電子印鑑とは?作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説

2019年6月18日

電子印鑑とは?作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説

1, そもそも印鑑を押印する意義と印鑑の種類

ビジネス上で欠かせない契約書や請求書などには、必ず印鑑が押印されています。ではそもそも、なぜ印鑑を押印しなければならないのでしょうか。欧米などでは、契約を交わすための印鑑の代わりに、サインを行うことが一般的です。しかし、その書類が法的に認められた書類であることを認めてもらうためには、公証人であるノータリー・パブリック(Notary Public)と呼ばれライセンスを持った人の目の前でのサインが必要となります。
一方、日本では契約書や請求書に印鑑を押印するケースが一般的です。自身が住民登録をしている地域の役所などで印鑑の登録を行います。その印鑑が法的に認められている証明として、印鑑証明書が発行されることで法的に認められた印鑑とみなされるのです。
あくまで商習慣上の話ですが、法的に認められた印鑑が押印されていることで「正しい請求書」としての信憑性が高まる効果があります。

なお、日本には「実印」「認印」「シャチハタ印」と数種類の印鑑を使い分けられ、ビジネス上でもさまざまな書類で活用されています。

実印

実印とは先程ご紹介したように役所などで登録した、法的に認められている印鑑のことを指します。実印を必要とする契約などの場面では、場合によってその印鑑が実印であることを証明するため、役所などで発行する印鑑証明書を一緒に提出することがあるでしょう。これによって法的に認められた印鑑が押印された書類とみなされる、重要な役割を持った印鑑です。

また、法人で印鑑登録した印鑑を「代表印」とも呼びます。一般的に丸印が実印として登録され、契約書や公的な申請などの際に活用される印鑑です。

認印

認印は実印とは異なり、役所などに登録していない印鑑です。実印は1人1本の登録のみとなっているため、実印以外の印鑑はすべて認印に分類されます。実印までは必要とならないものの、印鑑が必要な書類や宅配便の受取時に使用する印鑑などでは、認印を用いることが多いでしょう。

なお、見積書や請求書に押印される印鑑に、実印を押印しなければいけないという決まりはありません。そのため、認印である会社印(角印)を押印することが主流となっています。

シャチハタ印

シャチハタ印は朱肉を必要としない、インクが内蔵されている印鑑のことを指します。シャチハタ印は大変便利ではありますが、使用されるインクは消えやすく、大量生産のゴム印であることが大半です。そのため、印象も力加減で変化してしまう恐れもあるので実印とは認められません。

また、シャチハタ印は認印に分類されますが、インクが消えやすく印象が変化しやすい理由から、シャチハタ印では認められないケースも少なくないでしょう。例えば区役所に提出する書類や会社に提出する書類などでは、シャチハタ印以外の認印の押印が求められます。

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2, 電子印鑑とは

近年、インターネットが普及したことから電話やFAX、郵便などに代わり、パソコンを利用したメールやWEB上での取引が頻繁に行われるようになりました。メールやWEB上での取引は、パソコンなどの端末とインターネット環境さえあれば、どこにいても取引が行える高い利便性があります。またタイムラグが少ないことからも、見積書や請求書などの書類を、メールやWEB上で相手先に提出する傾向が多く見受けられるようになりました。

このようにインターネットを介した取引で活躍するのが、電子印鑑です。これは、会社印などの印鑑をデータ化したものとなります。電子印鑑を使用しない場合は印刷した書類に印鑑を押印し、押印された書類をスキャンしてデータ化。このデータをPDFファイルに変換することで、相手先に提出することが可能です。なお、押印が必要とされる書類をデータ化するまでには、数々の工程を踏まなければなりません。

しかし電子印鑑を使用すれば、ExcelやWordなどで作成した見積書や請求書に直接、電子印鑑のデータを貼り付けられます。そのため、印刷を行って押印、スキャンする工程が一気にはぶけるため、大変便利であり業務効率が高まるでしょう。

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3, 電子印鑑の法的効力とは

電子印鑑を必要とするデータ化した書類は、平成17年4月1日から「e-文書法」(いーぶんしょうほう)が施行されたことにより、商法や税法で提出が必要である文章を一部「電子化が可能な文書」として認められるようになりました。以下が、経済産業省で掲示されている「電子化が可能な文書」の一部となります。

