請求書の電子化とは？メリットやデメリット、導入のポイント

更新日：2025年1月30日

請求書の電子化とは？

初めに、請求書の電子化の基礎知識を確認してみましょう。請求書の電子化とは、請求書をPDFなどのファイル形式で電子データとして発行することです。従来は紙媒体で発行していた請求書を、専用の発行サービスを利用して、システム上で作成します。

電子化した請求書は、メール・WEBサイト・クラウドなどのシステムを経由して取引先へ送ります。このように電子化された請求書は、「電子請求書」と呼ばれます。

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請求書の電子化が進む背景

請求書の電子化が進む背景として、「電子帳簿保存法の改正」「郵便料金の値上げ」「インボイス制度の開始にともなう経理業務の負担増加」などが挙げられます。ここでは、それぞれの理由を解説するので、請求書の電子化に取り組む大切さを改めて確認してみましょう。

電子帳簿保存法の改正

「電子帳簿保存法（電帳法）」とは、平成10年（1998年）に施行された、会計帳簿・決算書・請求書・領収書などの国税関係帳簿書類の電子保存について定められた法律です。こちらの法律では、事務処理で書類を電子データとして保存する際に必要な手続きや要件が詳細に定められています。

近年は、社会のデジタル化などを背景に、電子帳簿保存法の改正が行われました。財務省では、法改正の目的を「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上※」としています。令和4年（2022年）1月1日から施行された改正電帳法では、改正のポイントは主に以下の2つとなっています。

引用：財務省「令和3年度税制改正　6 納税環境整備」

① 電子データ保存の義務化

令和6年（2024年）1月1日から、電子データとして受領した請求書は、電子請求書のままでの保存が完全義務化されています。受領者が電子データ保存をする際は、「可視性」と「真実性」を確保できる方法で文書管理する必要があります。具体的には、「モニターや操作説明書を備え付ける」「日付・金額・取引先で検索できるようにする」「訂正削除による改ざんを防止する仕組みを作る」といった対応が求められます。

② 手続きの簡略化と要件緩和

改正により、税務署長の事前承認が不要になり、タイムスタンプ付与や要件を満たすシステムの利用で電子保存が可能になりました。これにより、発行側・受取側ともに電子請求書を導入しやすくなったといえるでしょう。

郵便料金の値上げ

2024年10月1日（火）から、封筒（郵便封書）の郵便料金は84円から110円に引き上げられました。紙で請求書を発行している場合、コスト上昇は避けられません。こういった背景から、郵送費用がかからない「電子請求書」を導入する企業が増えています。

関連記事：「【2024年】郵便料金値上げの内容は？企業への影響と対策方法」

インボイス制度の開始にともなう経理業務の負担増加

令和5年（2023年）10月1日からインボイス制度が開始されました。これにともない、買手側の企業は仕入税額控除のためにインボイス（適格請求書）を保存しなければなりません。一方、売り手側の企業はインボイス発行事業者として登録を受け、課税事業者として消費税を申告する必要があります。経理担当者の業務が煩雑化することを防ぐために、請求書の電子化をはじめとした業務効率化の施策に取り組むことが重要です。

請求書の電子化によるメリット

請求書を電子化するメリットとしては、発行側、受領側でそれぞれ以下が挙げられます。

発行側のメリット①：印刷・封入・発送の手間を削減できる

紙の請求書発行には、以下のような手間と時間がかかります。

請求書を電子取引に切り替えることで、これらの手間を大幅に削減できる可能性があります。請求書発行システムを使って電子化する場合は、請求データをシステムにアップロードするだけで請求書が作成され、数クリックで送信できるケースが多いです。

発行側のメリット②：発行済みの請求書が検索しやすく再発行や修正依頼にすぐ対応できる

発行済みの請求書は、電子請求書発行システム内で一元管理されているため、検索機能を使えば誰でも検索・閲覧できます。システム導入後は、再発行や書面の修正が必要になった際、すぐに対応することができます。

