WEB請求書発行システムによる業務効率化事例

WEB請求書発行システム導入による
業務フローの見直しで作業時間が大幅削減!

リアルゲイト様は2009年8月の設立以降、都心部における不動産再生のリーディングカンパニーとして、クリエイターやスタートアップ企業をターゲットとしたオフィスや複合施設のプロデュース・運営を40棟以上手掛けられております。
複数展開されている事業のなかでもリノベーションを前提としたマスターリース事業は独自の取組みであり、中小ビルオーナーに加え、大手デベロッパー、鉄道会社、建設会社等からも支持されております。

株式会社リアルゲイト様

株式会社リアルゲイト 様

 https://www.realgate.jp/

事業内容:不動産に関するコンサルタント業務、不動産売買業務、
不動産仲介業務、不動産賃貸業務、不動産管理運営業務、
建築・設計監理業務、損害保険の代理店業務
従業員数:64名 (2019年3月現在)
導入時期:2017年10月

請求書を簡単にPDF送付できるサービスを探していた

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか

実は当社ではもともと請求データを“請求書”の形式で送付しておりませんでした。今まで取引先への請求は各営業担当が別のシステムを活用しながら、メールに請求金額を打ち込んで送付するという人力に頼った方法を取っていました。ただ社内的に、「請求書は流石にしっかりとPDFデータで作成し送付した方が良いだろう。」という声が上がり始め、請求書の発行システムを検討し始めました。

請求作業担当者を減らすことができ、
作業時間の大幅削減に繋がった

「楽楽明細」の導入で改善されたことを教えていただけますでしょうか

請求データをCSVにて一括で取り込んで発行するだけ、というシンプルな業務になったので、大幅な作業時間削減に繋がりました。当社では約500件弱の請求があり、今までは各営業担当がメールに請求金額を打ち込むだけで相当な時間がかかってしまっておりました。
しかし今では営業担当は作業せず、営業事務2名だけで請求書発行業務が完結し、作業時間も約1時間/月とかなり手短に済ませられております。
時間が空いた分、営業はその他の業務に時間を使うことができており、社内全体的な業務効率化に繋がったのではと感じています。

当社の重視していた「操作感」「レイアウトのカスタマイズ」
「価格帯」が満足できるものだった

「楽楽明細」をお選びいただいたポイントを教えていただけますでしょうか。

はい、当社ではサービスを探す上で「操作感」「レイアウトのカスタマイズ」「価格帯」を重視していました。
「操作感」は「楽楽明細」が発行に特化したサービスということもあり、仕組みがシンプルで操作する画面も見やすく分かりやすかったです。
「レイアウトのカスタマイズ」は「楽楽明細」を提供するラクスさんに当社希望のレイアウトをお伝えし、カスタマイズをしてもらいました。もちろん自分たちで作成することも可能なのですが、手間を削減するため帳票レイアウトのカスタマイズオプションを利用させていただきました。
「価格帯」もその他のサービスと比較検討したのですが、上記2点のポイントを満たしたサービスの中だと「楽楽明細」は他社製品と比べ比較的に価格が安く導入する決め手となりました。

90%のWEB化切り替えに成功!

取引先へのWEB化の案内は上手くいきましたか

取引先へは「請求書をWEB発行に切り替えます。」との案内をメールで送付しただけなのですが、90%のWEB化に成功しました。残りの一部は件数が少ないので、当社では手作業にて郵送しておりますが、「楽楽明細」は郵送代行サービスも併用できるので、郵送対応の件数が多い企業にとっても使いやすいのではないかと感じております。

導入前、導入後も特に困ることはなかった

導入時や導入後のサポートはいかがだったでしょうか

「楽楽明細」はシンプルで分かりやすいため、あまり困ったことがありませんでした。
ただ、分からないことはサポート担当の方にお問い合わせたのですが、非常に親切に対応していただけました。
ラクスさんは専属のサポート担当の方が付くので、質問や状況の理解も早く、相談しやすくて助かりました。

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