WEB支払明細発行システムによる業務効率化事例

2時間/月の作業時間が、10分程度に短縮!
年間コスト(人件費除く)は半分以下に!

馬淵建設 株式会社様

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事業内容 1.建設事業→建築、土木、リニューアル
2.不動産事業→不動産賃貸、不動産仲介、発電
導入時期 2016年3月

建築・リニューアル工事、土木工事に加え不動産管理業も展開されている馬淵建設株式会社様。
同社では、業務削減とコスト削減が課題になっており、東洋経済新報社主催の経理業務効率化のセミナー経由の紹介から、「楽楽明細」を2016年3月にご導入いただきました。
今回は、その導入の経緯と効果について、お話を伺いました。

馬淵建設 株式会社様

手間削減とコスト削減を目的にシステム導入を検討

「楽楽明細」導入検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

楽楽明細導入以前は、協力会社への支払通知書をはがき大の圧着用紙に印刷し発送していました。
そして、毎回の印刷・発送作業がとても負担であったこと、さらに圧着印刷機の定期的なメンテコストがかかること、そして郵送料の削減に課題を持っていました。

そうした課題を解決すべく、作業手間だけでなく、用紙代や郵送費、機器のメンテナンス費用も削減できる楽楽明細の導入検討を開始しました。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

まず、楽楽明細を知ったのは、東洋経済新報社主催の経理業務効率化のセミナーで紹介されたのがきっかけです。

その後楽楽明細と、他社製品を比較検討した結果、価格と機能面で楽楽明細を採用しました。

特に機能面で楽楽明細を選定するポイントになったのは、支払先メールアドレスの登録がとても楽だった点です。

当初WEB帳票発行システム移行にあたり、支払先メールアドレスを収集・登録する手間が最大のネックでした。
しかし、楽楽明細では取引先がシステム内で支払先登録をしてくれるため、この課題を解決することができました。

また、過去の支払通知もシステム内で保持できることから過去分の支払内容の照会への対応も削減できることなども選定のポイントになりました。

支払通知書印刷から発送まで10分程度に短縮

ご導入後の効果や、改善されたことはありますか?

支払通知書を毎回はがき大の圧着用紙に印刷して発送していましたが、支払通知書の印刷から発送まで概ね毎月2時間の作業時間がかかっていました。

また、用紙代、印刷代、郵送代が毎回発生します。
当社では圧着印刷機を利用していましたので、圧着印刷機を定期的にメンテナンスする必要があり、そのメンテナンスコストもかかっていました。

楽楽明細導入後は、こうした印刷・封入・郵送といった作業とそれに伴うコストを大幅に削減することができました。

最終的には支払通知書印刷から発送まで概ね2時間/月の作業時間を、10分程度に短縮することができました。
そして、人件費を除いての換算ですが、楽楽明細導入後、年間コストは半分以下まで削減することができました。

便利だと感じる機能はありますか?

支払先へ当社から通知しなければならない事項がある場合、支払明細と合わせて文書を添付・送付することができる機能がとても便利だと感じています。

また、お知らせしたい情報をお客様のトップページに掲載することで、当社からの通知を確実お伝えできる点にも便利だと感じています。

73%の方にお切り替えをいただくことができています

「楽楽明細」への切り替えはスムーズに進みましたか?

基本的にスムーズで、現在は73%の方にお切り替えをいただくことができています。

パソコンに不慣れな方には電話でお問い合わせをいただくことがあり、先方の画面が見えない中での説明に苦労することがありますが、楽楽明細はお客様側の画面操作もシンプルなため、きちんとご案内すればご理解いただけるので、大きな障害となる問題はございません。

わからないことに対して親切丁寧な対応でした

サポートの体制はいかがでしたか?

導入時に、わからないことや質問をした際には、親切丁寧にご対応をいただきました。

また、ひな形となる「お客様へのWEB切り替えの案内文」や「マニュアル」も準備されています。
それぞれ管理者用や顧客用などにしっかりと分かれて準備されており、導入には大きな手間がかかることはありませんでした。

また、楽楽明細は、随時バージョンアップが行われ、機能改善に努められている点も、とても高く評価しています。

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