請求書の電子化とは?メリットやデメリット、導入のポイント

請求書の電子化とは?メリットやデメリット、導入のポイント

近年は、オンラインで仕事がしやすくなり、出社せずに働けるテレワーク(在宅勤務)が普及しています。それに伴い、紙の書類がデータ化され、ペーパーレス化や脱ハンコの流れが進んできました。 また今後は、郵便料金が値上げによってこれまで以上に紙でのやり取りを見直す企業が増えると予想されます。

そこで本記事では、請求書の電子化について「具体的にどのように実施するのか?」「なぜ注目されているのか?」「電子化するときの注意点は?」といった経理担当者の方が抱える疑問や悩みを解消していきます。請求書を電子化するメリット・デメリットから、請求書の電子化に役立つシステムまでご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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請求書の電子化とは?

初めに、請求書の電子化の基礎知識を確認してみましょう。請求書の電子化とは、請求書をPDFなどのファイル形式で電子データとして発行することです。従来は紙媒体で発行していた請求書を、専用の発行サービスを利用して、システム上で作成します。

電子化した請求書は、メール・WEBサイト・クラウドなどのシステムを経由して取引先へ送ります。このように電子化された請求書は、「電子請求書」と呼ばれます。

【ポイント】

請求書は電子化しても紙の請求書と同等の効力を持ちます。電子請求書をはじめとした電子帳票は、法的に有効な書類として使用できます。

請求書の電子化が進む背景

請求書の電子化が進む背景として、「電子帳簿保存法の改正」「郵便料金の値上げ」「インボイス制度の開始にともなう経理業務の負担増加」などが挙げられます。ここでは、それぞれの理由を解説するので、請求書の電子化に取り組む大切さを改めて確認してみましょう。

電子帳簿保存法の改正

「電子帳簿保存法(電帳法)」とは、平成10年(1998年)に施行された、会計帳簿・決算書・請求書・領収書などの国税関係帳簿書類の電子保存について定められた法律です。こちらの法律では、事務処理で書類を電子データとして保存する際に必要な手続きや要件が詳細に定められています。

近年は、社会のデジタル化などを背景に、電子帳簿保存法の改正が行われました。財務省では、法改正の目的を「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上※」としています。令和4年(2022年)1月1日から施行された改正電帳法では、改正のポイントは主に以下の2つとなっています。

引用:財務省「令和3年度税制改正 6 納税環境整備

① 電子で受け取った書類は、電子データのまま保存することが義務付けられた

令和6年(2024年)1月1日から、電子データとして受領した請求書は、電子請求書のままでの保存が完全義務化されています。受領者が電子データ保存をする際は、「可視性」と「真実性」を確保できる方法で文書管理する必要があります。具体的には、「モニターや操作説明書を備え付ける」「日付・金額・取引先で検索できるようにする」「訂正削除による改ざんを防止する仕組みを作る」といった対応が求められます。

② 電子保存のための手続きが簡略化され、保存要件が緩和された

令和4年(2022年)1月1日施行の改正電帳法では、データを電子的に保存するための法的要件が緩和され、電子化を進めやすくなりました。具体的には、税務署長の事前承認制度が廃止となり、最低限の保存要件を満たす電子帳簿でも電子保存が可能となっています。これにより、発行側・受取側ともに電子請求書を導入しやすくなったといえるでしょう。

郵便料金の値上げ

郵便料金の見直しにより、請求書の郵送で発生する経費の負担が上がります。2023年の12月に提出された郵便料金の値上げ案を情報通信行政・郵政行政審議会が諮問し、2024年3月に承認しました。こういった背景から、郵送費用がかからない「電子請求書」に注目が集まっています。

【値上げの内容】

25g以下:84円→110円(31%値上げ)
50g以下:94円→110円(17%値上げ)
はがき:63円→85円(35%値上げ)

電子請求書発行システム「楽楽明細」を提供する株式会社ラクスが行った調査結果(※)によると、郵便料金の値上げにより、多くの企業の請求書発行業務における費用負担が増加すると見込まれ、電子請求書発行システムなどによるデジタル化のニーズが高まると予想されています。

※出典:株式会社ラクス「請求書発行を「紙で印刷、封入し、郵送している」企業は77.1% 郵便料金値上げによりコストアップや顕在化する課題への対応が急務に

インボイス制度の開始にともなう経理業務の負担増加

令和5年(2023年)10月1日からインボイス制度が開始されました。これにともない、買手側の企業は仕入税額控除のためにインボイス(適格請求書)を保存しなければなりません。一方、売り手側の企業はインボイス発行事業者として登録を受け、課税事業者として消費税を申告する必要があります。経理担当者の負担増加に備えて、請求書の電子化をはじめとした業務効率化の施策に取り組むことが重要です。

