全日本空輸株式会社様 「楽楽明細」導入事例 ANAグループ全体で経理のDX化を推進
電子請求プロジェクトを立ち上げ、コスト・工数の大幅削減を実現

グループ全体で、請求書を全面的に電子化するプロジェクトが始動

「楽楽明細」導入前の課題や、導入を検討したきっかけを教えてください。

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、グループ全体で「リモートワーク促進」「生産性向上」「コストマネジメント」に取り組むこととなりました。その一つのテーマとして、これまで「出社」して「紙」媒体で作成・発行していた請求書を全面的に電子化するプロジェクトが始まったことがきっかけでした。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

国内外含めて、様々なサービスを比較・検討しました。その中で、「楽楽明細」を選定した理由としては、「ランニングコスト」「英文対応」「サポート体制」の3点が当社のニーズをより満たしたクラウドサービスだったからです。

グループ全体でのご導入に際し、グループ各社様へのご説明、また社内関連部署への周知や理解促進はどのように行われたのでしょうか。

グループ全体での導入となると、各社毎に請求書発行業務の体系が異なりますので、全体のニーズを最大公約数にしたANAグループ一括スキームを構築しました。その後、ご担当いただいた皆さまにもご協力をいただいて説明資料の作成、及びグループ各社へ様々な形で説明会を実施しました。

一方、社内関連部署は、「電子請求書」を理解しているという観点でいうと、経理部の一部社員を除きほとんどいない状況でした。関係部署への説明において、それぞれの役割・立場に応じた説明を根気強く行い、社内全体での合意形成することができました。

請求書を電子化したことによりリモートワークへの移行がスムーズに！
画面上ですぐ確認できるためミスが大幅に削減できた

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

これまでは、会計システムを用いて作成した紙の請求書が8割以上を占めていたのですが、「楽楽明細」を導入したことで、郵送作業がなくなったため、リモートワークがしやすくなりました。作成した請求書の内容は、承認者が「楽楽明細」の画面上でチェックできるので、内容・金額・宛先相違などの確認時間が短縮され、かつ以前と比べて事務上のミスが減少しましたし、リアルタイムで得意先へ発行した請求書をお送りできるため、当社・得意先とも働き方改革・タイムプレッシャー軽減に繋がりました。

初めは請求書作成・発行をWEB上で行うことに抵抗があったユーザーからも、今では「楽楽明細」が業務プロセスの中に定着し、「楽楽明細は名前の通り楽ですね」という声が聞かれるようになりました。

「楽楽明細」の便利な機能や使いやすい点を教えてください。

「楽楽明細」では、帳票ステータスがトップページで表示されます。これは経理部のマネジャーという立場で申し上げると、部下の業務進捗が可視化できるのでとても便利です。発行済の電子請求書は、帳票管理からすぐ検索できるので、発行履歴確認や得意先から問い合わせがあった場合に、スピーディーに対応することができるという点にも従来の紙媒体と比べて「楽楽明細」を導入したことによるメリットを感じています。
また、顧客管理画面では、得意先情報のシステム管理に加えて、得意先の担当者・連絡先等のデータも「楽楽明細」で保有しているので、業務標準化やマルチタスク体制の構築に貢献しています。

90％のお客様の電子化に成功！

お取引先様への電子発行についてのご案内はスムーズに進みましたか？

社内各部署の協力もあって、稼働3ヶ月で経理部発行の請求書は90%以上電子化できています。
導入時、「電子請求書に馴染みがない」という得意先様は少なくありませんでした。そうした得意先様に承諾をもらうことはやはり大きなハードルでしたが、案内文書や簡単な操作マニュアルの用意はもちろん、特に月間発行件数が多い得意先様に対しては、個別の説明会も実施してご理解をいただいたケースもあります。

ラクスならではのサポートがとてもありがたかった

導入時のセキュリティ対応や導入後のサポートはいかがでしたか？

検討～導入までの営業ご担当者様、導入後のサポートご担当者様には、当社グループのサポートに尽力いただき、改めて厚く御礼申し上げたいと思います。導入時には、社内のセキュリティ基準、特に請求書は得意先情報など社外秘情報を含む文書ですので情報管理の観点からクリアしなければならない項目が複数ありました。ラクス様は、クライアントにも大手上場企業が多数いらっしゃるので、そうした他社様の事例やノウハウも共有いただきながら、弊社情報セキュリティ基準に適合するシステムを構築していただきました。

そういった点も含めてラクス様ならではのサポートをしていただけたと思っております。

今後も経理業務全般のペーパーレス化を進めていきたい

請求書発行部分以外に、今後業務効率化に取り組まれたいことはありますか？

目下検討している項目としては、経理業務全般のペーパーレス化です。「楽楽明細」導入により請求書作成・発行業務はペーパーレスが実現できましたが、それ以外ではまだ「紙」と「ハンコ」での業務も多く存在します。勿論、クラウドサービスの導入も効果的なのですが、それと同時に社内の業務手順も整備しなければ実務的にうまくいきませんので、その両方を視野に取り組みを進めております。