領収書の書き方|宛名や収入印紙の利用、再発行、
割り印や消費税の取扱まで

2019年6月3日

領収書とは

領収書とは

領収書とは、お金を受け取った証しとして、お金を受け取った側が発行する書類です。買い物や取引をおこなった際、お金を受け取ったと証明するものとして、ビジネス上では欠かせない書類の1つです。

領収書の役割

相手先と取引を行う上で、金銭のやり取りの重要な証拠である領収書。そこには受け取った金額はもちろん、日付や何に対しての金銭のやり取りなのか、発行側の企業名などの詳細、領収書を受け取った側の企業名や氏名を明確に記載しなければなりません。このような金銭取引の証拠となる書類は「証憑書類」(しょうひょうしょるい)に分類され、領収書の他に納品書や見積書が該当します。

領収書は金銭のやり取りの証拠の書類として、お金を払った側が個人的に保管するだけではありません。例えば会社経費として計上したり、確定申告時に申請したりとさまざまな用途に利用され、金銭の受け取りを証明するために必要な重要書類となります。そのため、実際におこなわれた金銭のやり取りを忠実に記載しなければなりません。

領収書の役割

会社経費や確定申告など多様な用途で使用される領収書は、改ざんなどがおこなわれないように、発行側が内部不正防止策を講じることが一般的に定着しています。
例えば、電子チェックライターで「\○○○,○○○※」と金額の末尾に「※」を印刻することで金額を改ざんしにくくしたり、手書きで金額を記入する場合には、\○○○,○○○-」と数字金額の最後に「-」(ハイフン)や「金○○○,○○○円也」と記入したり。「-」(ハイフン)や「円也」などを数字の末尾に記入することで、「-」(ハイフン)「円也」以降、数字の記載がないことを表します。このような対策も、確かな領収書であることを表すために世間一般的に求められているのです。

領収書の発行義務

では、領収書の発行義務は法律で定められているのでしょうか。調べてみると、民法第486条「弁済をする者は弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。」と規定があります。しかし両者が「領収書の発行が必要ではない」と合意があれば、領収書を発行する必要性はないとのこと。任意規定に分類されているため、必ずしも領収書を発行しなければならないわけではありません。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

領収書の書き方

次に、領収書の書き方についてご紹介しましょう。文具メーカーや100円均一などで販売している領収書もありますが、エクセルなどで領収書を自作することも可能です。

【領収書の必要事項】

1.領収書のタイトル

領収書と一目でわかるように、大きく記載しましょう。

2.金銭を受け取った日付(例:〇年〇月〇日)

トラブルを避けるためにも必ず日付を記載しましょう。

3.領収書を発行した側の情報を記載(例:○○株式会社、住所、電話番号など)

トラブルを避けるために発行した側の情報は正しく記載しましょう。

4.料金を支払う側、すなわち領収書を受け取る側の氏名や企業名を正しく記入しましょう。

領収書の宛名書きに「上様」と書くことも定着していますが、「有効な領収書」と認められないケースもあります。そのため、しっかりと氏名や企業名を正しく記入しましょう。また、「株式会社」を「㈱」と略す場合もありますが、略さずに正確に明記することが望ましいでしょう。

  • 正:○○株式会社
  • 誤:○○(株)

5.受け取った金額を正確に記載

前述でもご紹介したように、金額の改ざんがないように以下のいずれかのように記載しましょう。領収書に記載する受け取った金額、すなわち消費税を含めた総合計を必ず記載してください。

<例>
\○○○,○○○※
\○○○,○○○-
金○○○,○○○也

6.但し書き

但し書きとは、金額と共に記載する必要事項の1つであり、何に対する金銭なのかを大まかに記載する必要があります。例えば事務所で使用する固定電話を購入した場合、「但し、電話機本体の代金として、上記金額正に領収いたしました」と記入します。

7.消費税の取扱

領収書に記入する金額は消費税込みの金額(総合計)です。そのため「内〇%消費税○○円」と、受け取った金額(総合計)の内、何%の消費税額が含まれていることをしっかりと記入しましょう。

<例>
内、◯%消費税 ◯◯円

以上が、領収書に必要な項目となります。なお、文具メーカーや100円均一で購入した既製品を使用する場合には、形式に従い記入しましょう。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

領収書に貼る収入印紙の取扱ルール

「印紙税法」により、領収書には収入印紙を貼ることが法律で定められています。以前は受け取り金額が3万円以上から収入印紙が必要でしたが、平成26年4月1日以降では受け取り金額が5万円未満まで非課税となり、収入印紙を貼る必要がありません。5万円以上の受け取り金額は、以下の通りに収入印紙が必要です。

【収入印紙代一覧】

  • 5万円未満:非課税。収入印紙不要。
  • 5万円以上100万円以下:収入印紙200円
  • 100万円以上200万円以下:収入印紙400円
  • 200万円以上300万円以下:収入印紙600円
  • 300万円以上500万円以下:収入印紙1,000円
  • 500万円以上1,000万円以下:収入印紙2,000円
  • 1,000万円以上2,000万円以下:収入印紙4,000円
  • 2,000万円以上3,000万円以下:収入印紙6,000円
  • 3,000万円以上5,000万円以下:収入印紙10,000円
  • 5,000万円以上1億円以下:収入印紙20,000円
  • 1億円以上2億円以下:収入印紙40,000円
  • 2億円以上3億円以下:収入印紙60,000円
  • 3億円以上5億円以下:収入印紙100,000円
  • 5億円以上10億円以下:収入印紙150,000円
  • 10億円以上・・収入印紙200,000円

