今さら聞けない!検収書とは?受領証の違いとは?

2019年6月12日

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「検収」とは?

「検収」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。ビジネス上で使用するケースが多い言葉ですが、聞き覚えがあっても具体的にどんな意味を指すのか、よく理解していないという人もいるはずです。

「検収」とは、取引相手から発注した商品が発注通りに納品されているのか、検査することを意味します。発注した商品で間違いないか、種類や数量、品質などに問題がないかをチェックし、発注内容と納品内容に相違がないことを確認するために行われます。取引の開始から成立までの具体的な取引の流れとしては、以下の通りです。

  1. 商品の見積依頼
  2. 商品を発注
  3. 相手先からの商品の納品
  4. 商品と納品書を受け取った証しとして受領書を発行
  5. 納品された商品の検収を行い、相違がないことを確認したうえで検収書を発行
  6. 相手先から請求書が発行される
  7. 支払いを行うことで取引が成立

検収書や納品書は必ず発行しなければならない書類ではありません。あくまで、取引を明確に行うために必要となる書類です。また、納品書は納品する側が発行しますが、検収書は発注側もしくは納品側である各両者どちらも発行するケースがあります。そのため、初めて取引を行う際には納品書や検収書の有無、どちらが発行するのか確認しておきましょう。

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検収する際に注意するべき5つのポイント

取引上、避けなければならないのが相手先との取引内容の相違です。そのためにも、納品された商品が発注内容と相違がないか確認を行う検収は、正確におこなわなければなりません。そこで、検収する際に注意すべき5つのポイントをご紹介していきます。商品と一緒に納品書を受け取った場合には、その納品書を確認しながら検収を行いましょう。

検収ポイント①発注した商品であるかの確認

納品された商品が、発注した商品で間違いがないかを確認しなければなりません。商品によってはシリーズ展開されていて、品番や型番の異なる商品が複数存在する場合もあります。「型番違いが納品された」という事例も少なくはありません。そのため、商品名はもちろんのこと、品番や型番までしっかりと確認をおこないましょう。

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検収ポイント②数量の確認

商品名に相違がないことを確認した上で、発注数と受け取った商品の数に相違がないことを確認しましょう。検収を終えた証明として検収書を発行したあとになって、商品数が足りないことが判明しても、検収書を相手先に提出し「発注と納品内容に相違がない」と報告したあとでは、それをくつがえすことは基本的におこなえません。

検収ポイント③品質の確認

商品が破損していないかなど、品質に問題がないか確認しましょう。万が一、商品になんらかの問題がある場合には、相手先に商品を交換してもらいます。

検収ポイント④単価や金額の確認

単価や金額が正しく記載されているか確認しましょう。発行された見積書と納品書に記載されている単価や金額に、相違があってはなりません。

検収ポイント⑤日付の確認

見落としがちなのが、納品書に記載されている日付です。まれに日付が納品日(取引日)と異なっていたり、定期的な取引では前回の日付のままとなっていたりすることが少なからず見受けられます。実際の納品日(取引日)と異なっていないかを確認しましょう。

以上、検収についての注意ポイントをご紹介しました。
近年ではIT化が進み、物販などの発注だけではなく情報システム開発などの発注も増え、情報システムに対する検収も多く見られるようになりました。そうした取引での検収は情報システムに不具合がないか、発注通りの情報システムであることを一通り確認します。検収は取引を正確に行うために、欠かせない業務の1つです。

検収書の書き方ルールとは?

次に、検収したことを相手先に報告するための書類である、検収書の書き方についてご紹介しましょう。検収書の書き方には、いくつかのルールがあります。検収書に不備があってはならないため、1つ1つ項目ごとに確認してください。

検収書の書き方のルール①会社名記載

発注側と納品側の「会社名」「住所」「電話番号」などを必ず記載し、角印(会社印)を押しましょう。記載がなければ、どの会社がどの会社宛に提出した検収書なのかが分からなくなってしまうかもしれません。なお、情報は正確に明記してください。

検収書の書き方のルール②検収日の記載

必ず検収を行った日付と共に、いつ納品された商品に対する検収であるかが明確に分かるように記載しましょう。また、間違いやすいのが「検収日」と「納品日」の違いです。検収日は検収を行った日付、納品日は商品を受け取った日付となります。

