株式会社マーマ食品様「楽楽明細」導入事例約3日かかっていた請求書発行業務が数分に。
FAXで送っていた発注書もWEB発行に切り替え通信費を大幅削減

会社名	株式会社マーマ食品様
事業内容	食品製造業
従業員数	44名
導入時期	2020年6月
URL	https://mama-foods.com/

事業内容

岩手県に本社を構える株式会社マーマ食品様。化学調味料・保存料・着色料を使用しない、美味しくて、人に優しいお惣菜をチルド食品からレトルト食品まで開発・製造・販売されています。同社では、請求書発行業務の効率化を目的に2020年6月より「楽楽明細」をご導入いただきました。

請求業務における慢性的な残業を削減したい

「楽楽明細」導入前の課題や検討のきっかけを教えてください。

人員不足によって発生していた、経理担当の請求業務における慢性的な残業の削減が急務でした。この請求業務を効率化するため、「楽楽明細」の導入を検討することになりました。

決め手は手軽に導入でき、費用対効果も期待できたこと

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

もともと他社製品を検討していましたが、導入コスト等も含めると、費用対効果があまり見出せず、システム導入に踏み出せていませんでした。その頃、弊社とお取引のあるシステム会社様から「楽楽明細」を紹介していただき、手軽に導入できそうで、且つ、費用対効果も期待できる見込みがあったため、導入を決めました。

約3日かかっていた請求書発行業務が数分に。発注書送付のFAXにかかる時間、FAX代、用紙代等も削減。

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

当社では、請求書の発行と発注書の発行に「楽楽明細」を使用しています。
請求書については、「楽楽明細」導入前までは会計締め後、請求書印刷から封筒詰め、切手貼り、郵送まで約3日かけて作業していました。また、指定日必着のお得意先様へは事前にFAXでお送りする作業も発生していました。
導入後は、会計締め後、お得意先様ごとの請求書PDFを「楽楽明細」へ一括でアップロードし数クリックするだけで発行ができるので、請求書印刷から郵送までに要する作業時間は約3日から数分に激減されました。また、発行後はすぐにお得意先様へ届くので、督促の連絡がなくなったり、請求内容をWEB上で確認出来るので、再発行依頼もなくなったりと、問い合わせの電話対応時間も軽減され、とても楽になりました。

発注書については、原材料の発注を毎日午前と午後の2回、仕入先様ごとに発注書を作成し紙を印刷後、FAX送信していましたが、誤送信や、件数が多い時は送信順待ち、送信エラー等もあり大きく時間をとられていました。
「楽楽明細」を導入した現在は、90%以上の仕入先様に「楽楽明細」経由(WEB発行と一部FAX送信)で発注書を受け取っていただけるので、FAXの送信にかかる時間、通信費、用紙代等が削減できました。

今回の導入にあたって、「楽楽明細」へアップロードするPDFは、請求書、発注書共に社内システムでPDFが一括作成されるよう改良し、PDFはほぼ自動でアップロード、承認依頼されるため、人的ミスや誤送信も当然0件になりました。
その他に、アップロードした帳票はできるだけ早くダウンロードして確認してほしいとの思いから、アップロードした数時間後に受取状況を自動でチェックし通知する仕組みも構築して、未確認による遅延を発生させないように対応しています。

「楽楽明細」の便利な機能や使いやすい点を教えてください。

過去も含めてアップロードした帳票の履歴がすぐに確認できるのが便利です。また、アップロードしたデータのダウンロード状況を確認できるのも便利だと感じています。
さらに、WEB上での発行だけでなく、FAXや郵送にも対応しているのは選択肢があって良いと思いました。

70～80％ほどのお取引様をWEB発行に切り替え

お取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか？

導入後、まずは請求書のWEB切り替えから始めようと各取引様へお客様自身で登録してもらう方法で案内しましたが、なかなか登録してもらえず、再度案内文の郵送や、お電話で登録のお願いなど、正直スムーズに進んだとは言えませんでした。その後、発注書をWEB化する時は、メールアドレスや担当者名等を記入しFAXやメールで返信していただき、弊社で登録する方法に変更したところ、レスポンスも早く、とてもスムーズに登録することができました。

その結果、今では70～80％ほどのお取引様がWEB化に対応いただいております。
現状は会社のシステム上WEB上での受け取りができないお取引様や、小規模事務所の中には担当者様が高齢のためにFAXや郵送を希望される場合もあります。ただ、「楽楽明細」はFAXや郵送も対応していてPDFデータをアップロードすればFAXでも郵送でも送付することができるので、問題なく活用させていただいております。

導入前の説明から導入後の進捗確認まで丁寧な対応で安心できた

導入時や導入後のサポートはいかがでしたか？

初めて帳票のWEB化に取り組むということで不安もありましたが、導入前のご説明から導入後の進捗確認まで丁寧に対応していただき、大変助かりました。

お取引先様へお送りする帳票の90％以上をペーパーレス化

請求業務のほかに取り組まれている業務効率化はありますか？

もともと「楽楽明細」導入のきっかけは請求書のWEB化が目的でしたが、請求書は月に数回の作業なので、最大限導入効果を出すために、日々紙で出力し、FAX送信している発注書のWEB化を試みました。この請求書と発注書のWEB化で、お取引様へお送りする紙ベースの帳票(伝票以外)の90%以上がペーパーレス化され、作業時間の短縮と通信費削減が達成できました。

その他、請求業務以外では、グループウェアを活用して情報の共有化、各種データの集中管理や、人員不足を補うため、入力作業の自動化等、IT化に取り組んでいます。