請求書を再発行する際の手順や注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：「請求書を再発行して欲しいと言われた！そんな時はどう対応したらいい？再発行時の注意点もご紹介」

発行側のメリット③：郵送費や資材費など、請求書発行にかかる経費が0円になる

前述の通り、請求書の発行業務には膨大な事務作業が発生します。経理担当の時間がこれらの作業に圧迫されると、コア業務以外の部分で人件費が発生することになります。

さらに、紙を調達したり印刷をしたりすると紙代やインク代のコストがかさみ、加えて郵送代もかかることになります。郵便料金が値上げされると、その度に負担増加が懸念されるでしょう。請求書の電子化により、これらのコストを大幅に削減できます。

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受領側のメリット①：発行当日に請求書を受け取ることができる

電子請求書は、メール添付やWEBからのダウンロード形式で速やかに授受できます。郵送のようにタイムラグがなく、発行されてから即座に受け取れるのが特長です。

近年は郵便法改正により、土曜日の普通郵便（手紙・はがき・ゆうメール）が廃止され、請求書を発送してから届くまでの期間が長くなりました。例えば、「月次決算の都合上、第1営業日には請求書が手元に届いている必要がある」などといった企業にとっては、大きなメリットになるでしょう。

受領側のメリット②：過去の請求書をいつでも確認できる

電子化された請求書は、ファイルデータとして物理的な場所を取らずに格納できます。書類の仕分けやファイリングの作業は不要です。また、電子請求書は紙の書類に比べて検索性に優れるため、過去の請求書を確認するのに手間がかかりません。請求業務にかける作業時間の短縮にもつながります。

受領側のメリット③：社内で情報共有がしやすくなる

電子データで受け取った請求書は、複数の経理担当者が確認できる点もポイントです。請求書のデータをシステム上で一元管理するので、閲覧や検索がスムーズになります。経理業務のDX化によって、業務の属人化の課題を解決し、社内の情報共有を強化しやすくなるのがメリットです。

このように、請求書の電子化にはさまざまなメリットがあります。もちろん、電子請求書発行システムの導入検討や、紙から電子に切り替わることを取引先に説明し受け入れてもらうための手間は必要になります。それでも、長い目で見ると請求書を電子化することのメリットは非常に大きいといえるでしょう。

請求書の電子化によるデメリット

請求書の電子化にはメリットだけでなくデメリットもあります。ここからは請求書の電子化にともなうデメリットとして導入前に知っておくべきポイントをご紹介します。

発行側のデメリット①：電子化の受け入れが難しい取引先もいる

取引先の中には、電子請求書ではなく「郵送で送ってほしい」「FAXで送ってほしい」という企業が一定数存在します。そこには、顧客先に請求書を直接届けることによって次の商談につなげたいという営業観点での理由があるかもしれません。

そのような事情はどの企業でも少なからずあります。100%の電子化は難しいかもしれませんが、電子化すれば大部分のケースで業務負担を大幅に軽減できるでしょう。また、電子請求書発行システムによっては、郵送（郵送代行）やFAXなど取引先によって送付方法を使い分けられる機能を備えているものもあります。

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発行側のデメリット②：社内の業務フローの見直しが必要

電子請求書発行システムの導入を進めるには、既存の業務フローの見直しが必要となる企業が多いでしょう。システム導入によって手入力が不要になるなど、自動化される業務も多くあります。そのため、新たに社内ルールを作成し、システムに合わせて運用しやすい業務フローを整備していく必要があります。

発行側のデメリット③：導入・運用コストが発生する

請求書の電子化には、電子請求書発行システムの初期費用のほか、月額費用などの運用コストが必要となります。もし、予算以上のコストが想定される場合は、IT導入補助金などの活用を検討することをおすすめします。

請求書の電子化が実現されれば、今までの人件費・印刷費・紙代・切手代・封筒代などの経費が削減されます。それだけでなく、業務効率化により作業時間が短縮されれば、空いたリソースを別の業務に充てることが可能です。長期的には社内全体でのコスト削減につながるケースが多いでしょう。

