領収書の保管・保存期間

2019年10月3日

事業を行う上で、経費として計上した領収書は金銭の受取を証明する証憑書類にあたるため、一定期間保管が義務付けられています。期間は法人や個人事業主、更には売上によって異なります。

法人の場合の領収書保存期間

法人の場合、領収書の保存期間は7年です。ここで注意しなければならないのが、保存義務の発生日と期限日です。「領収書を発行した日」からではなく、「領収書が発行された年の法人税申告期限日」を起算日として定め、そこから7年後の「法人税の申告期限」までが保存する義務の失効日です。

【法人】保存期間7年

発行日:2019年1月1日
法人税申告期限日:例年1月31日
保存義務失効日:2025年1月31日

例えば領収書の発行が2019年1月1日だった場合、7年後の2025年の1月1日ではなく、2025年の1月31日が保管義務の失効する日となります。発行日からちょうど7年後の日に破棄してしまわないよう、保存義務が失効する年月日を一目で分かるように記載して管理しましょう。

個人事業主の場合の領収書保存期間

個人事業主の場合、領収書を含む証憑書類の保存期限日は確定申告の種類によって異なります。青色申告の場合は領収書の保存期間は7年と定められています。白色申告の場合は、5年です。

なお、個人事業主の場合には、各保存年数の年の「確定申告期限日」が保存する義務の失効日です。

【保存期間5年】保存期間7年

発行日:2019年1月1日
確定申告期限日:例年3月15日
保存義務失効日:2025年3月15日

【白色申告の場合】保存期間5年

発行日:2019年1月1日
確定申告期限日:例年3月15日
保存義務失効日:2023年3月15日

売上が赤字の場合

赤字決算となった場合、青色申告書で確定申告書を提出している法人は、法人税の申告時に「欠損金の繰越控除」の申請が可能です。赤字になった翌年以降10年間のうちに黒字になった場合、赤字と黒字を相殺できる制度です。しかし、この制度を利用する場合には領収書の保存期間が10年間に延長されます。

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