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WEB請求書発行システムによる請求書発行時間の短縮事例

請求書発行が集中する月初も問題なし!
手作業の手間から解放され、時短勤務でも余裕をもって発行完了!

企業向けに多くの基幹業務ソフトを提供されているピー・シー・エー株式会社様。
パッケージソフトシステムのほか、2008年よりクラウドサービスを業界内では先駆けて販売開始され、2017年現在、SaaS型ERP市場にてNo.1のシェアを獲得されています。

同社では、請求書の発行業務の効率化を目的に2016年10月に「楽楽明細」を導入いただきました。今回は、導入の経緯や効果を財務部の舛川様に伺いました。

ピー・シー・エー株式会社 様

 http://pca.jp/

事業内容:コンピューターソフトの開発および販売
従業員数:363名 (2016年3月末現在)
導入時期:2016年10月

プリンタの紙詰まり、封入作業のもたつきにストレス
時短勤務の限られた作業時間で、請求書発行に追われる日々

「楽楽明細」を導入されたきっかけを教えていただけますでしょうか?


財務部 舛川 友美 様

請求書の発行は、私とパート1名の2名で行っているのですが、両名とも時短勤務をしているので、日中の作業時間が限られています。そのような状況にも関わらず、月末締めの支払先が多いため月初めに請求書発行が集中してしまい、400通ほどの請求書を発行するのにいつも1日がかりになってしまっていました。
月初の1営業日中には必ず投函をしなければならないのですが、印刷、三つ折り、封入、封かん、それぞれの作業に大変時間がかかります。さらに、印刷の際に紙詰まりがあったり、三折り機の調子が悪いことがあったりと、とにかく時間がかかる状況でした。
退社時間が決まっている時短勤務の中で、どうにかして時間に追われずに作業ができないかと考えていました。

そんなときに営業社員より教えてもらったのが、当社で取り扱いを開始していた「楽楽明細」です。
月100件以上の発行ならば導入効果があると聞き、「楽楽明細」を紹介してもらいました。システムによる請求書の発行方法もあるのだということを知ったのはその時です。それからすぐに「楽楽明細」の導入に向けて動き出しました。

電子化で浮いた稼働時間を別業務に充てられるように

「楽楽明細」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか?

請求書発行にかかる時間を削減することができました。月にして3時間ほどですね。
数字として見ると少なく感じるかもしれませんが、時間に追われながら慌ただしく作業をしていた時と比べると、心理的な負担がなくなり余裕が生まれるようになりました。それには、減った3時間以上の価値があったと感じています。

私自身は空いた時間は他の業務にあたれるようになりました。パートの方も、実はまだ3割ほど郵送の請求書が残っているためその作業をお願いしているのですが、時間内で余裕を持って作業を終わらせていただけるようになりました。

請求書の受取り促しメールの自動送信で、確認漏れも防止

「楽楽明細」の便利な機能を教えていただけますでしょうか?

請求書を発行した後に一定期間たってもダウンロードしてない会社へ、リマインドメールができる点が便利ですね。リマインドメールのタイミングもあらかじめ設定できるので手間もありません。
請求書をダウンロードしていただけたかも「楽楽明細」の画面からリアルタイムで見ることができるので、きちんと届いていることが分かって安心です。差し替えが発生した場合も、画面上ですぐにできるので便利です。

数あるWEB帳票発行システムの中で、「楽楽明細」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか?

PCAの取扱い製品であったからという前提もありますが、請求書をPDFで連携できるのがポイントでしたね。販売管理システムから請求書のPDFを出し、それをそのまま「楽楽明細」に取り込めるのでレイアウトの変更などもなく、スムーズに移行ができそうだと思いました。
導入の準備も、会社毎のマスタを準備することと、連携する請求書PDFのファイル名を決めるのみでしたので問題ありませんでした。初めて使う人でもすぐに使いこなせるわかりやすい操作性もいいですね。

WEB請求書への移行率は70%!
紙から電子化への移行はたった1カ月で完了!

お客様へどのように切り換えのご案内をされましたか?

切り替えの際は、メールアドレスの収集案内状をお客さまにお送りしました。その際に、よりシステムの使用イメージを持っていただきやすいようにログイン画面のキャプチャなどをつけたマニュアルをつけてお送りしました。1ヶ月半ほどでメールアドレスの収集が完了し、現在では約7割の方にWEB請求書をご利用いただいています。

お客さまからの反応としては、やはり、会社のルールによりWEB請求書への切り替えが難しいというお客さまもいらっしゃいました。しかし一方で、月の請求書の枚数が100枚を超えるようなお客さまへは、「楽楽明細」の導入により請求明細をCSVで送れるようになったため、WEB請求への切り替えを好意的に受け取ってくれる方もいらっしゃいました。

「楽楽明細」は帳票発行業務のお悩みを解決します

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