受領側のデメリット①：社内の業務フローの見直しが必要

紙で受け取っていた請求書を電子請求書に変更する場合、受領側も従来の業務フローを見直す必要があります。具体的には、電子請求書の受領・確認・保管方法を新たに整備することや、社内システムとの連携を検討する必要が生じます。また、従業員への新しいフローの周知や教育が求められるため、初期導入時に一定の時間と労力がかかる可能性があります。

請求書を電子化するときによくある疑問や注意点

請求書を電子化する際、多くの経理担当者の方が抱えている疑問とその回答をご紹介します。また、電子化で注意したいポイントも解説します。

請求書の電子化は義務化された？

電子データで受け取った請求書などの書類については、2024年1月から電子保存が完全に義務化されています。なお、紙で受け取った書類の保管については電子化が義務化されていません。詳しくは以下の記事で解説しています。

関連記事：「請求書の電子化は義務化された？デジタル化を進める方法やメリット」

電子化した請求書に印鑑は必要？

紙と電子のいずれのケースでも、原則として請求書に押印する義務はありません。ただし、企業間の商習慣や会社のルールとして印鑑が必要なこともあるので、場合に応じて検討するとよいでしょう。もし電子請求書に押印するなら、電子印鑑を導入する方法や、元データであるエクセルなどに印鑑の画像データを貼り付ける方法が一般的です。

請求書の印鑑に関しては、以下の関連記事で解説しています。

関連記事：「請求書に印鑑は必要？印鑑の種類や電子印鑑の法的効力についても解説」

電子化した請求書の保存期間は？

電子化した請求書の保存期間は、紙の請求書と同様になります。原則として、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間にわたり保存しましょう。

請求書・請求書控えの保存期間について、以下の記事でさらに詳しく解説しています。

関連記事：「請求書・請求書控えの保存期間は？保存の必要性や守るべきルールも解説」

スムーズに請求書の電子化を進めるために重要なことは？

請求書を電子化するにあたり、事前に取引先の企業に情報を周知し、了承を得る必要があります。そのためにも、前もって取引先へ電子化の案内文を送り、自社の意思を明確に伝えましょう。電子化をスムーズに進めるための方法や取引先への案内の仕方は以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：「請求書を電子化するやり方は主に2つ！データ化の進め方や注意点」
関連記事：「請求書の電子化依頼メールの書き方｜取引先への伝え方のポイント」

電子化した請求書の送付方法

請求書を電子化した場合、以下の送付方法の選択肢があります。取引先とのやり取りを効率化するために、それぞれの送付方法を確認しておきましょう。

メールにファイルを添付して送付する

メールに請求書のファイルを添付して送る方法です。使い慣れた電子メールのツールで簡単に請求書を送れます。ただし、手軽である反面、一度に多くの請求書を送付する場合は宛先間違いなど誤配信のリスクがあるのが注意点です。

WEBサイト上にアップロードして送付する

無料のファイルストレージサービスなどのプラットフォームを利用する方法です。請求書データをWEBサイトにアップロードし、発行されたダウンロード用URLを相手に送ることで送付できます。ただし、一定期間が過ぎると過去の請求書データが削除される可能性があるため注意しましょう。

電子請求書発行システムで送付する

電子請求書発行システムを導入すれば、請求書の過去の請求書データを一元管理できるため、再発行や修正もスムーズに対応できます。さらには、作成から送付まで自動で行えるため、誤送付のリスクを抑えられます。

請求書の送付方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。

関連記事：「請求書の送り方は？形式ごとの送付方法やマナー、よくある疑問」

電子請求書発行システムを選ぶ際の5つのポイント

電子請求書発行システムを導入する際には、どのような部分にフォーカスして選べばよいのでしょうか。選び方のポイントをご紹介します。

ポイント①：システムの対応範囲を確認する

電子請求書システムは、請求書の作成・送付以外にも多くの機能を兼ね揃えています。例えば、見積書や納品書など他の帳票類の作成や、会計システムとの連携などの機能が挙げられます。対応できる範囲を確認し、自社の業務フローに見合うシステムを選びましょう。

