福岡運輸株式会社様 「楽楽明細」導入事例 請求書発行業務にかかっていた時間が半減！
WEB化により大幅な工数削減に繋がった

毎月月初に約1500件の請求書を4人がかりで発行
作業工数・郵送コストに課題があった

「楽楽明細」導入前の課題を教えていただけますでしょうか。

当社では毎月、月初に約1500件のお客様に請求書を発行しています。
「請求書が早く欲しい」とのお客様のニーズに対応するため、作業期間を1日と決め、作業日は4人が12時間ほど請求書発行業務に掛かりきりとなっていました。

お客様ごとに請求書の枚数や発送条件が違うため、振り分ける作業も大変ですが、FAX送信や、再発行手配などにもかなりの作業工数がかかっておりましたし、作成した請求書は郵送で送っていたので、印刷用、用紙代、切手代などの郵送コストにも課題を感じていました。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

「楽楽明細」は帳票レイアウトが自由に作成できるため、使用している既存のレイアウトをそのまま活かすことができますし、CSVデータを取り込むだけで請求書が発行できるので、操作方法が簡単だと思いました。
また、価格も他社と比べて安価だったことも決め手になりました。

発行業務にかかっていた時間が12時間→6時間へ！
再発行依頼にも即時対応できるようになり作業がスムーズに

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

「楽楽明細」を導入したことにより、作業時間が12時間→6時間と半減しました。月初は事務作業が多く、その中1日で発行業務を行うので、作業時間が半減したことはとても大きいです。
また、以前は再発行依頼があった場合、別部署へ依頼していたため再発行まで約2時間掛かっていたのですが、今では「楽楽明細」を使って、タイムラグなく即時発行できるようになりました。お客様をお待たせすることなく対応できるのは、非常にありがたいですね。

「楽楽明細」で便利だと感じる機能はありますか？

「楽楽明細」の管理画面上でお客様の請求書ダウンロード状況が確認でき、未ダウンロードのお客様に対しては自動的にリマインドのメールが送信できるという点が便利だと感じています。また、お客様によっては複数支店の請求書を本社にまとめて送ってほしい等の要望があるのですが、そういった場合は、1つの宛先にまとめてお届けすることができる、「宛先まとめ機能」を重宝しています。

全体の約60％をWEB請求書へ移行
これからも順次移行を進めていきたい

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか？

はい。現在約60％のお客様のWEB発行切り替えに成功しています。お客様によっては紙のままが良いといわれるところもありましたが、それもほんの一部で、全体的にはスムーズにWEB請求書へ移行できたと思います。
まだWEB請求書の案内を出していないお客様も一部いらっしゃるので、これから順次の移行を進めていきたいと思っています。

サポートの体制はいかがでしたか？

分からないことがあった際、些細なこともメールや電話で質問させていただきました。
いつ問い合わせさせていただいても対応が早く、丁寧に教えていただきとても助かりました。