請求書の発行業務を外注するメリットやデメリットは？
サービスの選び方も解説

2024年3月29日

毎月の請求書発行業務の負担が大きく、外注（アウトソーシング）を検討している担当者の方も多いでしょう。もしも請求書発行を外部委託したら、具体的にどのような業務を代行会社へ委託できるのでしょうか。また、外注によってどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。この記事では、請求書発行の外注に関する基礎知識をわかりやすく解説します。

なお、請求書発行は外注のほかにシステム導入で効率化する選択肢もあります。システムで実現できることについても触れるため、請求書発行の外注や効率化を検討中の担当者の方は、ぜひ最後までお読みください。

請求書発行業務を外注すると何をしてもらえる？

請求書発行業務を外注すると、請求書の発行を外部の代行業者に依頼することができます。業者に依頼できるのは、請求書作成から取引先への送付などのあらゆる請求業務です。業者に自社の請求データを渡すことで、請求書の印刷・封入・郵送業務まで一貫して任せられます。煩雑になりがちな毎月の請求業務の負担を解消できるのが魅力です。

請求書の発行を外注するメリット・デメリット

従来の請求業務の負担が大きく、「コア業務に集中できない」「人的ミスが多い」といった課題が発生している場合は、外注によって効率化が期待できます。ここでは、請求書の発行を外注するメリットとデメリットをそれぞれ解説します。

メリット

請求書発行の業務を効率化できる

請求書発行を外注することで、これまで社内で担ってきた請求書の印刷・三つ折り・封入・発送などの手間を大幅に削減できます。作成代行により事務的な作業が減ると、経理部門の生産性向上につながるのがメリットです。現状の作業時間や工数を軽減したいケースや、人員が不足しているケースでは、外注で課題を解決できる可能性があります。

請求の未回収リスクを低減できる場合もある

外注先のサービスで与信審査や督促などの経理業務まで委託できる場合は、支援を受けることで売掛金を回収しやすくなる可能性があります。リソースを確保するために利用するほか、経理担当者の心理的な業務負荷を抑える目的で利用するのも一つの手です。ただし、外注先の業務範囲はあくまでもサービスやプランによって違いがあることに留意しましょう。

デメリット

コストがかかる

請求書発行を外注すると、サービスの利用に応じて外注費が発生します。特にコスト削減の目的でサービスを利用する場合は、費用対効果を計算した上で利用を判断すると良いでしょう。一般的に、請求書の発行を外注する際の費用相場は以下の通りです。費用は発行する請求書の枚数によって変動するので、件数を踏まえてご検討ください。

初期費用：0万円～10万円
月額：1万円～30万円

外注フロー構築の手間がかかる

請求書発行を外注する場合は、現状の業務フローを大きく変更し、新たに外注フローを構築する手間がかかります。代行会社とスムーズにやり取りするために、事前に社内で依頼の流れを取り決めておきましょう。また、請求管理の担当者へ外注フローを共有し、現場の理解を得ることも大切です。

情報漏洩のリスクがある

請求書は企業間の取引内容や金額などの機密情報が記載された重要な書類です。請求書発行を外注する場合は、これらの請求情報を社外へ提供することになります。代行会社は各社でセキュリティ対策を講じているものの、情報漏洩のリスクを完全には避けられないことに留意しておきましょう。

請求書の急な変更への対応が難しい

外注先によっては、請求データを発行直前に差し替えるといった急な変更や依頼に対応できない場合があります。外注を活用する場合は、余裕を持って業務依頼をしましょう。

請求書発行の外注先の選び方

請求書発行を依頼する際の、外注先の選び方をご紹介します。安心して経理業務のサポートを受けるために、以下のポイントで各社のサービスをチェックしてみましょう。

依頼したい業務に対応しているか

代行会社ごとに対応可能な業務内容が異なります。自社が依頼したい仕事の範囲がサービス内容に含まれていることを確認しましょう。

会計システムとデータ連携がしやすいか

代行会社と会計システムがデータ連携できると、会計業務の効率化が期待できます。自社で導入している既存システムとの連携性を事前にチェックしておくようおすすめします。

費用対効果は適切か

現状の請求書発行業務にかかっている人件費や諸費用を洗い出し、外注費の料金相場と比較してみましょう。外注による費用対効果が十分な場合のみ、委託をするのが望ましいといえます。

セキュリティ対策は十分か

自社の請求データを提供するにあたり、事業者の信頼性やセキュリティ対策が十分であることをご確認ください。安全性を確保する仕組みや導入実績などの情報をチェックした上でサービスを選定しましょう。

請求書発行業務の効率化なら「請求書発行システム」の導入も一つの手

請求書発行業務を効率化するには、業務を外注するほかに「請求書発行システム」を導入するのも一つの手です。請求書発行システムを活用すると、請求データを取り込むだけで簡単に請求書を自動作成できるようになります。また、社内で業務が完結するため、情報漏洩のリスクが低く、一元管理により対応スピードが速まるのが魅力です。

加えて、一般的に外注と比べてコストが低い傾向にあるため、システム導入も選択肢の一つに入れてみてはいかがでしょうか。請求書発行システムの導入・運用にかかる費用の目安は以下の通りです。

【電子請求書発行システム「楽楽明細」の場合】

初期費用：10万円（税抜）
月額費用：2.5万円～（税抜）

電子請求書発行システム「楽楽明細」は、WEB上で請求書を自動発行できる点に加え、紙の請求書の郵送代行にも対応しています。取引先の事情で、紙の請求書での対応が一部必要なケースに便利です。

請求書などの帳票データをネット上にアップロードするだけで「WEBからダウンロード」「メール添付」「郵送代行」「FAX」いずれかの方法にて自動で発行・発送できます。郵送の単価は1通あたり税抜169円～（※1,2）と、手数料は低価格です。不要な手作業を減らし経理業務の効率をアップさせる帳票発行の機能が搭載され、代行サービスと同等の業務効率化が期待できます。

※1.封入枚数や、カラー印刷といった条件により料金は変動します。
※2.郵便料金の値上げ等の外部要因によって、郵送代行料金は変動する可能性があります。

「楽楽明細」郵送代行の特徴について、詳しくは以下のページでご紹介しています。バックオフィスの事務作業やペーパーレス化でお悩みのご担当者様は、ぜひ便利な郵送代行をご検討ください。

「楽楽明細」郵送代行サービスの詳細はこちら＞＞＞

請求書発行は外注やシステム導入で効率化できる！

ここまで、請求書発行業務の外注について解説しました。外注すると業務効率化が期待でき、経理部門の負担を軽減できます。ただし、外注を利用する際は、業務代行による費用対効果を考慮することが注意点です。場合によっては、専用のシステムで効率化しながら社内で対応する方法も視野に入れましょう。請求書発行システム「楽楽明細」は、豊富な機能で請求書発行をはじめとした経理業務の効率化を叶えます。郵送代行も用意されているため、紙の請求書が必要な取引先のみ代行を利用するといった柔軟な使い方が可能です。請求書の発行から郵送まで、「楽楽明細」にお任せください。

【無料】３分でわかる！電子請求書発行システム「楽楽明細」資料請求はこちら＞＞＞

請求書発行の手間を削減したいあなたへ

発行業務の手間削減にはシステムの導入がおすすめです！

電子請求書発行システム「楽楽明細」は、
請求書や支払明細などのあらゆる帳票をWEBで発行。
印刷・三つ折り・封入・発送の手間とミスをゼロに！