株式会社仙台進学プラザ様 電子請求書発行システム「楽楽明細」導入事例

月に12,000件以上の請求書発行コストを大幅削減。
「楽楽明細」は操作画面がシンプルで使いやすい。

株式会社仙台進学プラザ様

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事業内容 学習塾事業、保育事業
従業員数 190名
導入時期 2020年10月

主に学習塾や予備校の運営をされている株式会社仙台進学プラザ様。授業は集団授業・個別授業・自立学習・映像授業と様々な形式で行われ、未就学児から高校生まで、グループ会社を含めると約26,000名の幅広い世代の方々が通塾されています。また、近年では保育事業も展開され、学習塾事業のみならず、教育関係全般に力を入れていらっしゃいます。

株式会社仙台進学プラザ様

授業料明細書を発送するための用紙代や郵便代、人件費などのコストが課題だった

「楽楽明細」導入前の課題や検討のきっかけを教えてください。

弊社では学習塾や予備校の運営を行っており、毎月、受講者の方の各ご家庭に授業料の明細書を郵送していました。
発送数は月に12,000通以上にもなり、用紙代や郵便代などの費用と、発送作業に伴う時間外手当などのコストが課題となっていました。
そこで、もともと授業料の管理システムを取り扱っていただいていた取引先企業様にご相談したところ、請求書をWEB上で発行することのできる「楽楽明細」を教えていただき、導入することとなりました。

「楽楽明細」は発行プランや機能が豊富

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

検討にあたって、今回ご相談させていただいた企業の担当者様が、請求書のWEBサービス商品について調査してくださり、「楽楽明細」を含む製品をいくつかご紹介いただきました。その中で発行プランが豊富だったことと、機能的にも弊社が求める要件を満たしていたことに魅力を感じ、今回「楽楽明細」を選ばせていただきました。

請求書発行から顧客に請求書が届くまでの流れがスムーズに

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか?

請求書発行からお客様に請求書が届くまでの流れがスムーズになったと思います。まだ導入して間もないこともあり、WEB発行への切り替え案内を終えたばかりですが、今後、請求書の郵送自体が減少していくため、用紙代や封筒代などの経費削減が期待できます。

「楽楽明細」の便利な機能や使いやすい点を教えてください。

請求書を発行するための操作は全体的に簡単だと感じています。発行画面の構成がシンプルなので、請求書やお知らせデータのアップロードから顧客情報の取込みなどに時間がかからず、文字化けがないかどうかなど、最終確認のみで済むため、操作自体に戸惑いなどはありませんでした。

3か月で約70%のお客様をWEB発行に切り替え

お取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか?

1か月の準備期間を置き、その間に社内請求書発行担当者に顧客情報の登録方法、操作方法をレクチャーするなどの準備を進めていきました。また、それと並行して、お客様にWEB発行への切り替えのお知らせと明細書の送付先情報登録のご案内をお送りしました。その後、試用期間を3か月としてサービスをスタートし、未登録の方には通常の請求書と併せて切り換えのご案内状、送付先情報登録のご案内を継続して送るようにしました。
その結果、3か月間で約70%のお客様をWEB発行に切り替えることができました。
「楽楽明細」導入後、切り替えのお知らせや登録のお願いを各ご家庭に郵送し、対応窓口を設置するなど総務部内全員一丸となって移行の準備を行ったため、基本的には導入自体には大きな問題も起きず、当初予定していたスケジュールに沿って進行できたことは非常に良かったと思います。

手厚いサポートに感謝

導入時や導入後のサポートはいかがでしたか?

「楽楽明細」導入後は1週間に1回程度、導入企業様にご来社いただき、具体的な操作方法やお客様から頂いた問い合わせについてのサポートなど丁寧に教えていただきました。現在も定期的に訪問いただきながら、わからないことは都度ご相談させていただいています。導入前から導入後の現在まで手厚くサポートしていただき、大変感謝しています。

教室からのお知らせやご案内なども「楽楽明細」で発行したい

請求業務のほかに取り組まれている業務効率化はありますか?

まだ導入して間もないので、経理担当者からの請求書発行のみとなっていますが、今後は教室からのお知らせやご案内なども「楽楽明細」を使用して発行していければと考えています。

「楽楽明細」をご紹介いただいた導入企業様はこちら:カメイ株式会社 様

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