WEB支払通知書発行システムによる業務効率化事例

仕入金額の確定までの作業時間が80%減!
支払通知書(振込通知書)の送付作業も「楽楽明細」で自動化

生活協同組合コープしが様

 Webサイトへ

事業内容 食料品や生活用品の供給事業、共済事業、福祉事業ほか
従業員数 正規職員301人、専属職員88人 ほか
導入時期 2015年7月

“自然・世界とともに発展する生協”をキーワードに、滋賀県で食料品や生活用品の供給事業や共済・福祉事業を展開する生活協同組合コープしが様。同組合では、2014年頃より経理部門における買掛金管理の効率化を検討されていました。その中で、買掛金の計上明細書と支払通知書(振込通知書)のWEB化を目的に、2015年に「楽楽明細」のご導入に至りました。

今回は、「楽楽明細」の導入を担当された経理部門のご担当者様に、導入の経緯や効果についてお話を伺いました。

生活協同組合コープしが様

買掛金管理にかかる膨大な手作業を自動化したい

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

コープしがでは、2014年頃から、買掛金管理の効率化を検討していました。当時は、受発注についてはシステム化が進んでいたものの、仕入とお取引先様の請求書の照合作業は手作業で行っており、20日締めの支払金額の調整が、翌月の10日頃までかかってしまっていました。差異調整に、膨大な作業時間がかかっていたのです。

社内で検討を進めたところ、そのフロー自体に課題があると判断し、今後は支払い予定の金額を事前に仕入れ先と共有し、差異があれば報告してもらうような形に切り替えることになりました。そこで、支払通知書(振込通知書)など様々な帳票をWEB発行できる「楽楽明細」の検討をスタートしました。

導入コストが安く、使い勝手もいい

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

そうですね。生協というのは組合や団体に属していることが多く、他拠点の生協と情報交換をする機会があります。そういった場で、WEB帳票発行システムが便利だという話は耳にしていましたが、使い勝手と金額面の双方の評判のいいものがあまり無く、良いものはないだろうかと探していました。

そこで、縁あってラクスさんから提案を受けたところ、「楽楽明細」は導入コストも安く、使い勝手もよさそうだったので、特に他社製品の比較もせず導入に踏み切りました。

2週間かかっていた買掛金管理の作業が3日に短縮!
支払通知書(振込通知書)送付のWEB化も進める

導入後の効果や、改善されたことを教えてください。

「楽楽明細」の導入前は、仕入とお取引先様の請求書照合作業を手作業で行っており、20日締めの支払金額の調整が、翌月の10日ころまでかかってしまっていました。その業務フロー自体を見直し、支払い予定の金額を「楽楽明細」を通して事前に仕入れ先に通知し、差異があれば報告してもらうような形に切り替えることで効率化を進めました。「楽楽明細」を使い始めてからは、膨大な照合作業が不要になったので、2週間かかっていた仕入確定が3日間で終わるようになりました。

また、別の業務にも「楽楽明細」を展開しました。今まで手作業で送っていた支払い通知(振込み通知)ハガキも「楽楽明細」に切り替えたおかげで、作業時間の削減はもちろん、切手代や印刷費用などのコスト削減も実現しています。受け取り側も「楽楽明細」を通して金額の内訳などがいつでも確認できるので、取引先からの問い合わせも減りました。

社員の手が空くことにより、他の改善業務に時間を使えるようになり、作業時間の短縮以外にも、発行側、受け取り側、双方にメリットを出せています。

取引先の95%をWEB切り替えに成功!

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか?

そうですね、現在では全体の95%のWEB化に成功しています。ごく一部の仕入れ先ではパソコンを使えない所もありましたが、全体としてはスムーズに進みました。
「楽楽明細」は、受け取り側の要望に合わせて、送付方法をメール添付や、WEBページからのダウンロード形式に柔軟に変更でき、メールの送付先も複数設定できるので、取引先には便利に使ってもらえています。

データ連携もレイアウト調整もかんたん!

「楽楽明細」で便利と思われる機能はありますか?

そうですね、一番は、データ連携が簡単なところです。CSVファイルをアップロードすれば作業は簡単に済みますし、帳票のレイアウトもMicrosoft Officeのワードのようなイメージで簡単に変えられるので、発展性を感じます。
現場スタッフからは、お客様からの「パスワードが分からなくなった」といった問い合わせに対し、パスワードの再設定メールを送れる機能が簡単で運用が楽だ、という声も上がっています。

サポートの体制はいかがでしたか?

親切にサポートしていただきました。と言っても、仕組みが簡単だったので、2~3回メールと電話でやりとりしただけで運用に乗りました。本稼働まで1か月しかかからなかったので、正直驚いています (笑)。

今後も「楽楽明細」を様々な業務に役立てていきたいと思っておりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

導入事例集ダウンロード

「楽楽明細」の導入事例集を無料でプレゼントします。

導入事例集

発行件数が月100件~数万件まで、
様々な企業様にご導入いただいています。

無料でもらえる

3分でわかる

「楽楽明細」資料プレゼント

(株)ラクス 「楽楽明細」担当 受付時間 | 平日 9:00~18:00 (土日祝日除く)

  • 資料請求

    3分でわかる!
    「楽楽明細」の製品詳細資料をプレゼント。

  • お問い合わせ・無料トライアル

    機能やコストシミュレーション、導入事例など、お気軽にお問い合わせください。
    実際に操作して体験できる無料トライアルのお申し込みもこちらから。

  • お役立ち資料ダウンロード

    コスト削減や、業務改善の実践的なガイドブックを無料でダウンロードできます。