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請求書の電子化によるメリット【発行側・受領側】

続いて、請求書を電子化するメリットを「発行側」「受取側」それぞれの観点から詳しく見ていきましょう。

請求書発行側

請求書発行側が電子化するメリットとしては、以下の3つが挙げられます。電子化によって発行の工数やコストを大幅に削減できます。

・メリット①:印刷・封入・発送の手間を削減できる

紙の請求書発行には、以下のような手間と時間がかかります。

【紙の請求書発行フロー】
  • 紙に取引情報を印刷
  • 請求書を1枚1枚三つ折りにし、宛名ラベルを貼った封筒へ封入
    ※人的ミスで誤って他社の情報を封入してしまうと、機密情報や個人情報の流出リスクがあるので注意が必要。
  • 切手を貼って郵便局に持ち込み
    ※2018年7月1日より、郵便物の集荷廃止にともない、持ち込みの負担が増している。
  • 発行作業完了

請求書を電子取引に切り替えることで、これらの手間を大幅に削減できる可能性があります。請求書発行システムを使って電子化する場合は、請求データをシステムにアップロードするだけで請求書が作成され、数クリックで送信できるケースが多いです。

メリット②:発行済みの請求書が検索しやすく再発行や修正依頼にすぐ対応できる

発行済みの請求書は、電子請求書発行システム内で一元管理されているため、検索機能を使えば誰でも検索・閲覧できます。システム導入後は、再発行や書面の修正が必要になった際、すぐに対応することができます。

請求書を再発行する際の手順や注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事:「請求書を再発行して欲しいと言われた!そんな時はどう対応したらいい?再発行時の注意点もご紹介

メリット③:郵送費や資材費など、請求書発行にかかる経費が0円になる

前述の通り、請求書の発行業務には膨大な事務作業が発生します。経理担当の時間がこれらの作業に圧迫されると、コア業務以外の部分で人件費が発生することになります。

さらに、紙を調達したり印刷をしたりすると紙代やインク代のコストがかさみ、加えて郵送代もかかることになります。郵便料金が値上げされると、その度に負担増加が懸念されるでしょう。請求書の電子化により、これらのコストを大幅に削減できます。

以下のリンクでは、請求書電子化によるコスト削減効果をざっくり試算できる資料を無料配布していますので、興味のある方は参考にご活用ください。

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※上記資料は、予告なく公開終了することがあります。

請求書受取側

請求書受取側のメリットとしては、以下の3つが挙げられます。取引先や社内の連携が強化され、効率的な管理を実現可能です。

メリット①:発行当日に請求書を受け取ることができる

電子請求書は、メール添付やWEBからのダウンロード形式で速やかに授受できます。郵送のようにタイムラグがなく、発行されてから即座に受け取れるのが特長です。

近年は郵便法改正により、土曜日の普通郵便(手紙・はがき・ゆうメール)が廃止され、請求書を発送してから届くまでの期間が長くなりました。例えば、「月次決算の都合上、第1営業日には請求書が手元に届いている必要がある」などといった企業にとっては、大きなメリットになるでしょう。

メリット②:過去の請求書をいつでも確認できる

電子化された請求書は、ファイルデータとして物理的な場所を取らずに格納できます。書類の仕分けやファイリングの作業は不要です。また、電子請求書は紙の書類に比べて検索性に優れるため、過去の請求書を確認するのに手間がかかりません。請求業務にかける作業時間の短縮にもつながります。

【コラム:e文書法と電子帳簿保存法】

平成17年(2005年)に施行されたe-文書法により、紙で受け取った書類をスキャンして電子データで保管することが認められました。電子データで保管する場合は、紙の書類を保管する必要はありません。

e-文書法施行前は電子データでの保管が認められておらず、7年間は紙での保存義務がありました。経費と手間の面で大きな負担になっていたので、多くの企業が電子保管に切り替えました。

ただし、それでも紙保存から電子保存への変更を希望する3ヶ月前に申請し税務署長の許可を得る必要があるなど、依然電子化へのハードルは高い状況にありました。令和4年(2022年)1月1日の子帳簿保存法改正ではその申請も廃止され、さらに保管の要件も緩和されることになりました。

書類の電子化に取り組みやすい環境が徐々に整ってきましたので、今後はより電子化の流れが加速していくことが予想されます。

※詳しい情報は顧問税理士や自社の法務部門に確認してください。

参考:国税庁「電子帳簿保存法の概要

メリット③:社内で情報共有がしやすくなる

電子データで受け取った請求書は、複数の経理担当者が確認できる点もポイントです。請求書のデータをシステム上で一元管理するので、閲覧や検索がスムーズになります。経理業務のDX化によって、業務の属人化の課題を解決し、社内の情報共有を強化しやすくなるのがメリットです。

