株式会社田地商店様 WEB帳票発行システム「楽楽明細」導入事例

月の残業時間を10時間削減!
請求書の約70%をWEB化し業務効率化の向上へ

株式会社田地商店様

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事業内容 洋酒の輸入・卸売販売
従業員数 298名(株式会社信濃屋食品全体)
導入時期 2019年5月

世界のお酒とこだわりの食品を提供されている株式会社信濃屋食品様の中で、直輸入卸売部門を担っていらっしゃる株式会社田地商店様。同社では、請求書発行の課題解決のため、2019年に「楽楽明細」を導入いただきました。

今回は、現在業務で「楽楽明細」を利用されている実務のご担当者様と、管理責任者様のお二方に導入の経緯やその効果についてお話を伺いました。

株式会社田地商店様

発行時期も集中し、作業時間もとられる請求書業務に課題

「楽楽明細」導入前の課題と導入のきっかけを教えていただけますでしょうか。

実務担当者様:帳票を印刷・封筒に入れるような単純作業にとても時間がかかっていました。
部署の人数が少ない中いかにして生産性を上げるかが課題でした。

管理責任者様:請求書等の発行から発送にかかるまでのルーティン作業は誰でもできる業務の割に時期が集中して時間もとられていたので、そこは以前よりアウトソーシング化を検討していました。
その頃にラクスさんの開催しているフォーラムに参加して「楽楽明細」を知りました。
担当者をルーティンワークから開放することで、よりクオリティの高い業務、経営判断に直結した提案や資料を出せる環境を作り出し、担当者の業務効率化とモチベーションのアップに繋げられたらと期待してラクスさんの営業の方と話を進めて行きました。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

実務担当者様:他製品と比べて、お客様向けのマイページがシンプルで分かり易い点が導入の決め手となりました。

管理責任者様:他社さんとも比較しましたが、当社ではすでに「楽楽精算」を導入していて、ラクスさんのサポート力に信頼をおいていたことと、なんとなくですが初期セットアップのイメージが掴めていたこと、郵送代行がお願い出来ること、メールでもWEBでも帳票の確認が出来ることなど、求めている基本的なものが揃っていたことが決め手として大きかったですね。また、コスト面の削減をシミュレートできたことも「楽楽明細」導入の決め手になりました。

月の残業時間が10時間減少!
過去の履歴が一覧で見られるためトラブル防止にも繋がった

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか?

実務担当者様:月の残業時間が約10時間減少しました。
導入前は郵送したかどうかの履歴を確認することができなかったのですが、履歴も追えるようになったので発行の漏れや誤封入などのトラブルがなくなりました。

管理責任者様:社内でも親会社、子会社同士で請求書のやりとりをしていますが、請求書の修正等があった場合、今までは販売管理ソフトの専用用紙をそのたびに使用していてもったいなさを感じていました。WEB発行に切り替わったことでその点のストレスがなくなったのは嬉しいです。
また、今までは請求書等を郵便に出す際に社内の切手在庫が一気に減ってしまっていました。郵便局まで買いに行くのも煩わしかったのですが、「楽楽明細」を導入したことにより切手を買いに行く手間が無くなったので、その点も助かっています。

「楽楽明細」の便利だと感じられている機能はありますか?

実務担当者様:取引先様から帳票の誤りを指摘された際、瞬時に訂正することができるのが便利だと感じています。また、発行の日時が自由に設定できることも便利です。

管理責任者様:帳票のカスタマイズも比較的簡単で、求めているイメージに印刷レイアウトを近づけられたこと、発行ボタンを押すだけで取引先様に即時お届けでき、さらに先方が請求書を確認したかどうかを見てとれることなどは今まで無かったので、便利だなぁと感心しています。

サポート体制は神対応の連続!頼れる強い味方だった

WEB発行への切り替えはスムーズに進みましたか?

実務担当者様:約70%の取引先様にWEB発行へ切り替えていただきました。
新規取引先様にはスムーズに導入していただいていますが、既存の取引先様の中には今までどおり郵送をご希望のところもあります。

管理責任者様:そうですね、まだ改善の余地があるものの、当初の最大目標である60%~70%は達成出来ており満足しています。今の時代ですから、取引先様でも徐々にWEB発行への抵抗もなくなっていくのではないでしょうか。

サポート体制はいかがでしたか?

実務担当者様:不明点があるたびにお電話させていただいておりますが、簡潔で丁寧なサポートでいつも助かっています。

管理責任者様:私が社内で担当部門に対し導入を進言した手前、私自身が初期設定をするのが既定路線でした。導入後の担当へのレクチャーも私の方でさせていただきました。「楽楽精算」導入時もそうでしたが、社内で孤独な戦いをしている気分だった自分としては、「楽楽明細」のサポート担当の方は本当に頼れる強い味方でした。
また、「痒いところに手の届く」という言葉がぴったりな神対応の連続だったと思います。
当時は何度も似たような質問をしてしまったかと思いますが、ある意味どのような些細な事でも質問をしやすい雰囲気をサポート担当の方が維持してくださったからだと思います。大変感謝しています。

「楽楽明細」の導入が今までのやり方を見直す良いきっかけに
今後も業務効率化の向上を図っていきたい

業務効率化について、他にも取り組んでいることはありますか?

管理責任者様:今後、業務のRPA化、入金の消込管理の効率化も図っていきたいと思っています。コストもかかる話なので、費用対効果も考えつつ、他社さんの成功事例などを参考にしながら中期的に戦略を図って行ければと思っています。
最後に、日常業務に忙殺されて業務改革にまで意識が向かわない事は中小企業では多々あると思いますが、そういうところで先進的な他社に遅れをとり、組織力から競争に負けてしまう事になりかねないと常々危機感を抱いています。
なんでもそうですが新たなシステムの導入にあたっては、声をあげ進めてゆく立場の者は時間も含めて生みの苦しみがあって、ある程度成果が見えてくるまでは周囲の理解を得られない事もしばしばあります。「楽楽明細」や「楽楽精算」の導入は、そういう意味では既存の今までのこのやり方が正解であるという色々な常識に疑問を持たせられる良いきっかけになったと思っております。今後とも宜しくお願い致します。

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