WEB請求書・領収書発行システムによる業務効率化事例

印刷・封入作業がなくなり月間10時間の作業時間削減!
99%ものWEB化切り替えで郵送費/収入印紙代も大幅に削減!

「WEBプロモーションを成功に導く№1パートナーを目指す」をミッションに掲げ、WEBサイトの集客支援、運営支援やメディアサービスなど様々なインターネットサービス事業を展開されているGMOソリューションパートナー株式会社様。インターネットを活用した事業を展開する企業は「期待する成果に直結するユーザーを、いかに多く集客できるか」
という共通の課題を抱え、さらに顧客の数だけその課題は存在します。

GMOソリューションパートナー株式会社様はそのような課題を解決すべくインターネット草創期より蓄積したWEBプロモーション・マーケティングのノウハウを提供しベストなソリューションを提案されております。

GMOソリューションパートナー株式会社様

 https://gmo-sol.jp/

事業内容:WEBサイト集客支援事業、WEBサイト運営支援事業、パートナーソリューション事業、メディアサービス事業、不動産オークション事業
従業員数:282 名(2018 年 9 月末現在)
導入時期:2018年4月

月間約600件の請求書・領収書発行業務を効率化したい!

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

当社では請求書や領収書のデータを1枚1枚Excelで作成し、印刷・封入・郵便局への投函作業を全て手作業で行っておりました。封入・印刷の時間に限定すると1件あたり約1分かかっており、月間約600件の請求書(請求書とクレジットカード利用明細書)の発行で約10時間以上の時間を要していました。
また要望のあるお客様に対しては、郵送だけでなく個別にメールやFAXでも送っていたため、非常に手間がかかっておりました。さらに領収書が必要な一部顧客に対しては、収入印紙を貼り、個別に送っておりました。
そんな中、グループ会社で既に導入していた「楽楽明細」に興味を持ち問い合わせたのがきっかけです。

1カ月あたりの印刷・封入の時間がゼロに。

楽楽明細の導入で改善されたことを教えていただけますでしょうか。

時間とコスト両方の削減に成功しました。
楽楽明細では、請求データや領収書のデータを取り込むだけで自動発行してくれるので、印刷・封入を手作業で行う必要がなくなりました。以前は月間10時間の作業時間がかかっていたので、まるまる削減に繋がりました。さらに、楽楽明細の導入を機に、顧客ごとの細かい要望(個別にFAXで送ってほしいなど)をお断りすることにし、基本は楽楽明細でのメール通知とWEBダウンロードでの発行に統一したので、その部分も業務効率化につながりました。

郵送費だけでなく、領収書の収入印紙代の削減も実現

また、郵送⇒WEB発行に切り替えたことで、郵送費・紙代・印刷代といったコスト削減にも成功しました。さらに、領収書はWEB発行すると収入印紙を貼る義務がなくなるので、収入印紙代の削減にもつながりました。

99%ものWEB化切り替えに成功

取引先へのWEB発行への切り替えはうまくいきましたか

全体の99%を、郵送からWEBへの切り替えに成功しました。弊社は営業社員が電話営業をメインで行うのですが、営業時に請求書をWEBに切り替えることをご案内したところ、スムーズに移行することに成功しました。

過去の履歴を簡単に一覧化。請求書のダウンロード履歴やアクションを起こさないお客様への自動促し機能も便利。

「楽楽明細」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

顧客名で検索するだけで過去の発行履歴が一覧化して見れるのが便利ですね。
今までは紙での管理だったため、過去の分を探すのに都度時間がかかっておりましたが、楽楽明細ではどの顧客に、いつどの請求書を発行したかをすぐに確認できます。
他にもお客様がダウンロードした履歴を確認できる機能があるので、「ダウンロードしていない顧客には入金が遅れるおそれがあるので連絡をする」といったアクションがとれるので助かっています。

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