株式会社テクノル様 「楽楽明細」導入事例

月に6,500件の請求書発行業務を効率化
領収書や支払通知書の発行もWEB化し
経理の「手作業」を減らす

株式会社テクノル様

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事業内容 富士ゼロックス製複合機やプリンタの販売・保守
セキュリティ対策ソフトや各種クラウドサービス等の構築及び保守
従業員数 211名(2020年3月現在)
導入時期 2020年7月

青森県に本社を構え、富士ゼロックス製複合機やプリンターの販売・保守、セキュリティ対策ソフトや各種クラウドサービス等の構築及び保守、イトーキ社他メーカーオフィス家具及び什器販売などを提供されている株式会社テクノル様。企業を取り巻く環境の変化に合わせて、お客様の課題解決に向けた様々なソリューションを提案されています。

株式会社テクノル様

5人が2日がかりで対応していた請求書発行業務を効率化したい

「楽楽明細」導入前の課題や検討のきっかけを教えてください。

弊社では、毎月6,500件程の請求書を発行しています。はがきタイプのシーリング、封書タイプの封緘封入を手作業で行っており、多い時には5人が2日がかりで対応していました。請求書をすぐに受け取りたいというお客様もいらっしゃいましたので、その場合は個別でFAXやメールでの送信作業を行う必要があり、その対応にも手間がかかっていました。

作業量が多く、ヒューマンエラーの発生も懸念され精神的にもつらい作業でしたので、これらを改善するためにシステムの導入を検討しました。

請求書だけでなく支払通知書など各種帳票も発行できるのが魅力

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

いくつかの請求書発行システムを見ましたが、その中で「楽楽明細」を知り、請求書だけでなく、領収書や支払明細など各種帳票も発行できるという点が非常に魅力的だと思いました。
他にも、
・基幹システムとのデータ連携が可能であること
・現行の請求書をそのままの形式でPDF発行できるためお客様にも抵抗なく受け取っていただけること
・発行(弊社)側も受取(お客様)側も操作手順がわかりやすく簡単であること
・コスト面で弊社の意向とマッチしていたこと
・販売実績が豊富であり、セキュリティ面で安心できること
・サポート体制が万全であること
・将来的に、弊社で利用しているRPAツール(WinActor)との連携実績もあること
といった点にメリットを感じ「楽楽明細」を選びました。

作業人数と時間を大幅に削減、リモートワークでも請求書発行ができるように

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか?

今までは4~5人で行っていた作業が2人でできるようになり、経理担当者の作業時間は7時間/月程削減されました。まだ全体の2割のお客様にしかご案内を行っていないので、今後ご案内の対象を増やし、半年後には20時間/月の発行業務時間削減を目標にしています。
また、請求書発行業務がリモートワークでも対応できるようになったことも大きなメリットであると感じています。

「楽楽明細」の便利な機能や使いやすい点を教えてください。

メールアドレス収集機能が便利ですね。請求書発行時の通知先のメールアドレスをお客様ご自身で登録、変更いただくことができるので、作業負荷がかかりません。また、メールでのご案内文、画面上への表示項目など自由にカスタマイズができるので、思い通りに業務を行うことができます。
定期的にバージョンアップもあるため、より使いやすく改善されていくことも期待しています。

分かりやすいサポートで導入もスムーズに

お取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか?

まだすべてのお客様へのご案内は行っておらず、全体の2割にご案内を行っている状況です。「楽楽明細」のサポート担当者の方に、「ご案内は請求書に同封する形が理想的」とのアドバイスをいただき、弊社で作成したご案内チラシを請求書に同封しました。弊社ホームページ内に「楽楽明細」の利用登録ができるページへのリンクを設置し、利用登録をするための手順動画も掲載しました。サポートの方のアドバイスのおかげもあり比較的スムーズに進められたと思います。これからすべてのお客様にご案内を行う予定ですが、時期を見てはがきタイプでのご案内を送付したり、電話でのフォローを行ったりして拡充していこうと考えています。

導入時や導入後のサポートはいかがでしたか?

営業ならびにサポート担当の方は、こちらの質問に的確に答えてくださいました。メールでの回答やお電話でのフォローもいただき、分かりやすく大変助かりました。導入するにあたり不安要素は一切ありませんでした。

各種帳票をWEB化してさらなる業務効率化を図りたい

請求業務のほかに取り組まれている業務効率化はありますか?

「楽楽明細」は、請求書だけでなくほかの帳票発行にも使用できるため、領収書と支払通知書の発行もWEB発行に切り替えようと考えています。経理担当者の手作業を減らすことで、本来の経理業務に専念できる環境を整えていきたいですね。

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