  • 見積書
  • 納品書
  • 検収書
  • 請求書
  • 領収書
  • 注文書
  • 契約書
  • 送り状
  • 振替伝票 など

▼出典:経済産業省「電子化が可能な文書」
https://bit.ly/2MUK5oz

電子印鑑は電子証明書を申請する必要がある

電子印鑑を登録して電子証明書を発行することで、電子印鑑にも実印と同様に法的効力が認められるようになります。この電子証明書の申請は、個人・法人のいずれでも可能です。法人の場合には電子証明書の申請によって、印鑑証明と同じ法的効力を持った電子証明書をダウンロードすることが可能となります。

一度、登記所へ出向いて(郵送も可)申請し、最短3カ月、最大27カ月の有効期間の手数料を支払うことで、電子証明書を何度でもダウンロードできるようになります。また、届け出の必要がない認印は電子印鑑でも同様であり、電子印鑑のデータを作成すれば認印として使用可能です。

▼出典:法務省HP「電子証明書取得のご案内」
https://bit.ly/1Ms2RJi

▼出典:首相官邸HP 「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」
https://bit.ly/31Ddtmr

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4, 印影と電子印鑑の違い

電子印鑑には、「押印した印影画像データの印鑑」と「印影データに印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれている印鑑」の2種類が存在します。

印影とは、主に印鑑を押した紙に映る文字のことを指します。その印影をそのままデータ化した電子印鑑と、電子データである書類が存在した時刻に、確実にその電子印鑑が存在することを証明するシステムであるタイムスタンプが取り込まれた電子印鑑があります。電子データ上の書類は安易に改ざんできてしまうため、タイムスタンプを含む電子印鑑を押すことで「書類の内容が改ざん(変更)されていない」ことを証明可能です。

5, 印影と電子印鑑の違い

では、それら電子印鑑はどのように作成するのでしょうか。前述でご紹介した、2種類の電子印鑑の作り方についてご紹介しましょう。

印影データのみの電子印鑑

印影データのみの電子印鑑は、下記の方法で作成することが可能となります。

  • 印影をスキャンして画像化する
  • フリーソフト、WEB上で作成する
  • 印影画像をネットで購入する

タイムスタンプ情報などが組み込まれている電子印鑑

印影データに印鑑の持ち主や作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑を作成する方法は以下の通りです。

  • 有料ソフト、WEB上で作成する

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6, wordやexcelで使える電子印鑑

電子印鑑を利用する多くの書類は、WordやExcelで制作されます。そのため、電子印鑑はWordやExcelで使えるものを作成しなくてはなりません。また、書類をデータ化あるいは印刷したときに、印影がはっきりと鮮明にわかる電子印鑑が必要です。

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7, 電子印鑑を利用する際の注意点

電子印鑑を利用する際には、以下の注意点に気をつけましょう。

2種類の電子印鑑の使い分け

電子印鑑には「印影データのみの電子印鑑」と「印影データに印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑」があり、それぞれの特徴を理解して電子印鑑を使い分けることが必要です。

「印影データのみの電子印鑑」は、パソコンで打ち出せる文字をそのままデータ化しただけの場合も多く見られます。その場合、不特定多数の人が同じ電子印鑑を作成することができるため、認印の役割として使用しましょう。
一方、「印影データに印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑」は個々に暗号化されたデータを組み込んで作成されます。そのため信頼における電子印鑑に位置づけられ、実印として電子印鑑証明を発行可能な電子印鑑です。

電子印鑑のセキュリティーと安全性

「印影データのみの電子印鑑」は印影があれば容易に復元できるため、セキュリティーや安全性には欠けてしまいます。例えばExcel上で電子印鑑のデータを貼り付け、セキュリティー対策として一度用紙に印刷。それから再びデータ化して相手先に提出したとしても、やはり印影をスキャンすることは可能となってしまいます。

一方で「印影データに印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑」は、電子印鑑の持ち主の情報やタイムスタンプ情報が組み込まれているため、セキュリティーや安全面に優れた電子印鑑です。

相手先の対応

電子印鑑を使用してデータ化・WEB化した書類で取引する場合には、相手先の理解が必須です。近年ではインターネットが普及し、インターネットを介した取引も頻繁に行われています。しかし、まだまだビジネス上では書類(原本)を必要とするスタイルが主流でしょう。そのため、相手先がデータ化・WEB化した書類を受け取ることができない場合もあり、電子印鑑の使用、また書類のデータ化・WEB化には事前に相手先の承諾を得なければなりません。

