郵送代行サービスによる業務効率化事例

印刷・封入の手間が無くなり、約50時間/月の作業時間削減!
不定期な日々の郵送作業にも柔軟な対応が可能に!

イーネットワークシステムズ様は2015年4月の設立以降、「イニシャルコスト0(ゼロ)での電力事業参入」を可能とする電力小売のOEMプラットフォームを運営し、多種多様な業種・業界の提携事業者を経由して電力をお客様へ供給されています。

同社では、低圧電力を利用するお客様(主に個人のお客様)への請求書郵送業務の効率化を目的とし2018年7月より「楽楽明細」をご導入いただきました。

株式会社イーネットワークシステムズ 様

 http://www.enetsystems.co.jp/

事業内容:電力小売事業、電力小売におけるビジネスコンサルティング、電力小売に関するシステム企画・設計・開発、ASPサービス、インターネットを利用した各種情報提供サービス、各種イベントの企画・運営、管理等
スタッフ数:約15名(2019年3月現在)
導入時期:2018年7月

電力を供給するお客様が増えるに連れ、郵送する請求書の件数が増え、手作業での郵送業務は限界だった

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

当社では請求情報はwebでご案内しておりますが、ご要望がある場合はオプションで請求書の郵送も行っており、その請求書の郵送を一つ一つ手作業で行っておりました。そんな中、提携事業者が増え、電力を供給するお客様が増えると、当然請求書の件数も増えていきました。

電気料金の請求はお客様ごとに日々発生するため、請求書の作成・封入・郵送はほとんど毎日行っており、負担に感じておりました。

そこで請求書の郵送業務をどうにか効率化できないかと考え楽楽明細の郵送代行サービスを検討しました。

毎日の作業時間が大幅削減し、人件費の削減にも繋がった

楽楽明細の導入で改善されたことを教えていただけますでしょうか

毎日30件程の請求書を2~3時間かけて郵送していたのですが、印刷や封入の手間が無くなったため、約50時間/月の作業時間削減に繋がりました。

請求書作成、封入、郵送の作業はお客様が増えれば増えるほどかかる時間も増えますので、その作業のための人材が必要になります。今まで通り手作業で行っていたことを考えると、一人分の人件費が削減されたのと同等の効果を得られているのではないかと感じております。

当社指定のフォーマットで出力でき、
毎日1件からでも発行ができるのが魅力的だった

「楽楽明細」をお選びいただいたポイントを教えていただけますでしょうか

請求書レイアウトのカスタマイズができるため、当社の請求書デザインをそのまま再現できる点が良かったです。実際のカスタマイズ作業はオプションサービスを活用し、楽楽明細を提供するラクスさんにお願いしました。

また先ほどもお話した通り、電気料金の請求は日々都度発生するため、必要なタイミングで毎日1件からでも発行できるシステムが魅力的でした。自社で郵送するとなると郵便局への往復を考え、どうしても都度郵送は難しかったのですが、楽楽明細は請求データを取り込むだけで簡単に郵送の依頼ができるので、助かっています。

電力事業の請求書郵送業務には非常に適したサービスだと常々思います。

実は請求書の郵送だけでなく、イレギュラーでお知らせや案内を郵送することもあるのですが、楽楽明細は請求書に限定されず、フォーマットに沿ったデータなら何でも発行できるのも嬉しいですね。

導入後も積極的にサポートしていただけた

導入時や導入後のサポートはいかがだったでしょうか

ラクスさんのサポート担当の方は非常に親切に対応してくださり、大変助かっております。

導入時には、サポート担当の方が同じ画面を見ながらサポートしてくださり、操作に不慣れな私でもスムーズに作業を進められました。いくらシステムが便利でも使いこなせなければ負担は残りますからね。そこをしっかりサポートいただけたのが良かったです。

また導入後の対応も親切で取り込んだデータにエラーが発生した際はラクスさんからご連絡いただけたので、早い段階でエラーに気づき早急に手配しなおすことが出来ました。

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