口座振替案内書の発行業務効率化事例

帳票発行に関わる事務作業を月間約10時間以上削減!
郵送コストなど年間約50万円削減!

コンピュータソフトウェア福祉弘済会様は、2,000社を超えるIT業務に従事されている中小企業に「福利厚生の充実並びに健康の保持増進に関する」サービス提供を目的とする相互扶助の団体です。福利厚生サービスは、会員向けセミナー、保険サービス提供から家庭常備薬等の物品斡旋まで幅広く展開されています。

コンピュータソフトウェア福祉弘済会様

コンピュータソフトウェア福祉弘済会 様

 https://www.its-kousaikai.jp/index.html

会員向け福利厚生サービス事業

導入時期:2018年7月

人件費や郵送費の上昇を懸念し、対策を検討していた

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか

当会の「グループ保険福祉共済制度」は約1万名の方に利用いただいているのですが、ご加入者様が多く、「口座振替案内」「明細案内」等多くの郵送コストがかかっておりました。また送り先担当者様の異動も多く、それに付随する事務作業が都度都度発生しておりました。

今後ご加入者様が多くなるにつれお客様に送る様々な案内の件数も増えていき、今後の人件費や郵送費が上昇することが考えらえるため、早めに対策を考えなくてはならないと思い、検討を開始しました。

年間約50万円の郵送コストが削減
事務作業も簡略化され、人件費の削減にも繋がった!

「楽楽明細」の導入で改善されたことを教えていただけますでしょうか

今までは会員様の事業所に月々の口座振替案内書と、一部事業所には加入者名簿も送っていたのですが、全て郵送で対応しておりました。こちらが「楽楽明細」を使ってWEB化することで諸々の経費や郵送費の削減に繋がりました。今後増加していたはずの郵送費も考慮すると年間50万円ほどは削減できたかと思います。

また、"個人情報"を扱うことから、誤送、誤封入のないよう細心の注意を払っていました。これから解放されたことはコストに表せないものの、担当の負荷を大きく軽減しました。

また先ほど述べたように、この業界は相手方のご担当者様の異動が激しく、変更手続きの事務作業が多く発生していたのですが、こちらも「楽楽明細」の導入で解決できました。

具体的に、ご担当者様の異動により発生する事務作業の負担はどのように解決されたのですか

「楽楽明細」の一般的な利用方法としては、送り先ご担当者様のメールアドレスを予め登録し、そのメールアドレス宛に通知メールを送り請求書をダウンロードしてもらう使い方が一般的だと思いますが、それだと結局ご担当者様の異動があったときにメールアドレスの変更手続きが必要不可欠となると思います。当会はターンオーバーが激しくお客様の異動が非常に多いので、お客様側のメールアドレス変更漏れが発生しないか、懸念しておりました。

そこで当会では口座振替案内書の発行をメール通知するのではなく、毎月の指定日に「この日に口座振替案内書がアップロードされますのでマイページにログインして確認をお願いします。」と事前にご案内し、ご担当者様にダウンロードしていただくようルール化し、運用しました。

当会のようにイレギュラーなニーズを持つ企業も使えるように、通知メールを送る・送らないを設定する等、企業ごとに柔軟な運用ができるようになっており、ありがたいですね。

その結果今までかかっていた印刷・封入・郵便局への局出しや、ご担当者様の異動対応といった事務作業が削減し、作業時間としては年間約160時間、人件費は年間約30万円削減できました。

数あるWEB帳票発行システムの中で「楽楽明細」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

はい、単純で癖がなく分かりやすいというのが主な理由です。「楽楽明細」は発行業務に特化したサービスということもあり、比較的操作が簡単でした。

また当会はPDFデータを「楽楽明細」に取り込んでいるのですが、PDFアップロードを前提としたサービスの中ではコストパフォーマンスが高かったのも理由の一つです。あとはトライアル期間に想定している業務が問題無く遂行可能かどうかをサポートいただきながらしっかりと確認できたので安心して選べました。

会員事業所へのお知らせツールとして有効利用へ!

WEB発行への切り替え状況と、運用状況はいかがですか

取引先へは郵送で周知文書を送る方法で案内しており、2019年7月での「口座振替案内」「各種明細表」のWEB化(全面切替)に向けて順調に進んでおります。

その後は「お知らせ機能」を利用して、会員事業所との円滑なコミュニケーションを構築するツールとして今まで以上に活用していきたいと考えています。

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