株式会社マクシスコーポレーション様 WEB請求書発行システム「楽楽明細」導入事例

請求書全体の70%をWEB化に成功、
金額は40%低減、作業時間は“90%”削減!

株式会社マクシスコーポレーション様

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事業内容 特殊鋼材・重機部品の卸売業
従業員数 160名
導入時期 2016年12月

未来の価値を創造する商社として、国内外で特殊鋼材と重機部品の卸売事業を展開する株式会社マクシスコーポレーション様。同社では、2015年頃より特殊鋼材事業部における、請求書・納品書等の膨大な帳票類のペーパーレス化を検討されていました。その中で、請求書の電子化、手作業の自動化のために、2016年に「楽楽明細」のご導入に至りました。

今回は、「楽楽明細」の導入を担当され、現在も運用管理を実施されている情報システム部門のご担当者様に、導入の経緯や効果についてお話を伺いました。

株式会社マクシスコーポレーション様

手作業を自動化して、担当者の負担を減らしたい。

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

マクシスコーポレーションでは、2015年頃から、帳票類のペーパーレス化を検討していました。社内で検討を進めたところ、特に通数が多く、負荷が高いことが明らかになったのが、請求書と納品書です。そこで、帳票のWEB発行が可能な「楽楽明細」の検討をスタートしました。
請求書については、月末に担当の女性社員が一人で約1,000通を手折りで封入しており、多大な時間がかかっていました。月末は定時を過ぎても終わらないことがほとんどで、彼女のストレスはかなりのものでしたね。良くない状況だったのは、周りの社員の目にも明らかでした。納品書については、複写式の専用紙を使っていたこともあり、まずは請求書のWEB化から進めることになりました。

請求書全体の70%をWEB化に成功、
金額は40%低減、作業時間は“90%”削減!

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

そうですね。もともと、弊社の請求書の発行システムは全て自社開発だったので、入り口が柔軟でシンプルなものが良いだろうと考えていました。「楽楽明細」は、発行したい帳票のCSVデータさえ準備すれば使えるような製品だったので、自社開発のシステムとも相性は良かったですね。レイアウトの調整や運用テストを弊社手動で実施できる点も魅力でした。
加えて、ユーザーや管理者に対して細かな機能が充実していたのも選んだ理由の1つです。画面も分かりやすく使いやすそうだったので、他の製品との細かな比較はせず、導入を決定しました。

導入後の効果や、改善されたことを教えてください。

当社では現在、納品先の企業へ1,200通以上の請求書を発行しています。「楽楽明細」の導入前は、これらを1名の担当が、月末にまとめて手折りで封入をしていました。現在は、全体の約7割が「楽楽明細」に切り替わり、入力作業の時間は9割削減されました。また、切手代や印刷費用が削減され、金額的にも40%の低減、作業者のストレスも軽減されているため、コスト削減以外の効果も出ております。作業が楽になったおかげで、担当者は定時ぴったりに帰れていますよ。

取引先のWEB化への切り替えもスムーズに

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか?

そうですね、会社によっては紙の請求書の方が良いというお客様もいらっしゃいましたが、全体としてはスムーズにいったかなと思います。現在では全体の約7割のWEB化に成功しています。
お客様には、紙の請求書を送るタイミングで、WEBへの切り替えの案内を同封しました。「楽楽明細」の管理画面から、お客様がID&パスワードを設定しているのか、請求書をダウンロードしたかなどが把握できるので、運用に乗せるまではやりやすかったです。

サポートの体制はいかがでしたか?

丁寧にサポートしていただきました。レスポンスが早いのも助かりましたね。分からないことがあって質問をしても、大体は当日中か、遅くても翌日には何かしらの回答が返ってきていました。

今後も積極的にペーパーレス化を進めていきたい

業務効率化について、他にも取り組んでいることはありますか?

そうですね、今後も社としてはペーパーレス化を進めていく方針です。ラクスさんのサービスも今後も使い続けていきたいと思っているので、引き続きよろしくお願いします。

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