ロジザード株式会社様 WEB請求書発行システム「楽楽明細」導入事例

3人で丸一日かかっていた封入作業が0に!
業界特有の“荷主別”の請求書も自動発行

ロジザード株式会社様

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事業内容 クラウド在庫管理システムの提供、在庫管理の情報活用サービスの提供
従業員数 72名
導入時期 2018年4月

物流現場における業務効率化と情報活用を推進するために、クラウド在庫管理システムの提供と、情報活用に関するお客様支援サービス事業を展開するロジザード株式会様。
同社では、2016年頃より、案件管理・売上管理・請求書発行システムの再構築に取り組んでいました。その中で、物流業界特有の“荷主別”の請求書の発行にかかる膨大な手作業の効率化のため、「楽楽明細」のご導入に至りました。

今回は、「楽楽明細」の導入を担当され、現在も運用管理をされている人事総務部門のご担当者様に、導入の経緯や効果についてお話を伺いました 。

ロジザード株式会社様

荷主別に集計された請求書を自動で発行したい。

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

ロジザードでは、2016年頃から、案件管理~売上管理、請求書の発行業務の改善に取り組んでいました。
弊社は、物流会社様向けに在庫管理システムを提供しています。物流会社1社に宛てた請求書は、「A荷主様分」「B荷主様分」といった形で、お客様の保有している倉庫や店舗の利用者である「お客様のお客様」毎に、明細を分けて記載する必要があります。当時のシステムでは、各荷主様分の請求書がそれぞれ1通ずつ分かれてしまっており、1,000枚以上の請求書を経理担当が手作業で「お客様」毎にまとめて、1通の封筒に封入していました。

この手作業を脱するためには、“案件~売上管理システムの再構築”と、“特定の条件ごとに集計し、請求書を作成発行できるシステム”が必要になりました。前者は元々、ラクスさんが提供するクラウド業務改善ツール「働くDB」で再構築予定だったので、後者の請求書発行の部分で、「楽楽明細」の検討に至りました。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

「働くDB」で作成された売上データと連携し、請求書の発行ができる点は大変魅力的でした。また、「楽楽明細」は一番の課題だった明細の条件ごとの集計が可能で、弊社の求めていた請求書フォームを作りやすいという点で、採用に至りました。

導入後の効果や、改善されたことを教えてください。

「楽楽明細」の導入前は、月末締めの売上データを第一営業日に集計し、その日の夕方頃から経理担当3名が丸一日かけて封入作業をして、第二営業日に夜間まで営業している郵便局へ持ち込みに行っていました。

というのも、荷主様別に1枚ずつ発行された請求書を、顧客毎に集約し、1通の封筒に詰める必要がありました。この手作業がかなり膨大で、月末月初の時期に、経理部が時間を費やすことも問題でしたし、手作業なのでヒューマンエラーのリスクもはらんでいました。

現在は、「働くDB」から「楽楽明細」に必要なデータを連携することで、荷主様別に集計された1まとめの請求書が自動で発行されるようになりました。売上データにグルーピングのキーとなる項目を設定しておくことで、自動的に集約できるのです。これにより、ヒューマンエラーのリスクもなくなりましたし、「楽楽明細」の郵送代行サービスも併用することで、紙の封入作業をする必要もなくなりました。

今では、売上データ締め後、第一営業日15:00には、WEB上でお客様が閲覧可能になり、原本の郵送予約まで済ませられるようになりました。

WEBと紙をどちらも一括送付できるのが便利

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか?

請求書に関しては、いち早くWEBで内容を確認し、社内処理は紙で実施したいというお客様が多い傾向にあります。「楽楽明細」はお客様毎に個別に設定が可能で、基本的には「WEBも郵送も送る」という設定で対応しています。もちろん、紙での請求書が不要というお客様に対してはWEB送付のみに限定したりと、お客様別のニーズに対応できる点が便利ですね。

また、WEBで発行するメリットとして、お客様がWEB上でいつでも請求書を確認し直せるので、紛失等による紙面の再発行やFAX・メールでの再送付依頼が減りました。

レイアウトが柔軟だから最適な形に落とし込めた

「楽楽明細」で便利と思われる機能はありますか?

上記でも少し触れましたが、請求書の明細項目を指定条件で集計できる点(いわゆる小計)です。それから、帳票のレイアウトを柔軟に変えられる点も魅力でした。既存のシステムでは記載したい項目が文字数制限等で載せることができない、という事もありましたので助かりました。請求書のレイアウトに関しては、お客様の要望を取り入れながら、何度か改良を重ねて今の形にブラッシュアップしていきました。

既存のシステムではお客様の求めるようなものは作れなかったので、今回修正できてよかったと思っています。お客様からも「分かりやすくなった」とご好評を頂いていますよ。

サポートの体制はいかがでしたか?

丁寧にサポートしていただきました。帳票の項目をどこに表記するか、サポート担当の方と何度もコミュニケーションを取らせていただいた記憶があります。微調整が終わるまで親身になってサポートしてくださり助かりました。レスポンスが早いのも有難かったですね。

今後も積極的にラクス社の製品を使っていきたい

業務効率化について、他にも取り組んでいることはありますか?

そうですね、実は「働くDB」「楽楽明細」に加えて、「楽楽精算」も導入させてもらいました。今後も社としては、業務効率化を随時進めていく方針です。
ラクスさんのサービスも、今後も使い続けていきたいと思っているので、引き続きよろしくお願いします。

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