株式会社Looop様 「楽楽明細」導入事例 請求書の発送業務は「楽楽明細」にお任せ！
4人で1日がかりだった作業が数時間で完了

作業時間削減とペーパーレス化を目的にシステム導入を検討

「楽楽明細」導入検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

以前は、請求書を郵送しておりましたが、発送業務（封入、発送）だけで3～4名で1日かかっておりました。地球環境保護の観点からも、大量の紙が必要になる郵送ではなく、電子データでの発行に切り替えられないかと考え、請求書の電子発行システム導入を検討することにしました。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

請求書発送に特化した製品のため、シンプルで使いやすそうな印象を持ちました。また、WEB発行だけでなく郵送代行サービスもあるため、取引先様のご希望により、メール送付・郵送と柔軟に対応できると思ったことが選定のポイントでした。導入時（※1）に取引先様に「メール送付希望」「郵送希望」「メール送付と郵送の両方希望」のいずれかを選んでいただき、取引先様のご希望に沿った発行方法にいたしました。（※1. 現在はマイページでの個別ダウンロードが主流となっております。）「楽楽明細」では、取引先様ごとに「メール送付」か「郵送希望」かを事前登録しておけば自動で振り分け発行してくれるため非常に便利です。

発行作業時間は10分の1に削減できた

導入してみていかがですか。

期待通り、発行作業の工数は大幅に削減できました。以前3～4名で1日がかりで行っていた作業が数時間で終わるようになったので、非常に大きな効果が得られたと思っています。手作業で封入を行っていた当時は、封入先を間違えないか毎回心配だったのですが、その心配もなくなり、ストレスも軽減されました。

便利だと感じる機能はありますか？

請求書のPDFだけでなく、ExcelやCSVなどさまざまな形式のファイルを一緒に送れるところが非常に便利です。請求書と併せて、取引先様へのお知らせ文や、請求書と一緒に送りたい付属資料を添付して発行しています。その他にも、請求書のダウンロード履歴が確認できたり、管理側の画面表示項目を自由に設定できたりと、利用者の目線に立って作られた製品である印象です。
当社では、郵送代行も併用して使っていますが、複数請求書が発行される取引先様については1つの封筒にまとめて送付する機能や、依頼した郵送物の発送状況を画面からいつでも確認できる機能が便利で重宝しています。

導入時のサポートで疑問点なく進められた

サポートの体制はいかがでしたか？

こちらからの質問に対して、すべてわかりやすく回答をいただけたので、疑問点を残さず安心して進めることができました。技術的な質問に関してもすぐに回答がくるので、設定作業もスムーズにいき、非常にありがたかったです。

今後も業務効率化に取り組んでいきたい

請求書発行以外にも取り組まれている業務効率化はありますか？

はい。すべての業務において、効率化を意識して取り組んでいます。特にバックオフィス業務では紙の利用が多いので、ペーパーレス化を目指していきたいです。