経理のテレワークを助けるクラウドサービス一覧

経理のテレワークを助けるクラウドサービス一覧

テレワークが推奨されている昨今、会社がテレワークへの切り替えを実施・検討しているものの、「書類のために出社しなければならない」と悩んでいる経理担当の方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、経理のテレワークに役立つクラウドサービスについて解説します。経理業務の効率化・テレワーク化のお役に立てれば幸いです。

WEB帳票発行システム「楽楽明細」の製品情報はこちら

テレワーク化に伴う経理の悩み

テレワーク化が急激に進む中、経理担当者はさまざまな悩みを抱えています。一般社団法人CFO協会の調査(2020年4月6日発表)によると、2020年2~3月の間に70%以上の企業がテレワークを実施していました。さらに、緊急時のみならず平常時でもテレワークを導入しようと考えていると答えた企業が全体の75%という結果でした。

その一方で、緊急事態に対応してテレワークを進めてみて初めて気付いた問題点も少なからずあるようです。たとえば、紙面での経費申請に対応する場合、テレワークでは難しいことや、紙の請求書を発行するためには、印刷や封入作業のために出勤しなければならないことなどが挙げられます。従来から紙を介して行っている経理業務に関しては、電子化、ペーパーレス化を進めてからでなければ、リモートでの管理はしづらいようです。経理部門がリモートで仕事をするためには、電子化、ペーパーレス化に役立つサービスやシステムをうまく活用することが不可欠だと考えられます。

参考:一般社団法人CFO協会HP(外部サイトへ)

経理のテレワークを助けるクラウドサービス

経理部門の仕事の中でも、特に時間や手間がかかるのは請求書などの帳票発行業務や経費精算業務です。経理がテレワークをするうえで、これらの業務にかかる手間や時間の無駄を減らすのに役立つクラウドサービスについて紹介します。

請求書・帳票発行システム「楽楽明細」

WEB帳票発行システム「楽楽明細」は、帳票発行に特化したクラウド型のシステムです。WEB帳票発行システムを導入すれば、出社せずに請求書を発行できるようになります。

「楽楽明細」なら、請求書・領収書・支払明細・納品書などのあらゆる帳票を、WEB上で発行できます。CSVやPDFとのデータ連携が可能なので、日々蓄積されていくデータをそのまま活用し、アップロードするだけで帳票発行が可能です。

取引先ごとに発行方法を選べる(「WEB発行」「メール添付」「郵送」「FAX」)ので、「基本はWEB発行で、A社だけは紙の請求書を郵送」といったイレギュラー対応も可能です。

請求書を紙から電子発行に切り替える際、「取引先に負担をかけるのではないか?」と心配される方は多いですが、実際に電子化の案内をすると「御社も電子化したんですね」というように自然に受け入れてもらえるケースがほとんどです。

経費精算システム「楽楽精算」

経費精算システム「楽楽精算」は、経費・交通費などのあらゆる経費精算フローを一元管理できるクラウド型の経費精算システムです。申請や承認をWEB上で行えるので、テレワークでも経費精算できます。

「楽楽精算」では、社内の経費精算だけでなく、社外への支払いも一元管理できます。申請や承認フローの管理だけでなく、自動仕訳や、請求書のOCR読取りもできるので、支払業務が楽になります。

「楽楽精算」と「楽楽明細」は、プライバシーマークを取得している株式会社ラクスが運営しているので、セキュリティ面も安心です。

経理テレワークに関連した、よくある質問

経理担当者がテレワークについて問題だと感じる点は、どの会社でも共通しているかもしれません。これまで確認したかったけれど、なかなか人に聞くことができなかったということもあるでしょう。ここでは、経理テレワークに関連するよくある質問について答えていきます。

Q.請求書をメールで送付しても法的に問題ないのですか?

請求書は封書で送付するのが当たり前だと思われがちです。しかし、郵送しなければならないという決まりはありません。電子メールに添付して送っても、請求の意志表示が認められれば法律上有効とされます。紙に印刷したものでなければならないという決まりもありません。データの形で送った場合でも法的に有効です。支払トラブルが生じた際には、メールは請求を行ったことを証明する証拠ともなり得ます。

請求書をメール送付するなど相手に対して失礼だ、マナー違反だという人もいるようですが、事前に相手から了承を受けていれば問題はありません。紙の請求書を送付する際に、何月分からはメールでの送付になるという内容の手紙を同封し、メール添付以外の方法を希望する場合の連絡先や窓口を明記しておくのも1つの方法です。メール添付の請求書発行を承諾するあるいは承諾しないにチェックを入れ、返信できるようにハガキを同封しておいても良いでしょう。未然にトラブルを防ぐ工夫をしておくことが大事です。

メール添付の形で請求書を発行する場合は、WordやExcelで作成したデータをそのままの形で送るのは避けましょう。相手先でデータの編集ができないように、PDFファイルにしてから送ります。件名を一見しただけで請求書の送付だとわかるようにしておくこともトラブルを防ぐうえで重要です。

関連記事:請求書はメール送付でも大丈夫?メール文面や、送付時の注意点

Q.電子帳簿保存法とは何ですか?

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認める法律です。もともとは、最初から電子データの形で作成した書類の電子保存のみを認めた法律でした。しかし、2005年3月の一部改正によって、それまで紙媒体での保存が義務付けられていた請求書などの書類も、スキャンして電子データの形で保存することができるようになったのです。請求書はそれまで、紙媒体として7年間保存し続けなければならなかったため、業務効率が悪く、保管するための経費もかかる点が問題視されていました。なお、紙媒体をスキャンして電子データを保存する場合には、真実性と可視性を確保するという要件を満たす必要があります。

関連記事:電子帳簿保存法とは?電子保存できる帳簿種類とその手続きについて

Q.請求書に印鑑は必要ですか?電子印鑑とは何ですか?

法律上、請求書への押印は必須ではありません。ただ、日本の商習慣としては、印鑑を押すケースが一般的です。

電子印鑑は、会社印などをデータ化したものです。電子化したデータをやり取りする際、普通の印鑑を押そうとすると、一旦書類をプリントアウトしなければなりません。印鑑を押した書類をスキャンしてPDFに変換してやっと相手先へ送付できる状態になるわけです。しかし、電子印鑑を用いれば、WordやExcelで作成した書類に直接印鑑のデータを添付できるため、工程をかなり短縮できます。

電子印鑑を登記所に登録し、電子証明書を発行できるようにしておけば、実印と同様に法的効力を持たせることができます。その場合は、電子印鑑の印影に、持ち主や作成者、タイムスタンプなどの情報を組み込んでおくとセキュリティ面でも安心です。認印として使用するのであれば、登録せず印影データのみの電子データを使用してもかまいません。シャチハタ印などと同様に使用することができます。

関連記事:電子印鑑とは?作り方や取扱方法、法的効力について

クラウドサービスを活用してテレワークしやすい環境づくりを

「経理の業務はテレワークに向かないのではないか」と思われがちですが、あきらめてはいけません。他の部署のテレワーク化が進むにつれて、さらに経理部門にしわ寄せがきてしまいます。経理にもテレワークしやすい環境が必要です。クラウドサービスを上手に活用してみてください。

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