支払明細・支払通知書を電子発行する

WEB帳票発行システム「楽楽明細」は、支払明細発行の手間を
大幅に削減します。

支払明細・支払通知書を電子発行する

支払明細(支払通知書)電子化のメリット

01支払明細の印刷・発送作業が
ゼロに

支払明細の発行を電子化すると、これまで手作業で行っていた印刷・発送作業がゼロになり、作業時間を大幅に削減できます。

※月間500件、年間6,000件発行の場合(ラクス試算)

請求書や支払明細など、あらゆる帳票発行を自動化!

02印刷代・郵送費などのコストも削減

支払明細の発行を紙から電子発行に切り替えると、紙代・印刷代・封筒代・郵送費などのコストを削減できます。支払通知書を圧着はがきで送っているという場合は、電子発行に切り替えることで、切手代や圧着印刷機(メールシーラー)等にかかるコストも削減できます。

※発行コスト:月の発行件数500件の場合の年間コスト。
人件費3,000円/時、郵送費84円、封筒代15円、紙代3円、印刷代10円、1通あたり2枚封入として試算。

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(株)ラクス 「楽楽明細」担当 受付時間 | 平日 9:00~18:00 (土日祝日除く)

支払明細(支払通知書)電子化でよくある質問

  • 支払明細の送付先が多いのですが、メールアドレスの収集は大変ですか?

    支払明細を電子発行するには、送付先のメールアドレスを収集する必要があります。取引先が多い場合、一社ずつ個別にメールアドレスを収集するのは大変です。

    WEB帳票発行システム「楽楽明細」なら、取引先にメールアドレス等の情報を直接登録してもらう仕組みがあるので、迅速かつ効率的にメールアドレスの収集・登録ができます。

    取引先通知用の「帳票発行電子化の切り替え案内文」のテンプレートもご用意しているので、スムーズな切り替えが可能です。

  • 発注先や協力会社によっては、パソコンに不慣れな方もいそうです。電子化を受け入れてもらえるでしょうか?

    帳票を電子化する企業は年々増えているので、「御社も電子化したんですね」というように受け入れてもらえるケースが多いです。

    ただ、取引先によってはパソコンに不慣れな方もいらっしゃると思いますので、受取側にもわかりやすいシステムを導入する事をおすすめします。「どうしても紙の支払明細がほしい」とリクエストされた場合には、その企業にのみ郵送の個別対応をするとよいでしょう。

    WEB帳票発行システム「楽楽明細」なら、操作画面がシンプルなので、パソコンが不慣れな方でも簡単に操作できます。また、取引先に応じて発行方法(WEB発行・メール添付・郵送・FAX送信)を選べるので、「A社にはWEB発行、B社には紙の支払明細を郵送する」といった対応が可能です。

  • 支払明細の他に、発注伝票や検収書も電子化できますか?

    WEB帳票発行システム「楽楽明細」は、支払明細だけでなく、請求書・納品書・領収書・発注書・検収書など、あらゆる帳票を発行可能です。個別発行だけでなく、他の帳票とまとめて発行する事も可能です。

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支払明細・支払通知書の電子化の成功事例

馬淵建設株式会社 様

支払通知書印刷から発送まで10分程度に短縮

楽楽明細導入以前は、協力会社への支払通知書をはがき大の圧着用紙に印刷し発送していました。
楽楽明細導入後は、こうした印刷・封入・郵送といった作業とそれに伴うコストを大幅に削減することができました。最終的には支払通知書印刷から発送まで概ね2時間/月の作業時間を、10分程度に短縮することができました。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか

当初WEB帳票発行システム移行にあたり、支払先メールアドレスを収集・登録する手間が最大のネックでした。
しかし、楽楽明細では取引先がシステム内で支払先登録をしてくれるため、この課題を解決することができました。
また、過去の支払通知もシステム内で保持できることから過去分の支払内容の照会への対応も削減できることなども選定のポイントになりました。

馬淵建設株式会社様

ユニオンツール株式会社 様

毎月手作業で行っていた帳票発行業務を自動化へ

当社では、毎月250件超の検収明細表兼支払通知書を財務課で作成・印刷し、購買部署の各仕入先担当者が封入・発送作業をしていました。「楽楽明細」導入後は、この手作業で行っていた印刷→発送の部分を「楽楽明細」上のみで完結できるようになったので、作業効率の向上に繋がりました。

充実した機能でトラブルも未然に防げるように

仕入先が検収明細表兼支払通知書をダウンロードした日時を確認できるところが気に入っています。
ダウンロードした日時を確認できるので、仕入先の手元に着実に届いたことが目に見えてわかって安心ですし、期限内にダウンロードされていない仕入先へ再度連絡を送ることもできるのでトラブルも未然に防げるようになりました。

ユニオンツール株式会社様

生活協同組合コープしが 様

2週間かかっていた買掛金管理の作業が3日に短縮!

「楽楽明細」の導入前は、仕入とお取引先様の請求書照合作業を手作業で行っており、20日締めの支払金額の調整が、翌月の10日ころまでかかってしまっていました。
その業務フロー自体を見直し、支払い予定の金額を「楽楽明細」を通して事前に仕入れ先に通知し、差異があれば報告してもらうような形に切り替えることで効率化を進めました。膨大な照合作業が不要になったので、2週間かかっていた仕入確定が3日間で終わるようになりました。

支払通知書(振込通知書)送付のWEB化も進める

今まで手作業で送っていた支払い通知(振込み通知)ハガキも「楽楽明細」に切り替えたおかげで、作業時間の削減はもちろん、切手代や印刷費用などのコスト削減も実現しています。受け取り側も「楽楽明細」を通して金額の内訳などがいつでも確認できるので、取引先からの問い合わせも減りました。

生活協同組合コープしが様

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