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WEB請求書発行システムによる請求書発行業務効率化の事例

2日半かかっていた請求書発行業務が半日で終了!
安心して使えるのは信頼できるサポート体制があるから

インターネット専門の通販ワインショップ「京橋ワイン」や業務用ワインの卸仕入れ専門店「EVAWINE」を運営されているワインキュレーション株式会社様。2000年の創業以来、「楽しく選んで、美味しく飲もう!」をコンセプトに“物語”と“コストパフォーマンス”に優れたワインを紹介し続けていらっしゃいます。

同社では、請求書作成の業務効率化を目的に2018年4月に「楽楽明細」を導入いただきました。今回は、導入の経緯や効果を企画部の藤田様に伺いました。

ワインキュレーション株式会社 様

 ココロに届くワインショップ「京橋ワイン」

 業務用ワインの卸売り・仕入れ専門店「EVAWINE」

事業内容:ワインの仕入れ・卸売事業、ECサイト運営事業
導入時期:2018年4月

請求書の作成作業に2日半
慣れない単純作業が大きな負荷になっていました

「楽楽明細」導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか

当社はワインのインターネット販売を主な事業としています。もともと個人の方向けの販売がほとんどだったのですが、2年ほど前から法人向けの販売事業を拡大しており、それに伴って「請求書発行」の業務が増えてきました。発行件数はそれほど多くありませんでしたが、出荷データをCSVに出力し、それをExcel形式の請求書にコピー&ペーストして1件ずつ作成。それを印刷、封入、投函していたので、作業に丸一日かかってしまう状況でした。特に、ボジョレーヌーヴォーの解禁にあたる11月は請求書の数も通常の3倍以上となり、発行作業も2日半程かかっていました。一人での単純作業も大きな負荷になっていましたので、業務効率化できるシステムを探し始めました。

「楽楽明細」は請求書レイアウトを自由に設計できるのが魅力

「楽楽明細」をお選びいただいたポイントを教えていただけますでしょうか

「楽楽明細」で一番良いと思ったのは、請求書のレイアウトを自由に設計できる点ですね。当社の請求書レイアウトに合わせて作成したいと思っていたのですが、比較検討していた他社製品では決まった請求書レイアウトでしか運用ができなかったため、「楽楽明細」を選びました。また、営業担当の方に製品のデモンストレーションを見せていただいた際、画面が分かりやすく「感覚的に操作できそうだ」と思えたこともポイントでした。

2日半かかっていた作業時間が半日に!

導入後の効果や改善されたことを教えていただけますでしょうか

以前は、1件ずつ手作業で作成していましたが、今は出荷データのCSVを「楽楽明細」に取り込むだけで請求書を作成できます。そのため繁忙期には2日半もかかっていた請求書の発行作業が、「楽楽明細」導入後には、約半日で終わるようになりました。通常月でも、1日かかっていた作業ですが、今では2時間もかかりません。作業時間が短くなったことも大きいですが、Excelにコピー&ペーストするという単純作業から解放されたことも、私にとってはとても大きな改善ポイントです。

丁寧なサポートで導入時も導入後も安心して利用できる

導入時や導入後のサポートはいかがでしたか?

初めてご訪問いただいた際、営業担当の方に「こういうことをやりたいんです。」と漠然としたイメージをお伝えしたところ、すぐに目的を理解してくださり、具体的な運用と操作イメージをその場で見せていただくことができました。ただ「できますよ。」と言われるだけでは、本当にできるのか導入まで不安だったと思いますが、実際に画面を見せていただいたことで安心して導入することができました。

導入後の設定作業も丁寧にサポートしていただきましたし、運用をしていく中でも不明点は電話で問い合わせればすぐに対応していただけますので、とても安心して利用できています。業務効率化のため、経費精算システムの導入も検討しているのですが、ラクスさんは「楽楽明細」とは別に「楽楽精算」という経費精算システムを提供されていますので、是非サポート力のあるラクスさんのサービスを利用したいなと思っているんですよ。

帳票発行業務の手間をゼロにする楽楽明細

(株)ラクス 楽楽明細担当  
電話受付時間 平日:9:30~18:00