2019年9月18日

納品書の整理方法

納品書どのように整理すれば良いのでしょうか。納品書は「取引を証明する文書」である証憑書類にあたり、一定期間の保存期間が設けられています。そのため、第三者が見ても分かるような状態で保管・保存を行えるように整理しなければなりません。納品書を受け取る側・発行する側毎に整理方法をご紹介しましょう。

紙媒体

【納品書を受け取る側:納品書の整理方法】

発注した商品の納品書を受け取った場合には、企業別にファイリングして保管しましょう。発注毎に納品書が発行されるため、しっかりとファイリングしないと納品書を紛失するリスクが高まります。発注内容と納品内容に相違がないか確認したら、速やかにファイルへと保管してください。年度別にまとめると、保存期間を過ぎた年度毎に破棄できるので大変便利です。

【納品書を発行する側:納品書の整理方法】

納品書を発行した順にナンバリングを行い、納品書の写しをファイリングしましょう。年度別にまとめてあると、保存期間を過ぎた納品書を年度毎に破棄できるので大変便利です。

納品書の整理ポイント

  • 必要時にすぐに探し出せるように、インデックスの仕切りやシールを活用しましょう。
  • 企業毎にファイリングを行い、年度毎に仕訳しましょう。

電子保存

納品書をはじめとする証憑書類は申告をすることで、電子保存が可能となります。詳しくは下記記載の国税庁HPで確認してください。

出典:国税庁HP「電子帳簿保存法関係パンフレット」

【納品書を受け取る側:納品書の整理方法】

紙媒体で受け取った納品書をスキャンし、電子保存しましょう。年度毎のフォルダを用意して、必要な時に検索しやすいよう日付をタイトルに付け加えて整理をしてください(例「20190701_○○株式会社_納品書.pdf」)。発行側からPDFで納品書を受け取った場合にも、同じ方法で整理します。

納品書の整理ポイント

  • タイトルに日付をしっかりと記載する
  • 企業毎にフォルダを用意し、年度毎に仕訳する

【納品書を発行する側:納品書の整理方法】

発行した順にナンバリングを行い、年度毎にデータとして保存しましょう。

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