
（※前々年分の所得が300万円以下の場合はすべての書類が5年）

白色申告の場合

7年：収入金額、経費が記載ある帳簿
5年：上記以外の帳簿や書類

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WEB請求書発行システム楽楽明細のご紹介

今回は請求書の管理方法と保存期間についてご紹介しました。請求書は私たちの生活の中で身近な証憑書類です。これまでご紹介してきた請求書作成のマナーやポイントは1度に要点を覚えきれないかもしれません。しかし、直接利益に繋がる文書であるため、請求書の作成は取引相手に失礼がないように慎重に行う必要があります。

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楽楽明細では上記でご紹介した請求書の提出方法とは異なり、CSV形式かPDF形式でを請求データをアップロードするだけで簡単に請求書を作成・発行できます。また、取引相手に応じて「WEBからダウンロード」「メールにPDFファイル添付」「郵便物発送」の３つの方法から請求書の提出方法を選択でき、これまで必要であった「印刷、封入、発送」といった工程をカットできます。そのため業務効率化へと繋がり、誤発送やヒューマンエラーの防止にもなるでしょう。

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請求書発行システム楽楽明細のご紹介

今回は請求書の定義と記載すべき内容についてご紹介しました。請求書は私たちの生活の中で身近な証憑書類です。これまでご紹介してきた請求書作成のマナーやポイントは、1度に要点を覚えきれないかもしれません。しかし、直接利益に繋がる文書であるため、請求書の作成は取引相手に失礼がないように慎重に行う必要があります。