ポイント②：改正後の電子帳簿保存法やインボイス制度に対応している

請求書の発行・原本控えの保管における法要件を満たすために、改正後の電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した電子請求書システムであることが必要です。

ポイント③：セキュリティ対策が万全

電子請求書はテレワークで扱える手軽さがあります。一方でWEB上での運用となりますので、セキュリティが脆弱な場合は社外からの不正なアクセスの標的になり得ます。

そのため、セキュリティ面を万全に対策している電子請求書システムを選ぶことが重要です。もし、心配な場合は社内のシステム担当者や、インターネットセキュリティの専門家などにアドバイスを受けならシステムの選定を進めることをおすすめします。

ポイント④：クラウド型サービス

クラウド型の電子請求書システムであれば、導入費用を安く抑えられる傾向があります。また、法改正への対応やセキュリティ強化などのバージョンアップが多く、常に最新の機能を利用できるサービスも多いでしょう。

ポイント⑤：サポート体制

スムーズに導入して安定的な運用に乗せるには、電子請求書システムを提供する企業からのしっかりとしたサポートを受ける必要があります。不慣れな社員も一定数存在することを想定し、導入時や将来的なサポート内容を確認するようにしましょう。

このような5つのポイントを押さえておけば、数ある電子請求書システムの中から自社が選ぶべきシステムの具体像が見えてくるでしょう。まずはいくつかのサービス提供元から資料を取り寄せてみるなど、比較検討してみることをおすすめします。

関連記事：「電子請求書発行システムとは？導入メリットとおすすめのシステム20選」

請求書を電子化するなら「楽楽明細」にお任せ！

ここまで、請求書の電子化に関する情報をお伝えしました。近年は、法律の改正や郵便料金の値上げなどを背景に、紙の請求書でのやり取りを見直す企業が増えています。複雑な法対応の負担を抑え、印刷・三つ折り・封入・郵送の作業にともなうコストをなくすには、専用のシステムを導入すると効果的です。

なかでもおススメのシステムはシェアNo.1※の電子請求書発行システム「楽楽明細」です。「楽楽明細」は簡単操作で請求書を電子化できるため、従来の紙の請求書で発生していた印刷・三つ折り・封入・郵送作業の手間を削減し、経理部門の業務効率化を実現します。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド帳票発行サービスの市場の実態と展望」
（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）における「売上シェア」、「導入社数シェア」第1位

「楽楽明細」の特長

① 使いやすい

請求データをシステムにアップロードするだけで、請求書を自動作成し、ボタンをクリックするだけで送付します。WEBからダウンロード・メール添付・郵送代行・FAXなどのさまざまな送付方法を選択でき、取引先ごとの要望へ柔軟に応えられます。

② 手厚いサポート体制

システムの導入から運用まで、サポートスタッフが丁寧にフォローいたします。経理担当者の方が業務システムに不慣れな場合でも、安心してご利用いただけるサポート体制が整えられています。初めて電子請求書に切り替える企業様もお気軽にご相談ください。

③ 法改正に対応したシステム

「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」に対応しています。システムを導入することで、法律の要件に則って請求書を電子化することが可能です。電子帳簿保存法への対応に関して、JIIMA認証※を取得しているので、企業様側で要件を個別にチェックしていただく必要はございません。

請求書の電子化で業務効率化！「楽楽明細」導入の成功事例

① 東急リバブルスタッフ株式会社様の事例

東急リバブルスタッフ株式会社様では、請求書の発行業務を全て一つ一つ手作業で行っており、印刷から封入に時間がかかっていました。その中で「楽楽明細」を導入した結果、 時間のかかっていた印刷から封入までの時間がゼロになり、作業時間の削減に繋がりました。また、手作業が減少し、結果としてヒューマンエラーも少なくなったため無駄なリカバリー時間の削減にも繋がりました。
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② GMOソリューションパートナー株式会社様の事例

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