【例】 ○年○月○日に納品された商品について検収のご報告
     検収日:○年○月○日

検収書の書き方のルール③検収者の氏名と捺印欄

実際に検収を担当した人物が氏名記載と捺印を行うことで、検収が確かに実施されたことを証明します。

検収書の書き方のルール④商品名、数量、単価や金額などの記載

注文書と納品書の内容に相違がないことを証明するために、検収した商品名や数量、単価、金額などを正確に記載しましょう。検収書の内容を確認したうえで請求書が発行されるため、誤りがあってはなりません。

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検収書と受領証の違いとは?

では次に、検収書と受領書の違いについて解説しましょう。前述の通り、検収書とは発注した内容と納品された内容に相違がないことを確認した証明となる書類となります。

一方、受領書は発注側が発行する書類であり、確かに納品されたことを証明するものです。一般的には発注した側が受領書を発行し、納品した側に提出します。受領書は発注時の商品名や品番、型番、数量などと一緒に、金額も記載する方が良いでしょう。また、この場合にも発行側(発注側)と納品側の会社名や住所などを記載し、発行側の角印(会社印)を押してください。

検収書と印紙の関係とは?

基本的に1万円以上の注文請書や5万円以上の領収書には、収入印紙が必要となります。では、検収書にも収入印紙は必要なのでしょうか。

収入印紙が必要な書類は印紙税法で定められており、検収書が「課税文書」に分類されている場合には発行時に収入印紙が必要です。以下に記載の収入印紙が必要となる課税文書である条件には該当しないため、検収書には印紙は必要ではないと判断されますが、念のため専属の税理士などに相談することがおすすめです。

  • 印紙税法別表第一(課税物件表)に掲げられている20種類の文書により証明されるべき事項(課税事項)が記載されていること
  • 当事者の間において課税事項を証明する目的で作成された文書であること
  • 印紙税法第5条(非課税文書)の規定により印紙税を課税しないこととされている非課税文書でないこと。

▼国税庁HP 印紙税額一覧

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7100.htm


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検収書に押印は必要?

検収書には角印(会社印)を押し、検収した者の押印をしましょう。会社からは発行された正式な書類として角印を押し、確かに検収したことを表すために検収者も印を押します。その際、シャチハタ印でも問題ありませんが、認印を用意するとなお良いでしょう。

検収書をメールで発行するメリットとデメリット

インターネットの普及に伴い、これまで郵送で発送していた書類などを、現在ではメールで送付することも多くなりました。検収書をメールで発行する場合には、以下のようなメリットとデメリットが考えられます。

検収書をメールで発行するメリット

  • タイムラグがない
  • 用紙や封筒を必要としないためエコ
  • 郵送する場合の切手代の節約
  • 郵送準備の手間がはぶける
  • 送信された履歴が残る

検収書をメールで発行するデメリット

  • タイムラグがない
  • パソコンや端末をインターネット環境が必要
  • 書類をデータ化する手間がかかる
  • 情報漏洩のリスクがある

検収書を「楽楽明細」で発行するメリット

検収書をWEB帳票発行システム「楽楽明細」を使って発行すると、相手側はインターネット環境さえあれば、どこにいても検収書を受け取ることができます。そのため、取引をスムーズに行えるようになるでしょう。発行側も郵送に伴って発生していた手間や郵送コスト、郵送時の誤送・紛失などのリスクを軽減することが可能です。また、利用している管理システムからデータが連携できるため、ヒューマンエラーのリスク軽減にも繋がります。なお、郵送代行も対応しているため、どうしても原本が必要という相手先がいる場合には、郵送で送ることもできます。

近年はインターネットが普及し、WEB上で取引を行うことが当たり前になりつつあります。現在求められるビジネス形態を網羅している「楽楽明細」は、検収書の他にも請求書や支払明細書、納品書、領収書など、あらゆる帳票をWEB発行することができ、とても利便性の高いサービスです。検収書等の書類のWEB発行をご検討の際には、ぜひ一度ご相談ください。

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