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8, 無料で使える電子印鑑作成ソフト10選

電子印鑑は、専用ソフトを用いることで作成可能です。ここで「印影データのみの電子印鑑」と「印影データに印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑」について、それぞれ作成ソフトをご紹介しましょう。

「印影データのみの電子印鑑」の作成

以下では、認印として使用が可能な電子印鑑の作成ができるソフトをご紹介します。

1.Web印鑑

http://www.hakusyu.com/webmtm/
会員登録することなく、無料で個人使用・企業内での使用が可能な印鑑を作成できます。ただし、商業使用(実際の印章の版下にして使用するような行為)は禁止となるので注意が必要です。

2.手作りはんこ作成ツール(日本郵政グループ)

https://bit.ly/2U9mWgE
年賀状はがきでもおなじみの、郵便局が展開するはんこ作成ツールです。会員登録することなく、無料で電子印鑑や写真を印鑑にすることができます。LINEにも使用できるはんこが作成できるため、遊び心に溢れたはんこも作成できるでしょう。

3.クリックスタンパー

https://bit.ly/2Rl7FcA
フリーソフトをダウンロードすることで、ビジネスで使用する角印や丸印、マル秘印、観覧印の電子印鑑を作成可能です。

4.クリップスタンプ

https://bit.ly/2Ipuadz
フリーソフトをダウンロードすれば、無料で自由に電子印鑑をデザインできます。電子印鑑データをExcelやWordにそのまま貼り付けることができるために、大変便利です。

5.クリックスタンプ

https://bit.ly/2KYbO4U
フリーソフトをダウンロードすれば、無料で電子印鑑が作成できます。自動でその日の日付を電子印鑑に取り込むことができる、とても便利です。また、ExcelとWordに使用できるため、幅広いシーンに活用できるでしょう。

6.エクセル電子印鑑

https://bit.ly/2W2dfFo
フリーソフトをダウンロードすると、Excelのアドイン(右クリックして表示されるメニュー)に表示されます。そのため、Excelを主に使用するユーザーにおすすめです。日付入りの電子印鑑を作成することができ、オリジナルな印面を作成できます。

7.電子三文判

https://bit.ly/2x1FBBE
200の苗字の印影データの中から、自分の苗字を選択するスタイルのツールです。フリーソフトをダウンロードすることで、無料で電子印鑑を作成することが可能となります。

8.電子印

https://freesoft-100.com/review/denshiin.html
フリーソフトを無料ダウンロードすることで、会社名、部署、名前が入ったデーターネーム(日付印)を作成することが可能です。

9.パパッと電子印鑑free

https://bit.ly/2Zu80fQ
フリーソフトを無料ダウンロードすることで、4種類の電子印鑑を作成することが可能となります。有料バージョンも用意されているので、必要に応じてコースを選択してください。

「印影データに印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑」の作成

10. Adobe Acrobat Reader DC

https://get.adobe.com/jp/reader/
電子印鑑などで活用が可能なデジタルID「Self-Sign ID」を取得することで、無料ソフトで作成した電子印鑑に「印影データに印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報」を加えられます。なお、フリーソフトで作成した印影データに追加で情報を取り込んでいるだけのため、セキュリティーや安全面では劣ってしまうでしょう。しかし、PDFの改ざん防止が可能となります。

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9, ツールを使わずに印鑑を作成する方法

無料・有料ツールを利用することなく、Wordで印影を作成することも可能です。ただし、あくまで印影を作成するため、認印として利用するものとなります。作成の方法は以下の通りです。

  1. Wordで苗字を縦に入力する
  2. 苗字のフォント・色(基本赤系)、適応サイズに変更する
  3. 図形から丸枠を選択し、苗字とのバランスを考えながら、印影になるように調整する。
  4. それらをグループ化することで固定され、印影が完成。
  5. 完成した印影を選択して右クリック、「図として保存」、「PNG形式」で保存することで、何度でも印影を利用することが可能。

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WEB帳票発行システム楽楽明細の電子印鑑の取扱い

楽楽明細は請求書や見積書、領収書など、ビジネスで必要となるあらゆる書類帳票をWEB発行するシステムです。会社印のデータを一度登録すれば、印影をあらゆる書類帳票に反映できます。昨今はインターネットが普及し、WEB上で取引を行う需要がますます増えていく傾向にあるでしょう。そのため、電子印鑑はビジネス上でも大変重要なものと言えます。電子印鑑を使用したWEB帳票発行システム「楽楽明細」のご利用をご検討の際は、お気軽にご相談ください。

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