封入封緘機(インサーター)とは?
機能や特徴、WEB請求書発行システム導入との効果を比較!

2019年6月20日

封入封緘機(インサーター)とは?機能や特徴、WEB請求書発行システム導入との効果を比較!

封入封緘機(インサーター)とは

封入封緘機(インサーター)とは、請求書や支払明細書などの書類を郵送する際に必要な「書類を折る」「封筒に入れる」「のり付けする」という作業を自動で行う機械です。

一度に数十件、数百件、あるいはそれ以上の請求書や支払明細書などの書類をまとめて送る場合は、多くの作業時間が必要です。そういった作業は、封入封緘機(インサーター)の使用により自動化でき、作業の効率がアップするため、コスト削減にも繋がります。

その利便性から、多くの企業が導入しています。

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封入封緘機(インサーター)の機能

封入封緘機(インサーター)は様々なメーカーから発売されています。
次に、主要となる機能をご紹介します。

書類を折る

封筒のサイズに合わせ、書類を折ることができます。
手作業の場合、「封筒に入るサイズに書類を折ったつもりが封筒に入らない」ということがあります。その場合印刷のし直しや折り直しが発生し、非常に手間がかかります。封入封緘機(インサーター)を使用することにより、こういった単純なミスを防ぐことができます。
メーカーや機種によっては、用紙の折り方を「三つ折り」「二つ折り」「四つ折り」などから選択できる封入封緘機(インサーター)もあります。

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封筒に入れる

封筒に入るサイズに折られた書類は、自動的に封入されます。封入する書類の枚数や種類が異なることもありますが、その場合は送り先に必要な書類を選択し、封入できる機能を持った封入封緘機(インサーター)が便利です。また、封入封緘機(インサーター)はコンピューター管理されているため、誤封入を未然に防ぐこともできます。

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封をする(のり付け)

必要な書類を封入できたら自動的に封筒に封がされます。手作業の場合、のりが手や書類に付着したり、封をした際にのりがはみ出てしまったりするケースもありますが、封入封緘機(インサーター)は自動化されているためそのような心配はありません。

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封入封緘機(インサーター)の特徴

次に、封入封緘機(インサーター)に共通する主要な特徴をご紹介します。

例えば、手作業で1,000通の書類を折り、封入からのり付けまでを行うと、約7時間もの時間が必要と言われています。しかし封入封緘機(インサーター)を使用すると、20分程度(メーカーや機種により前後します)の時間に短縮することができます。1日がかりで行っていた作業時間がわずか数十分になれば、作業負担及び人件費を大幅に削減できます。

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封入封緘機(インサーター)のメリット

▼作業効率の向上
「書類を折って封筒に入れ、封緘する」までの工程を自動化することで作業時間を大幅カットします。封入封緘機(インサーター)のメーカーや機種にもよりますが、名寄せ機能や宛先毎に書類を指定する機能などが搭載されていることも多く、業務の効率向上へと繋がります。

▼セキュリティ対策
近年は個人情報保護法の観点から、文書管理のセキュリティ対策が重要視されています。封入封緘機(インサーター)のメーカーや機種によっては、書類を一次元バーコードや二次元バーコード(QRコード)などで管理し、個人情報の漏洩や誤封入、誤発送が無いよう、綿密な対策が施されています。

▼コストカット
封入封緘機(インサーター)を使用することで、人件費削減やヒューマンエラーによる紙代、発送費などのコスト削減が可能です。

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封入封緘機(インサーター)のデメリット

▼導入から移行
機械操作が不得意な場合、封入封緘機の操作方法を習得するまでに時間を要します。
しかし、近年の封入封緘機(インサーター)は、メーカーや機種によって、タッチパネル式など簡単に操作できるよう工夫されており、難しい操作は必要としない場合もあります。

▼購入コスト
封入封緘機(インサーター)の導入には、コストがかかります。封入封緘機(インサーター)はレンタルやリース、中古販売もされているため、予算などに合わせて選択しましょう。

▼設置場所の確保
封入封緘機(インサーター)には様々な大きさがあります。卓上タイプから大きなサイズまで、機能やメーカーによって異なります。作業を効率よく行うためには、大きさに合わせた設置場所を考慮しなくてはなりません。

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封入封緘機(インサーター)の価格と種類

封入封緘機(インサーター)はメーカーから直接レンタルやリースをする場合が多く、その価格はオープン価格とされており、一般には公開されていません。基本的には月額数万円からリースやレンタルができ、契約満期を迎えると「買い取り」「再リース」「返却」のいずれかを選択することとなります。

また、中古機器を中心に取り扱う企業や一部メーカーでは、中古販売も行われています。参考程度ですが、中古での販売価格を一部ご紹介します。

▼中古封入封緘機(インサーター)大型タイプ・・・約50万円

  • 折る、封入、のり付けまでの工程を1時間で約3,000通
  • サイズの異なる書類や冊子を同時封入

▼中古自動封緘機 卓上タイプ・・・約10万円

  • シンプルな機能が特徴の卓上タイプ (のり付けのみ)
  • 1通に要する時間は3秒

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封入封緘機(インサーター)とWEB請求書発行システム導入との効果を比較

近年は紙の書類や帳票に代わり、請求書や支払明細書などあらゆる帳票や書類が電子データ化され、電子ファイルのまま利用するケースが増えています。こうした電子書類や電子帳票の普及に伴い、WEB帳票発行システムが注目されるようになりました。
請求書や書類の発行をWEBによる電子帳票(電子請求書)の発行に切り替えることにより、「書類の印刷」「書類を折る」「封筒に入れる」「封緘(封をする)」といった作業は不要となり、紙代、発送費、人件費などのコストを削減することができます。
また、WEB帳票発行システムなら、封入封緘機(インサーター)と比べ、場所を取りません。そうした背景から、WEB帳票発行システムの導入を検討する企業は年々増加しています。

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WEB請求書発行システム「楽楽明細」とは

WEB請求書(帳票)発行システム「楽楽明細」の導入メリットは、以下の2つです。

  1. 「書類の印刷」「書類を折る」「封筒に入れる」「封緘(封をする)」といった発行作業が0になる。
  2. 人件費の削減はもちろん、紙代や印刷費、郵送費等のコストが0になる。

また、「楽楽明細」には以下の4つの特徴があります。

1,帳票や書類をなんでも発行
請求書の他に、納品書・支払明細・領収書といったあらゆる帳票や、チラシ・お知らせといった書類の発送も可能です。

2,既存システムとのデータ連携が簡単
今お使いのシステムから出力される請求データを、「楽楽明細」に一括取り込みするだけでOK!連携データも、CSVかPDFかお選びいただけます。

3,簡単操作
複雑な機能がないため、システムが苦手でも、初めての方でも、簡単に操作ができます。

4,受け取り側の処理もスムーズに!
請求書の受け取り側(お客様)も、下記のようなメリットがあります。

  • WEBなので、郵送と比べて早く受け取ることができる。
  • 請求書の受け取り側(お客様)も、郵送と比べて早く受け取ることができ、すぐに処理ができる。
  • 過去の請求書をいつでも確認・ダウンロードできる。

「楽楽明細」に関する機能やコストシミュレーション、導入事例など、お気軽にお問い合わせください。

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