ジャスネットコミュニケーションズ株式会社様 「楽楽明細」導入事例 WEB請求への移行を80％成功し、
請求書の封入作業が5分の１まで減少！

請求書発行件数が数年で3倍に急増！
それに比例して業務への負担も大きくなっていた

「楽楽明細」導入前の課題を教えていただけますでしょうか。

当社では、人材派遣先のクライアントへの請求書発行・送付作業に課題がございました。人材派遣の請求書は、例えば7月分であれば派遣スタッフが7/1～7/31まで就業した勤怠表を回収し、勤務時間をシステムに入力して請求書を作成、勤怠の入力漏れや請求書の変更事項などがないか各営業担当に回覧して確認の後、請求書を封入して郵送、という一連の作業を8月の月初、概ね第2営業日位までにまとめて行わなければなりませんでした。
派遣スタッフのほとんどは月末の日も就業していますので、勤怠表を回収できるのは早くても月末の日の夕方以降となり、請求書の作成～郵送までの作業はどうしても月初の数日間に集中してしまいます。さらにここ数年で請求書の発行件数が3倍にも急増したため、担当者の月初の負担もそれに比例してどんどん大きくなっていることも課題でした。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

最初は、ラクスさんの経費精算システムである「楽楽精算」の導入を検討していて、その中で「楽楽明細」のサービスを知り、ご担当者様からお話を伺ったのがきっかけでした。サービスの内容が当社の求めるものであったこと、導入までの流れがイメージできたこと、価格面においても郵送コストや業務負荷の軽減を考えると十分メリットがあること、などがポイントとなりました。かなり満足度の高いサービス内容でしたので、他製品の検討は特に行いませんでした。

請求書の封入作業が5分の１、作業人員も以前の半分に
「楽楽明細」導入により請求書郵送後の再送付作業も完全削減

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

請求書を折る、封筒に入れる、のり付けする、という請求書の封入作業を以前は4名で行っていました。郵便局の窓口が17時までなので、それに間に合わせるため第1営業日の午後の数時間ほどは4名が封入作業にかかりきりとなっていました。
「楽楽明細」導入後は請求書の封入作業はそれまでの5分の1程度にまで減少、「楽楽明細」でのアップロード作業も合わせて主に2名だけで対応できるようになりました。
また、以前は急ぎで請求内容を把握したいというクライアントに対して郵送とは別にメールでPDFファイルを送付していました。クライアントごとに請求書をPDF化→パスワードをかけて圧縮→クライアントごとに、ファイル添付メールとパスワード通知メールの2通に分けてメールを送付する、という作業を2名で第1営業日の深夜まで行っていましたが、「楽楽明細」の導入によってこの作業が完全になくなったことも大きな効果です。

1年で80％のクライアントを郵送からWEB化へ
請求書ダウンロード状況確認機能で入金確認もスムーズに

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか？

導入当初は70％程度、導入から1年以上経過した現在では80％を超えるクライアントに導入していただいております。「楽楽明細」導入数ヶ月前から紙面のご案内を請求書に同封し、通知メールの送付先アドレスをご返送いただきましたが、比較的スムーズに回収できたと思います。なかなかお返事のいただけないクライアントに関しては、営業担当に協力してもらって個別にご案内することで、想定以上に多くのクライアントに当初から導入していただくことができました。

「楽楽明細」の便利だと感じられている機能はありますか？

送付した請求書をクライアントがダウンロードされているかを確認できる機能は非常に便利だと感じています。これまでは、ご入金予定日にご入金がないためクライアントに問い合わせてみると、そこで「請求書が手元にない」などと言われることがありました。普通郵便で送付しているため確実に先方に届いているとは言い切れませんので、請求書を再発行して再送といった手間も発生し、また入金も遅れてしまっていました。
「楽楽明細」導入後は、そのようなケースでも先方がすでにダウンロードされていればその旨をお伝えすることで、先方での手違いによる入金遅れなどが判明して迅速にご対応いただくことができますし、仮にダウンロードされていなくても通知メールを再送することでこちらの手間もほとんどなく先方にすぐ請求書を届けられるので、非常に助かっています。
また同様に「楽楽明細」にアップロード済の請求書の内容に不備や変更があった場合でも、訂正した請求書の差し替えがすぐにできるため、当社の事務手間だけでなくクライアントの請求書処理への負担も軽減することができ、請求書を発行する側・受け取る側双方にとってメリットがあることを実感しています。

丁寧かつ迅速なサポートが心強い

導入時や導入後のサポートはいかがだったでしょうか。

導入までと運用開始当初は特に、何度もお電話やメールでお問い合わせいたしましたが、サポートのご担当の方にはいつも丁寧かつ迅速にご対応いただきました。導入当初はやはりトラブルなどが起きないか不安ではありましたが、困った時にはご連絡すればすぐにご対応いただけていたのでとても心強かったです。
導入を担当していた立場からしますと、このサポート力が「楽楽明細」にして良かったな、と最も実感しているポイントかもしれません。

「楽楽明細」導入による効果や課題を検証し、他業務の業務効率化に活かしていきたい

業務効率化について、他にも取り組まれていることはありますか？

現在具体的に取り組んでいることはありませんが、管理部門における経理業務、人事・労務業務などでシステム化・自動化・省力化できる業務はもっとあるのではと思っています。
今回の「楽楽明細」導入による効果や課題を検証し、他の業務における効率化に活かしていければと考えています。