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WEB請求書発行システムによる支払明細発行業務効率化の事例

月間800件の支払明細発行稼動がのべ7日から3日に半減!
不着明細の追跡対応稼働も大幅削減で業務効率化を実現

メディカ出版様は、医療業界を対象にした雑誌、書籍、教材など様々な刊行物を手掛けられている企業です。長年にわたり蓄積された強力なコンテンツを数多く保有し、最近では医療従事者向けのe-ラーニングやデジタル教科書、アプリ教材の販売にも力を入れています。「すべての医療従事者を応援します」というミッションのもと、コンテンツ創造カンパニーとして、医療業界の教育ソリューションを率先している企業です。

同社では、おもに執筆者への支払明細書発行作業の効率化を目的に、2016年1月に「楽楽明細」をご導入いただきました。今回は、管理部門 経営管理課の佐藤様、山﨑様にお話を伺いました。

株式会社メディカ出版 様

 http://www.medica.co.jp/

事業内容:学術用書籍・専門誌の出版、同DVD・アプリなどのデジタルコンテンツの制作、販売
従業員数:180名
導入時期:2016年1月

月間800件の支払明細の発行作業を効率化したい

「楽楽明細」を導入されたきっかけを教えていただけますでしょうか?


管理部門 経営管理課 シニアディレクター
佐藤 純子様

当社の刊行物は、おもに医師や看護師に執筆を依頼しており、その執筆者へ毎月800件程度の支払明細を郵送しています。ここに発生する単純作業と、紙代や郵送代の削減ができないかと考えたのが導入のきっかけでした。
また、マイナンバー制度が施行され、執筆者のマイナンバー管理に新たなコストや手間がかかる状況も検討を進めるきっかけになりました。最近では原稿のやり取りもメールで行うことが主流になっていたこともあり、このタイミングで支払明細もWEB発行に移行することにしました。

支払や請求など経理処理が集中する月末に、
支払明細の発行作業が減ったことは、大きな負担軽減に!

「楽楽明細」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか?

導入前は、宛先不明で戻ってきた支払明細の追跡や再発行にかなりの時間がかかっていましたが、それが大きく軽減されました。
医師や看護師などの執筆者は、勤務先の異動が多く、毎月一定数が住所変更等の理由により戻ってきていました。個人情報保護の観点から、異動前の勤務先に伺っても詳細を教えていただけないなど、住所の確認はハードルが高く、追跡に1ヶ月ほどかかってしまうこともありました。しかし、WEB発行ならば、対象の方のメールアドレスさえあれば支払明細の発行と受取りが可能になります。
よって、WEB発行と同時にリターンメールが届いた場合、一時は不着となりますが、住所よりも正しいメールアドレスを確認するほうが簡単かつスピードも速いので、当日もしくは翌日には再送処理が完了できるようになりました。

また、支払明細の発行にかかる時間もとても短くなりました。金額・件数の集計、明細書の印刷、封入、発送といった一連の支払業務に、これまではのべ7日間ほどかかっていましたが、「楽楽明細」導入によるWEB移行後はのべ2~3日で済むようになりました。支払業務の工数を短縮できたおかげで、月末月初にかたよる請求や経費精算などの月次業務を分散することができ、請求業務以外の効率化にも繋がっています。

WEB発行への抵抗はなく、スムーズな移行を実現

支払明細をWEBに切り替えたとき、お客様の反応はどうでしたか?


管理部門 経営管理課
山﨑 藍様

予想していたより良い反応が多く、スムーズに移行が進みました。もともと、病院では電子化が進んでおり、IT化への抵抗はあまりなかったようです。
2016年の1月より「楽楽明細」を導入しまして、そこからWEB発行へ切り替えるためにメールアドレスの収集をはじめました。すべての執筆者がWEB発行の切り替えにいたるまでにはまだ少し時間がかかりそうですが、新しい執筆者に対しては、「支払方法確認用紙」に支払通知書の受取方法として「WEB発行」という選択欄を追加して、初期の段階で同意を得るようにしています。また、既存の執筆者には今後も移行の案内を続けますので、移行する方はますます増えるだろうと思っています。

発行履歴とダウンロード状況がわかり、
問合せ対応もスムーズに

「楽楽明細」の便利な機能を教えていただけますでしょうか?

帳票の発行と受取側のダウンロードの履歴が残るので、「いつ発行したのか」などの問合せに明確かつ迅速に対応できるところです。
発行後、受取側がすごい勢いでダウンロードをされている様子が目に見えるぶん達成感がありますね。ダウンロードされたことがすぐにわかるので、発行側としてもきちんとお届けできているという安心感があります。受取側も、メール受信後すぐにダウンロードして支払明細を見ることができるので、郵送されたものを開封して取り出すより手間が少なく、手軽に感じていただけていると思います。
また、顧客データのcsvをダウンロードできる機能も、基幹システムとのデータのつき合わせがしやすく、重宝しています。基幹システムの顧客情報が頻繁に更新されると「楽楽明細」側の顧客データも更新が必要になるのですが、この機能のおかげで両システムの整合性が取りやすく、大変助かっています。

充実したサポート体制と、誰でも使えるシンプルな操作感

数あるWEB支払明細発行システムの中から、「楽楽明細」をお選びいただいた理由を教えていただけますでしょうか?

もともと当社では、ラクスさんの経費精算システム「楽楽精算」を2012年より導入しており、「楽楽精算」でのサポート体制や、頻繁に行われる製品のバージョンアップによる機能改善の実績から、ラクスさんへは高い信頼感がありました。

その姉妹製品である「楽楽明細」にも同じような期待を寄せていたのですが、実際に問合せをした際、専任のサポート担当の方がすぐに課題を解決をしてくださり、サポート体制の充実さに、より信頼度が増しました。
合わせて、シンプルな操作感も「楽楽明細」を選んだ理由の1つです。今は、正社員が操作をしていますが、とても簡単に操作ができますので、今後は正社員以外のスタッフにも担当者になってもらえると思います。
また、他社製品と比較した際に初期費用が安かったということも決め手でした。

業務効率化とコスト削減をダブルで実現する
支払明細のWEB発行

今後の展望などがございましたらお教えいただけますでしょうか?

現状は運用をし始めたばかりで、WEB発行への移行はまだ半ばの段階ですが、今後WEB発行の比率が上がって行くにつれ、業務効率化だけではなく紙代や郵送費などのコスト削減も大きな効果が期待できると考えています。
また、今は執筆者への支払明細の発行のみですが、将来的には定期購読者の請求書発行にも展開できる可能性があると考えています。

経理業務もIT化が進む今、ニーズを実現できる適切なツールを使用してムダな業務を効率化していく姿勢が大切なのではないかと思います。

「楽楽明細」は帳票発行業務のお悩みを解決します

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