ソーシャルワイヤー株式会社様 WEB請求書発行システム「楽楽明細」導入事例

印刷・封入時間の削減はもちろん、
請求書内容のお問い合わせ対応もスムーズに!

ソーシャルワイヤー株式会社様

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事業内容 ニュースワイヤー事業、インキュベーション事業
スタッフ数 単体187名 連結204名(2019年 3月末現在)
導入時期 2018年1月

PR支援サービスとしてプレスリリース配信代行サービス「@Press(アットプレス)」を運営されているソーシャルワイヤー株式会社様。顧客が発表する様々なプレスリリースを、より多くの記事にするため、専任担当者による文章の校正やタイトルの提案、最適な配信先メディア選定を行い配信することで、多くの企業の広報活動を支援されています。
同社では、アットプレスを利用する顧客への請求書発行業務の工数削減のため、2018年1月に「楽楽明細」を導入いただきました。今回は、導入の経緯と効果について、アットプレス運営事務局の後藤様に伺いました。

ソーシャルワイヤー株式会社様

業務が集中する月末月初の負担を少しでも減らしたい

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

請求書発行にかかる工数はもちろん、請求書の紛失・再発行・問い合わせ等の工数を削減したかった、というのが検討のきっかけです。当社ではアットプレスをご利用いただいているお客様へ月間600件程の請求書を発行しているのですが、月末月初はプレスリリース配信のお申込みも多くとにかく忙しい時期なので、毎月の請求書発行業務の負担を少しでも削減できないかと考えていました。請求書内容に関するお問い合わせも多く、請求書到着時期の2日間程はその対応に追われ他の業務が止まってしまうという状況もありましたので、その課題解決のためのシステム、サービスを探すことにしました。

従来のシステムを使いながら「請求書の電子発行」だけできるシステムを探していた

「楽楽明細」をお選びいただいたポイントを教えていただけますでしょうか。

比較サイトで帳票発行システムをいくつか見ましたが、帳票の作成・発行~販売管理・入金管理などの全工程をシステム化するものが多く、帳票の要件や売上管理が複雑な当社では、現在利用している販売管理システムからの乗り換えは難しいと感じていました。

「楽楽明細」は、発行までのフローは従来通りのシステムを使い、「帳票を送る」という部分だけを電子化したい、という当社の要望にマッチした過不足のないサービスでしたので、迷いなく選びました。

90%以上のWEB化に成功
丁寧なサポートで導入もスムーズに

導入時や導入後のサポートはいかがでしたか?

導入までの期間は最短で1~2ヵ月とご案内いただいていましたが、そのくらいで運用を開始することができました。お問い合わせをしてからすぐに製品の仕様について詳しく教えていただき、当社の販売管理システムで作成できるPDF請求書の仕様と「楽楽明細」での顧客の紐づけ方法など、細かく相談に乗っていただいたのでスムーズに導入することができました。

WEB発行への切り替え案内はどのようにされましたか?

弊社のサービスである「アットプレス」は、サービス利用時に会員ページにログインしていただくのですが、そこで「WEB請求に切り替えますよ」という切り換えのご案内をポップアップ表示させるようにしました。合わせて「楽楽明細」の機能を活用し、メールでのご案内もさせていただいたところ、「楽楽明細」の導入直後から90%以上のWEB切り換えに成功しました。

コストと手間の大幅削減を実現
導入してよかったです

導入後の効果や改善されたことを教えていただけますでしょうか

1つは、コストの削減ですね。月間600件程度の請求書の9割以上が電子化したので、その分郵送代や封筒代などを大幅に削減することができました。

もう1つは、請求書関連業務の工数を大幅に削減できたことです。

以前は、毎月請求書の印刷・封入作業をアルバイトの方に半日程手伝ってもらっていましたが、今はその必要もなくなりました。また、お支払いの督促やお問い合わせ対応時には、紙のファイルから該当の請求書を探して対応しなければならなかったので多くの時間をとられていました。「楽楽明細」は過去に発行した請求書を簡単に検索し確認ができるので、その時間が大幅に短縮され、迅速・正確な対応ができるようになりました。以前は請求書の再発行にも時間がかかっていたのですが、「楽楽明細」ではボタン1つで請求書発行のメールを再送できるのもありがたいですね。提供しているサービスの特性上、請求書の発行が年に1回程度のお客様も多く、請求書関連のお問い合わせがどうしても多くなるので、その対応時間が削減されたのは非常に大きいと思っています。

導入してから現在まで問題なく運用できていますし、本当に助かっています。今後ともよろしくお願いします。

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