2019年9月18日

納品書の送り方

次に、納品書の送り方をご紹介しましょう。納品書は商品を納品した証明として受注側が発行する文書です。納品書の送り方は以下の通りです。

宅配便で送る商品と一緒に同封

商品を宅急便で納品する場合、商品と一緒に納品書を同封します。ここで注意したいのが、納品書の取扱方です。納品書は「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」である信書にあたります。そのため、信書の取扱ができない宅配便を利用する場合には、商品と一緒に納品書を同封することが禁じられているのです。
しかし「発注した商品に納品書が同封されていた経験があるけど・・・違反ではないの?」と、不安や疑問を抱いた人がいるかもしれません。納品書は信書に分類される文書ではありますが、無封の封筒やクリアファイルなどに入れた状態であれば納品書を商品と一緒に同封することが可能となります。

出典:総務省HP「信書のガイドライン」より

商品納品後に郵送

信書に当たる納品書のみを後日送る場合には、郵便で送ります。宅配便で信書を取扱うことは、基本困難でありますが、郵便では以下の方法で納品書を送ることが可能です。

  • 第一種、第二種郵便
  • レターパック
  • スマートレター

また、各宅配業者には信書宅配を取扱うサービスもありますので、用途によって使い分けましょう。以下は、信書を宅配するサービスの利用が可能な宅配業者となります。

  • 佐川急便 「飛脚特定信書便」
  • 日本通運 「特定信書便輸送」
  • 西濃運輸 「カンガルー信書便」

商品納品後にFAX

商品の納品後にFAXで送る場合には、必ず商品の到着日を待ってから納品書を送信しましょう。

商品納品後にメール添付

商品の納品後にメールに納品書を添付して送る場合には、必ず商品の到着日を待ってからメールを送信しましょう。

商品納品後にWEB発行

「楽楽明細」では、納品データをアップロードするだけで納品書のWEB発行が可能です。納品書を発行するまでの工程をカットできるため、大変便利でしょう。

【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>

  • 資料請求

    3分でわかる!
    「楽楽明細」の製品詳細資料をプレゼント。

  • お問い合わせ・無料トライアル

    機能やコストシミュレーション、導入事例など、お気軽にお問い合わせください。
    実際に操作して体験できる無料トライアルのお申し込みもこちらから。

  • お役立ち資料ダウンロード

    コスト削減や、業務改善の実践的なガイドブックを無料でダウンロードできます。