株式会社ファンコミュニケーションズ様　「楽楽明細」導入事例 封入作業にかかっていた48時間がゼロに！
年間200万円以上のコスト削減にも成功

毎月4000枚近くの請求書を発行
発送作業の工数削減に課題があった

「楽楽明細」導入前の課題を教えていただけますでしょうか。

当社は、毎月発送件数2500件以上、枚数にして4000枚近くの請求書を発行し、全て手作業で印刷→封詰め→封入後の中身と発送先の照合チェック→発送完了（郵便局へ持ちこみ）までを3～4人がかりで行っていました。スケジュールとしては、毎月第1営業日に請求書の発行、第2営業日に発送としていたため、第1営業日の昼頃に請求書印刷を開始、その後封詰めを行い、翌日の夕方には郵便局へ持ち込みをする必要がありました。そのため、月初は請求書発送業務だけに専念し作業中は他の業務を停止するなどの影響もありました。お客様へ請求書をより早くお届けするために、月によっては休日出勤をして請求書発行を行うこともあり労働環境の改善にも課題を感じていました。同時に、紙の資源も原本と当社控えを合わせ毎月1万枚近く消費していたため、人件費や諸費用含めた全般的なコスト削減も課題でした。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

元々2020年内には請求書の電子化への切り替えを検討していましたが、本格的に検討したきっかけのひとつは消費増税でした。
消費増税のタイミングで区分記載請求書等保存方式が導入され、請求書の書式変更が必要になったのですが、そのためには基幹システムの改修が必須でした。請求書の電子化にもシステム改修が必要になるため、このタイミングで同時に検討するのがコスト面や運用面を考えても最適なタイミングではないかと考え、導入を進めることになりました。

そんな時、ラクスさんの「楽楽明細」で請求書を受け取っている他部署のスタッフから「楽楽明細」を紹介してもらい、お話を伺いました。
他社製品と比較検討した結果、帳票レイアウトを当社で自由に作成できる点、一番の課題である「請求書の発送」という、顧客へ届ける部分だけをシステム化することができる点が当社の要望に合っていたため「楽楽明細」を選びました。

請求書封詰め作業にかかっていた48時間が0に！
年間200万円以上のコスト削減に繋がった

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

導入後、毎月の請求書郵送件数は約2500件から約20件にまで減少しました。今まで3～4人がかりで手作業していた封詰めが必要なくなったため、48時間かかっていた作業時間がゼロになり、誤封入・誤配送のリスクや不安、ストレスも無くなりました。
また、今まで郵送前に、営業担当者やお客様へ個別でPDFデータを送付していたのですが、WEB発行へ切り替えたおかげでその対応も不要になり、その他の請求業務に集中できるようになりました。
社内の保管も、紙からデータへ切り替えとなり保管場所に悩むことも無くなりましたし、データをアップロードすれば即座にお客様に請求書が届き確認してもらえるので休日出勤の必要もなくなり、とても助かっています。また、コスト面でも年間200万円以上の削減に繋がりました。

「楽楽明細」の便利だと感じられている機能はありますか？

細かく設定できる機能が多いところが便利だと思っています。導入のポイントであった帳票レイアウトを自由に設計できる点はもちろん、メール文面、お客様が請求書をダウンロード済みかどうか、未ダウンロードだった場合の催促の頻度、権限設定など、細かく設定できます。また、他部署へは閲覧機能だけを付与することができるため、先ほども述べた営業担当者への個別の対応がなくなり、WEB上で内容を確認してもらえるようになったことは大きな負担軽減に繋がりました。
また、帳票以外にも、ExcelやPDF等のデータを添付資料として追加できる機能も便利です。以前から請求書以外にも資料を送付していたお客様も、その点を気にすることなくWEB発行への切り替えができました。
さらに、お客様が請求書をダウンロードした日付と時間までわかるところが非常に便利ですね。支払遅延の連絡の際、請求書を見ているか見ていないかで話の切り口を変え、トラブルを未然に防ぐことができています。

WEB発行へ約98％の切り替えに成功！

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか？

現在、約98％のお客様のWEB請求書への切り替えに成功しています。
当社は2019年7月に「楽楽明細」を導入したのですが、10月分（11月月初発行）からWEB請求書へ切り替えするという案内を7月分（8月月初）から9月分（10月月初）まで毎月請求書に同封して切り替え準備を行いました。当初は電子化を拒むお客様がどのくらいいるのか不安でしたが、「郵送もしてほしい」という要望は数社のみでした。
実際にWEB請求書で運用開始してからは、初めこそお客様から不明点についての問い合わせがありましたが、3ヶ月ほど経過してお客様も慣れてきたのか問い合わせも減少し、内容も固定されてきているため、現在は大きなトラブルもなく運用できています。

導入時や導入後のサポートはいかがでしたか？

不明点があった際のご説明や、ご用意いただいた資料が大変わかりやすかったです。導入前も、導入までの参考スケジュールを提示していただいたため、イメージがしやすくとても助かりました。