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WEB請求書発行システムによる請求書発行業務効率化事例

印刷、押印、封入作業が無くなり、ヒューマンエラーが削減!
郵送からオンライン発行へ、100%の切り替えに成功!

東急リバブル・東急不動産をはじめ東急不動産ホールディングスグループ会社を中心に不動産業界への人材派遣業と販促ツールやDM発送等の不動産広告代理業を主力に、不動産関連の各種アンケート調査やBPOサービスなどの事業を提供されている東急リバブルスタッフ様。
近年、深刻な人手不足に加え、個人の働き方の多様化、働き方改革法成立による対応等、企業運営や人材活用をめぐる環境の変化において、人と人とのつながりを大切にお客様お一人お一人のニーズに応えるべく挑戦を続けておられます。

東急リバブルスタッフ株式会社様

東急リバブルスタッフ株式会社 様

 http://www.livable-staff.co.jp/

人材サービス事業、クリエイティブ事業、リサーチサービス事業
従業員数:253名(2018年12月31日現在)
導入時期:2018年9月

請求書のペーパーレス化で
請求書の管理及び作業を効率化したい!

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

当社では請求書の発行業務を全て一つ一つ手作業で行っており、印刷から封入に時間がかかっておりました。請求書発行業務の時間は月によってまちまちですが、3~5営業日にまたがって対応しておりました。
また手作業で行うことでヒューマンエラーが発生してしまうこともあり、課題に感じておりました。そんな中、請求書発行を何とか楽にしようとシステムを探していたところ、楽楽明細はサービス内容もシンプルで理解しやすかったため、問い合わせてみたのがきっかけです。

印刷から封入までの時間がゼロになり
ヒューマンエラーも削減!

楽楽明細の導入で改善されたことを教えていただけますでしょうか。

時間のかかっていた印刷から封入までの時間がゼロになったため、作業時間の削減に繋がりました。楽楽明細では請求書データを取り込むだけで良く、操作方法も簡単です。導入時にサポート担当の方から丁寧に教えてくださったため、スムーズに運用することができ大変助かりました。

手作業が減少し、結果としてヒューマンエラーも少なくなったため無駄なリカバリー時間の削減にも繋がりました。

検印・押印者への確認もスムーズ!

また、オンライン発行に切替えたことで、請求内容の上長チェックもかなりスムーズになりました。
弊社は2段階の承認ののちに押印作業を行うのですが、承認者が別オフィスのため、都度請求書を印刷したものを持参し、オフィスを移動して確認依頼をしていました。
楽楽明細導入後は、この作業をWEB上で完結することができたので、その部分も大変助かっています。

100%のオンライン発行切り替えに成功!

取引先へのオンライン発行への切り替えはうまくいきましたか

100%のオンライン発行切り替えに成功しました。顧客への案内方法はラクスさんから郵送同梱用のテンプレートをいただいて、当社はそれを簡単にアレンジし案内致しました。
オンライン発行するにあたりご担当者様のメールアドレスや電話番号などを取得する必要がありますが、必要情報を羅列して記載し「メールでお送りください」という主旨をなるべく端的な文面で記載しました。メールでいただければ楽楽明細へ手打ちで入力する必要もないため情報収集後の作業も簡単ですし、ミスをするリスクも低かったです。

請求書ダウンロード履歴の確認が取れる。
お客様自身でのご担当者様変更機能も便利。

「楽楽明細」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

お客様が実際にダウンロードしたかどうかが心配なので、ダウンロード履歴を見れる機能が便利ですね。
また、楽楽明細は顧客が請求書をダウンロードするページから、顧客情報をお客様に変更いただける機能があります。ご担当者様が変更となったとき、ご担当者様自身で変更できるので大変助かっています。
今までは弊社で都度変更する必要があったため手間に感じておりました。社内での担当変更の共有がメールでの又聞きになってしまうケースもあり、変更対応漏れの懸念もあったのですが、こちらの機能で解決しました。

導入前も後も、とても親切に対応していただけた。

導入時や導入後のサポートはいかがだったでしょうか。

ラクスさんのサポートは非常に親身に対応してくださり、大変助かっています。
特に導入の初期設定時は一日に何度も問い合わせ、同じような質問を繰り返してしまうこともあったのですが、困っている内容を瞬時に理解してもらえ、とても親切に対応していただきました。
導入後に問い合わせした際も、変わらず丁寧に対応してくださり大変感謝しております。

帳票発行業務の手間をゼロにする楽楽明細

(株)ラクス 楽楽明細担当  
電話受付時間 平日:9:30~18:00