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WEB請求書発行システムによる請求書発行業務効率化の事例

請求書の折り込みや封入作業がなくなり作業時間が1日半→半日に!
WEB請求書への移行時も受け取り側からの問合せはほぼゼロ

税務・会計・経理・人事などのバックオフィス分野のアウトソーシングでパイオニア的存在として知られるCSアカウンティング様。データ入力から通常の会計・税務の他、国際税務や上場企業向け連結子会社支援など専門性の高いものまで幅広く手掛けられております。

同社では、請求書発行業務の効率化を目的に、2015年5月に「楽楽明細」をご導入いただきました。今回は導入に携われたシステム部と、管理部のご担当者様にお話を伺いました。

CSアカウンティング株式会社 様

 http://www.cs-acctg.com/

事業内容:会計・人事のアウトソーシング、コンサルティング
従業員数:公認会計士、税理士、社会保険労務士を中心に約200名
導入時期:2015年5月

月間800件超の請求書発行業務を効率化したい!

「楽楽明細」を導入されたきっかけを教えていただけますでしょうか?

当社では、請求データは基幹システムを使って管理しており、そこから請求内容を紙に印刷して郵送していました。具体的には、請求データを紙に印刷し、内容をチェック、そしてチェックが完了したものから折り込み、封入、郵便局への局出し作業を2名で行っていました。月に800件超の請求書を発行していましたので、時間と手間がかかっており、簡素化、効率化したいと考えていました。そんな中、親会社である辻・本郷税理士法人が、ラクスさんの別のサービスを利用しており、大幅に業務効率化できたということを知りました。詳しく話を聞く中で同じラクスさんが販売されている「楽楽明細」のことを知り、問い合わせたのがきっかけです。

1日半かかっていた請求書発行作業が半日に削減

「楽楽明細」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか?

折り込みや封入作業が減ったので、時間短縮ができました。以前は1回の請求書発行作業に1日半かかっていましたが、今は半日ほどですべての業務が完了するようになりました。まだ一部のお客様にはWEB請求書への切り替えがされていないのでWEBに切り替えていただければ、さらに時間短縮ができそうです。

また、以前はなんとしても郵便局の営業時間に間に合わせるために、慌ただしく作業をしていましたが、今では郵便局に持ち込む請求書が少なくなったので、郵便局の時間を気にしなくてよくなり、余裕を持って作業することができています。

WEB請求書に否定的な意見はほぼゼロ!

請求書をWEBに切り替えたとき、お客様の反応はどうでしたか?

郵送からWEBに切り替える前に、お客様に対して請求書の送付方法が変わる旨を記載した案内状を出しました。多くの方が「郵送のままがいい」とおっしゃるのではないかと不安でしたが、「どうしても郵送がよい」とお返事いただいたお客様は数社のみ。ほとんどのお客様は発送方法についてはあまりこだわりがないということがわかりました。実際に運用を始めてからは、「パスワードがわからなくなった」というお問い合わせが数件ありましたが、「楽楽明細」はパスワードをボタン一つで簡単に再発行できる機能がありますので、すべて当社で対応することができました。もっと小難しいシステム的なお問い合わせがあるかと思っていましたがそんなことは一切なく、大きなトラブルはありませんでした。最近はWEB請求書も増えてきていますし、請求書を受け取られるみなさんも慣れているのかもしれませんね。

ダウンロード状況が一目でわかり、請求書不着の心配がない

「楽楽明細」の便利な機能を教えていただけますでしょうか?

お客様が請求書をダウンロードしたかどうか確認できるのはすごく便利です。請求書を送った後に、必ずお客様のダウンロード状況を確認しているのですが、郵送のように「手元にちゃんと届いているかどうかわからない」という不安がないところが良いですね。長らく請求書を確認していないお客様には個別に連絡することもできるので、未払いを防ぐこともできます。

その他に、請求書を発行した後で請求書の内容に変更があった場合など、請求書の差し替え発行ができるのも嬉しい機能です。郵送の場合、変更後の正しい請求書がお客様のもとに届くまでに2~3日かかりますが、「楽楽明細」を使えば、「楽楽明細」上で請求データを差し替えるだけなので、すぐに再発行ができます。つい先日もあったのですが、請求データを新たに作成して内容をチェックする時間を含めても、数時間で発行することができました。

WEB請求書への切り替え方法も提案してくれた

ラクスのサポート体制はいかがでしたか?

WEB請求書に切り替えるとき、お客様への案内方法について細かく教えていただいたのですが、それがとても助かりました。今も紙の請求書を発行しているのですが、郵送するときに、導入当初にラクスさんからいただいた資料や案内方法をもとに作成したWEB請求書への切り替えの案内状を同封しています。システムを提供するだけでなく、よりWEB化を推し進め、当社がもっと効率化できるよう考えてくださっているのがとても嬉しいですね。


CSアカウンティングイメージキャラクター
しのびちゃん
しのびちゃんのページ http://www.cs-recruit.com/character 

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