※国税庁ホームページより内容を一部抜粋
http://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7141.htm

また、5万円以上の受け取り金額にも関わらず、収入印紙を領収書に貼っていない場合には印紙税法第20条に規定されているように、必要であった印紙の3倍にあたる金額を支払わらなければならなくなります。あらかじめ、貼り忘れのないように注意しましょう。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

領収書の割り印の役割とルール

領収書が必要となった場合には、割り印をする必要があります。割り印とは、領収書に貼った収入印紙との境目に、割れて押されている印鑑のことです。割り印は正式に領収した証しともなり、改ざんを防ぐ役割も担います。

割印を行う印鑑の種類に決まりはありません。支払いを担当する人の個人名の印鑑、代表者名の印鑑、経理担当者名の印鑑など、どのような印鑑を使用しても構いません。また、実印ではなくシャチハタ印でも問題ありません。

領収書とレシートの違いと役割

レシートとはレジで発行される用紙であり、金銭のやり取りをおこなった証しとして料金を支払った側が受け取ります。領収書と違って通常のレシートには宛名書きがなく、どこの誰がその領収書を受け取ったのかという記載がありません。そのため、レシートではなく領収書が必要と認識されることも多いのではないでしょうか。

しかし、レシートには取引をおこない、金銭を支払った品物やサービスの内容が細かく記載されています。一方の領収書では、総合計の金額と「但し書き」で内容が一括されており、詳細が不透明です。
このように、レシートは詳細に取引の内容が記されていることから、領収書と同等に経費に計上できる書類として扱うことが可能であり、金銭の取引の証明として有効となります。近年ではレシートと共に領収書をレジで発行してくれる場合もあるため、必要に応じて領収書を発行してもらうと良いでしょう。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

領収書をPDF(電子化データ)で発行すれば収入印紙は不要?

PDFファイルで発行された領収書の場合、国税庁のホームページにも記載がある通り「実際には課税文書は交付されていないため、印紙を必要としない非課税である」と判断されます。そのため、PDFファイルで発行された領収書には印紙が必要ありません。
近年ではIT化が進み、メールやWEB上で書類のやり取りを行うことは増えてきました。PDFファイルによる領収書の発行は、節税対策としても有効とされています。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

領収書の再発行

領収書は金銭のやり取りの証として発行されるため、むやみな再発行は避けるべきと考えられています。なぜならば、2枚同じ内容の領収書が世の中に存在することになるから。場合によっては、2回金銭のやり取りが行われていると受け取られかねません。

しかし「領収書の再発行は行わない」と頑なに拒否できなかったり、紛失の理由などから双方の同意があれば領収書に「再発行」と記載することを条件に領収書を再発行するケースもあります。再発行する場合は、2重の発行ではない「再発行」であることを、直接領収書にしっかりと明記しましょう。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

現金以外で支払う場合の領収書の発行義務

クレジットカードで支払った場合には、金銭を要求しクレジットカード処理した側に領収書の発行義務は発生しません。なぜなら、クレジットカードでの支払いは実際の金銭の取引ではないからです。クレジットカード会社が代金を立て替えている形となるため、領収書の発行義務は発生しません。
しかし、クレジットカードでの支払い時に発行される利用控えはクレジットカードで支払った証明書となるため、領収書の代用として扱うことが可能です。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

領収書のテンプレート集

領収書を作成する場合は、便利なテンプレートを使用することも検討してみましょう。ここで、2つのテンプレートをご紹介しておきます。

<印刷通販プリントフェスタ>
https://www.printfesta.com/download-free.php
2通りのシンプルなデザインの領収書を、JPRGデータやPDFデータ、エクセルデータで無料ダウンロードできます。また、利用に当たってログインは不要。領収書の他に、納品書や請求書などのテンプレートも利用可能です。なお、使用する前には同ホームページの「デザイン無料使用条件」をご確認ください。

<ひな形ジャーナル>
https://hinagata-journal.com/business-template-category/receipt
会員登録することで、さまざまなひな形が無料でダウンロードできるサイトです。シンプルなデザインのものから、ひときわ目立つおしゃれなレイアウトの領収書まであります。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

帳票電子発行システム「楽楽明細」とは

楽楽明細は領収書をはじめ、請求書や見積書、支払明細書など、ビジネスで必要となるあらゆる書類帳票をWEB発行するシステムです。受け取る側は郵便ではなくWEB上で書類を取得できます。領収書をWEB発行する場合には収入印紙を貼る必要がなく、印刷などの手間も省けるでしょう。郵送で発生するタイムラグや紛失の防止など、発行側にとって大きなメリットがあります。受け取る側も、ネット環境さえあれば時間や場所を選ばず書類をスムーズに受け取れるため、利便性は高いはずです。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

  • 資料請求

    3分でわかる!
    「楽楽明細」の製品詳細資料をプレゼント。

  • お問い合わせ・無料トライアル

    機能やコストシミュレーション、導入事例など、お気軽にお問い合わせください。
    実際に操作して体験できる無料トライアルのお申し込みもこちらから。

  • お役立ち資料ダウンロード

    コスト削減や、業務改善の実践的なガイドブックを無料でダウンロードできます。