株式会社アプロ・ドットコム様 「楽楽明細」導入事例 約70％の請求書をWEB化！請求書業務に掛かる時間を7時間／月削減！

紙を多く扱う請求書発行業務に課題があった

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

当社では、業務効率化を図るために2018年よりRPA化を主体とした業務自動化の取り組みを行っています。しかし、請求書発行業務に関しては紙を多く扱うためRPAとの親和性が低く、課題が残っていました。請求書発行業務を効率化できないか探し始めたことが「楽楽明細」導入検討のきっかけです。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

「楽楽明細」を選んだ一番の決め手は、導入コストがとても安価であったことと、請求書データをPDFファイルで取り込めることです。また、当社は請求書の発行先が調剤薬局のため、WEB化に抵抗感があるクライアント様も少なくないのですが、そういったクライアント様に対して郵送代行を行っていただける点も決め手となりました。

取引先の約70％をWEB発行へ切り替え！
請求書にかかる業務時間を1ヵ月あたり7時間削減

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

「楽楽明細」導入により、請求書業務の作業時間の短縮に繋がりました。
毎月150件前後の請求書を発行しているのですが、以前は請求書を２部印刷→紙ベースで内容のWチェック→封緘→発送という工程を全て手作業で行っていました。業務担当2人で、請求書発送までを月初3営業日以内に実施しなければならないため、大変負担となっていました。それがWEB発行へ移行したことにより、手作業で行っていた部分を全てWEB上で完結できるようになったので請求書業務の作業時間が1ヶ月で7時間程度削減されました。

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか？

はい。比較的スムーズに切り替えられたと思います。現在60～70％のクライアント様に切り替えていただけています。

充実した機能で請求書業務がスムーズに
導入時や導入後のサポートも迅速に対応してもらえた

「楽楽明細」で便利だと感じられている機能はありますか？

請求書のWEB発行、郵送代行ともに一括で書類の取込みができるところがとても便利だと感じています。請求書の送付履歴（操作履歴）が全て残るという点も、送り漏れが防げますし、クライアント様が請求書をダウンロードしているかどうか一目で確認できるので重宝しています。未ダウンロードのクライアント様に対してはリマインド送信ができ、その設定を細かくできるのも嬉しいですね。

サポートの体制はいかがでしたか？

わからない部分が出てきた際、お電話にて問い合わせさせていただくことが何度かありましたが、いつも迅速に対応していただき助かりました。サポート体制にも十分満足しています。

今後もペーパーレス化を進めていきたい

業務効率化について、他にも取り組んでいることはありますか？

先ほどお伝えしましたが、当社では2018年よりRPA化による業務効率化を主に実施しています。導入1年目の昨年度は約50時間/月の業務を削減することができました。今後もRPAによる作業効率化を継続していきます。その他には、今回の「楽楽明細」導入を機に様々なペーパーレス化も進めていきたいと考えています。