大和無線電機株式会社様 WEB請求書発行システム「楽楽明細」導入事例

約80%のお客様のWEB化に成功!
請求書到着の早期化により、再送付の対応が不要に

大和無線電機株式会社様

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事業内容 電子部品の卸売業
従業員数 40名
導入時期 2018年1月

電子部品の総合商社として、電子制御部品、電子機構部品や半導体など、様々な製品の卸売事業を展開されている大和無線電機株式会社様。同社では、2016年頃より管理部門における請求書の送付の手作業の自動化とコスト削減、発送タイミングの早期化を検討されていました。ご検討の結果、「楽楽明細」を使って請求書を電子発行へ切り替えることになり、2018年にご導入に至りました。

今回は導入を担当され、現在も「楽楽明細」を業務でご利用中の管理部門のご担当者様に、導入の経緯や効果についてお話を伺いました。

大和無線電機株式会社様

請求書の到着タイミングの早期化を実現したい。

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

大和無線電機では、2016年頃から、請求書の送付手作業の自動化と、コスト削減、発送の早期化を検討していました。特に早期化については、発送から到着までの間にお客様から督促が来てしまうこともあり、担当者としては課題感を強く感じていました。郵送ではなく電子データで送ることが出来れば、督促が来ることもないですし、作業時間もコストも減るだろうということで、帳票のWEB発行が可能な「楽楽明細」の検討をスタートしました。

比較検討の結果、楽楽明細を採用

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

そうですね。選定にあたっていくつかの製品を比較してみたのですが、他製品の中には請求データをPDFでしか取り込めないものもありました。「楽楽明細」はCSVデータ取込みが可能で、且つ導入費用、月額費用も他製品と比べて安価だったのが魅力的でした。
またご提案いただいた営業担当者の方がとても感じが良く、丁寧に対応してくださったことも決め手のひとつです。

WEBから即時にお客様に届けられるので、督促がなくなる

導入後の効果や、改善されたことを教えてください。

今まで、請求書の発送業務は一人で、全て手作業で行っていました。具体的には、明細が印刷された2枚つづりの請求書の控えを1枚社内で保管し、もう1枚を剥がして封筒へ封入する作業を、締め日の5日ごとに、月に合計で260件分行っていました。発送してからお客様先へ到着までには数日かかるので、その間に督促の連絡が来てしまうこともありました。その際は送付済みの請求書をFAXで再送し、二度手間になってしまっていました。

「楽楽明細」を導入してからは、電子請求書がすぐに発行され届けられるため、お客様をお待たせすることがなくなりました。督促の連絡もなくなり、気持ちも楽になりましたね。
また切手代や指定用紙、封筒などのコスト削減や、発送作業に費やしていた時間の軽減(月約7時間)にも成功しました。
作業時間が空いた分、他の業務に時間をあてられるようになり、業務効率の向上に繋がっています。

取引先のWEB化80%!ご案内もスムーズに。

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか?

そうですね、スムーズに進んだと思います。結果としては、約80%のお客様のWEB化に成功しました。お客様には、紙の請求書を送る際にWEB請求書への切り替え案内、アカウント登録の案内を同封しました。
一部年配の方が担当者の場合や、ID/パスワードの管理が困難なお客様の場合は郵送で対応しています。郵送依頼も「楽楽明細」で簡単にできるので、手作業はほとんど無く、助かっています。

便利な機能・丁寧なサポートも嬉しい

「楽楽明細」で便利と思われる機能はありますか?

そうですね、宛先まとめ機能が気に入っています。
弊社では、1つの企業であっても、販売先として扱う場合と、仕入先として扱う場合で、異なる取引先コードで登録されているケースがあるのですが、そういったケースでも、一つのID/パスワードにまとめて届けることができるので、助かっています。

サポートの体制はいかがでしたか?

導入時は、些細なことでもメールや電話で質問させていただきました。いつも丁寧に対応していただき、説明もわかりやすくとても助かりました。

「楽楽明細」の色々な機能を使いこなせるようになりたいと思っているので、今後ともサポートのほど、よろしくお願いいたします。

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