ピー・シー・エー株式会社様 「楽楽明細」導入事例

プリンタの紙詰まり、封入作業のもたつきにストレス
時短勤務の限られた作業時間で、請求書発行に追われる日々

「楽楽明細」を導入されたきっかけを教えていただけますでしょうか？

請求書の発行は、私とパート1名の2名で行っているのですが、両名とも時短勤務をしているので、日中の作業時間が限られています。そのような状況にも関わらず、月末締めの支払先が多いため月初めに請求書発行が集中してしまい、400通ほどの請求書を発行するのにいつも1日がかりになってしまっていました。
月初の1営業日中には必ず投函をしなければならないのですが、印刷、三つ折り、封入、封かん、それぞれの作業に大変時間がかかります。さらに、印刷の際に紙詰まりがあったり、三折り機の調子が悪いことがあったりと、とにかく時間がかかる状況でした。
退社時間が決まっている時短勤務の中で、どうにかして時間に追われずに作業ができないかと考えていました。

そんなときに営業社員より教えてもらったのが、当社で取り扱いを開始していた「楽楽明細」です。
月100件以上の発行ならば導入効果があると聞き、「楽楽明細」を紹介してもらいました。システムによる請求書の発行方法もあるのだということを知ったのはその時です。それからすぐに「楽楽明細」の導入に向けて動き出しました。

請求書の受取り促しメールの自動送信で、確認漏れも防止

「楽楽明細」の便利な機能を教えていただけますでしょうか？

請求書を発行した後に一定期間たってもダウンロードしてない会社へ、リマインドメールができる点が便利ですね。リマインドメールのタイミングもあらかじめ設定できるので手間もありません。
請求書をダウンロードしていただけたかも「楽楽明細」の画面からリアルタイムで見ることができるので、きちんと届いていることが分かって安心です。差し替えが発生した場合も、画面上ですぐにできるので便利です。

数ある電子請求書発行システムの中で、「楽楽明細」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか？

PCAの取扱い製品であったからという前提もありますが、請求書をPDFで連携できるのがポイントでしたね。販売管理システムから請求書のPDFを出し、それをそのまま「楽楽明細」に取り込めるのでレイアウトの変更などもなく、スムーズに移行ができそうだと思いました。
導入の準備も、会社毎のマスタを準備することと、連携する請求書PDFのファイル名を決めるのみでしたので問題ありませんでした。初めて使う人でもすぐに使いこなせるわかりやすい操作性もいいですね。