このように、請求書の電子化にはさまざまなメリットがあります。もちろん、電子請求書発行システムの導入検討や、紙から電子に切り替わることを取引先に説明し受け入れてもらうための手間は必要になります。それでも、長い目で見ると請求書を電子化することのメリットは非常に大きいといえるでしょう。

請求書の電子化によるデメリット

ここまで請求書を電子化するメリットについてご紹介しました。これらのメリットを理解したうえで、本格的に電子化して運営する前に考えられる問題点を押さえておきたいという経理担当者の方も多いでしょう。ここからは、請求書の電子化にともなうデメリットや導入前に知っておくべきポイントをご紹介します。

デメリット①:電子化の受け入れが難しい取引先もいる

取引先の中には、電子請求書ではなく「郵送で送ってほしい」「FAXで送ってほしい」という企業が一定数存在します。そこには、顧客先に請求書を直接届けることによって次の商談につなげたいという営業観点での理由があるかもしれません。

そのような事情はどの企業でも少なからずあります。100%の電子化は難しいかもしれませんが、電子化すれば大部分のケースで業務負担を大幅に軽減できるでしょう。また、電子請求書発行システムによっては、郵送(郵送代行)やFAXなど取引先によって送付方法を使い分けられる機能を備えているものもあります。

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デメリット②:社内の業務フローの見直しが必要

電子請求書発行システムの導入を進めるには、既存の業務フローの見直しが必要となる企業が多いでしょう。システム導入によって手入力が不要になるなど、自動化される業務も多くあります。そのため、新たに社内ルールを作成し、システムに合わせて運用しやすい業務フローを整備していく必要があります。

デメリット③:導入・運用コストが発生する

請求書の電子化には、電子請求書発行システムの初期費用のほか、月額費用などの運用コストが必要となります。もし、予算以上のコストが想定される場合は、IT導入補助金などの活用を検討することをおすすめします。

請求書の電子化が実現されれば、今までの人件費・印刷費・紙代・切手代・封筒代などの経費が削減されます。それだけでなく、業務効率化により作業時間が短縮されれば、空いたリソースを別の業務に充てることが可能です。長期的には社内全体でのコスト削減につながるケースが多いでしょう。

請求書を電子化するときによくある疑問や注意点

請求書を電子化する際、多くの経理担当者の方が抱えている疑問とその回答をご紹介します。また、電子化で注意したいポイントも解説します。

電子化した請求書に印鑑は必要?

紙と電子のいずれのケースでも、原則として請求書に押印する義務はありません。ただし、企業間の商習慣や会社のルールとして印鑑が必要なこともあるので、場合に応じて検討するとよいでしょう。もし電子請求書に押印するなら、電子印鑑を導入する方法や、元データであるエクセルなどに印鑑の画像データを貼り付ける方法が一般的です。

請求書の印鑑に関しては、以下の関連記事で解説しています。印鑑に関する疑問をお持ちの方は、ぜひこちらも併せてご確認ください。

関連記事:「請求書に印鑑は必要?印鑑の種類や電子印鑑の法的効力についても解説

電子化した請求書の保存期間は?

電子化した請求書の保存期間は、紙の請求書と同様になります。原則として、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間にわたり保存しましょう。

請求書・請求書控えの保存期間について、以下の記事でさらに詳しく解説しています。保存期間に関する疑問をお持ちの方はこちらをご参照ください。

関連記事:「請求書・請求書控えの保存期間は?保存の必要性や守るべきルールも解説

スムーズに請求書の電子化を進めるために重要なことは

請求書を電子化するにあたり、事前に取引先の企業に情報を周知し、了承を得る必要があります。そのためにも、前もって取引先へ電子化の案内文を送り、自社の意思を明確に伝えましょう。案内文は、以下のテンプレート例のように記載します

【案内文の例】

「20XX年〇月より、これまで郵送にてお送りしていた請求書を電子化させていただくことになりました。今後はシステム上から請求書をダウンロードしていただけます。ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください。ご理解とご協力をお願い申し上げます。」

また、引き続き紙の請求書を希望する顧客のために、問い合わせ先を記載しておくと安心です。顧客の不安を軽減するために、希望に応じて従来通りの方法も選べる旨を案内しましょう。

楽楽明細」では、請求書電子化にあたっての案内文テンプレートや、請求書送付時に必要な取引先のメールアドレスを収集する機能などもご用意しています。
専任のサポート担当による導入支援も行っていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
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電子化した請求書の送付方法

請求書を電子化した場合、以下の送付方法の選択肢があります。取引先とのやり取りを効率化するために、それぞれの送付方法を確認しておきましょう。

メールにファイルを添付して送付する

メールに請求書のファイルを添付して送る方法です。使い慣れた電子メールのツールで簡単に請求書を送れます。ただし、手軽である反面、一度に多くの請求書を送付する場合は宛先間違いなど誤配信のリスクがあるのが注意点です。

WEBサイト上にアップロードして送付する

無料のファイルストレージサービスなどのプラットフォームを利用する方法です。請求書データをWEBサイトにアップロードし、発行されたダウンロード用URLを相手に送ることで送付できます。ただし、一定期間が過ぎると過去の請求書データが削除される可能性があるため注意しましょう。

電子請求書発行システムで送付する

電子請求書発行システムを導入すれば、請求書の過去の請求書データを一元管理できるため、再発行や修正もスムーズに対応できます。さらには、作成から送付まで自動で行えるため、誤送付のリスクを抑えられます。

電子請求書発行システムを選ぶ際の5つのポイント

電子請求書発行システムを導入する際には、どのような部分にフォーカスして選べばよいのでしょうか。選び方のポイントをご紹介します。

ポイント①:システムの対応範囲を確認する

電子請求書システムは、請求書の作成・送付以外にも多くの機能を兼ね揃えています。例えば、見積書や納品書など他の帳票類の作成や、会計システムとの連携などの機能が挙げられます。対応できる範囲を確認し、自社の業務フローに見合うシステムを選びましょう。

ポイント②:改正後の電子帳簿保存法やインボイス制度に対応している

請求書の発行・原本控えの保管における法要件を満たすために、改正後の電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した電子請求書システムであることが必要です。

ポイント③:セキュリティ対策が万全

電子請求書はテレワークで扱える手軽さがあります。一方でWEB上での運用となりますので、セキュリティが脆弱な場合は社外からの不正なアクセスの標的になり得ます。

そのため、セキュリティ面を万全に対策している電子請求書システムを選ぶことが重要です。もし、心配な場合は社内のシステム担当者や、インターネットセキュリティの専門家などにアドバイスを受けならシステムの選定を進めることをおすすめします。

ポイント④:クラウド型サービス

クラウド型の電子請求書システムであれば、導入費用を安く抑えられる傾向があります。また、法改正への対応やセキュリティ強化などのバージョンアップが多く、常に最新の機能を利用できるサービスも多いでしょう。

ポイント⑤:サポート体制

スムーズに導入して安定的な運用に乗せるには、電子請求書システムを提供する企業からのしっかりとしたサポートを受ける必要があります。不慣れな社員も一定数存在することを想定し、導入時や将来的なサポート内容を確認するようにしましょう。

このような5つのポイントを押さえておけば、数ある電子請求書システムの中から自社が選ぶべきシステムの具体像が見えてくるでしょう。まずはいくつかのサービス提供元から資料を取り寄せてみるなど、比較検討してみることをおすすめします。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド帳票発行サービスの市場の実態と展望」
(ミックITリポート2023年9月号:https://mic-r.co.jp/micit/2023/)における「売上シェア」、「導入社数シェア」第1位

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① 使いやすい

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② 手厚いサポート体制

システムの導入から運用まで、サポートスタッフが丁寧にフォローいたします。経理担当者の方が業務システムに不慣れな場合でも、安心してご利用いただけるサポート体制が整えられています。初めて電子請求書に切り替える企業様もお気軽にご相談ください。

③ 法改正に対応したシステム

「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」に対応しています。システムを導入することで、法律の要件に則って請求書を電子化することが可能です。電子帳簿保存法への対応に関して、JIIMA認証※を取得しているので、企業様側で要件を個別にチェックしていただく必要はございません。

※ JIIMA認証とは
電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断されたソフトウェアやソフトウェアサービスが認証されます。
(参考:公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会

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ここまで、請求書の電子化に関する情報をお伝えしました。近年は、法律の改正や郵便料金の値上げなどを背景に、紙の請求書でのやり取りを見直す企業が増えています。複雑な法対応の負担を抑え、印刷・三つ折り・封入・郵送の作業にともなうコストをなくすには、専用のシステムを導入すると効果的です。クラウド型の電子請求書発行システム「楽楽明細」なら、そんな請求書の電子化をカンタンに推進できます。経理部門の負担軽減へ向けて電子請求書での運用を始めるなら、ぜひ機能やサポートが充実した「楽楽明細」をご検討ください。

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記事執筆者紹介
株式会社ラクス「楽楽明細」コラム編集部

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