株式会社俊英館様 「楽楽明細」導入事例 郵送からWEB発行へ、約90％の切り替えに成功！
郵便局の集荷サービス廃止による負荷もWEB化で解消！

もともと労働コストが多くかかっている中、郵便局の集荷サービスが無くなったことがきっかけだった。

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

当社では進学塾の部門で生徒の保護者向けに毎月授業料の請求明細書を郵送で送っておりました。講習会があるかないかによっても異なるのですが、月に大体3,200件もの請求明細書を送っており、郵送コストと労働コストがかかっておりました。そんな中、2018年6月に郵便局の集荷サービスが廃止され、より多くの労働コストがかかるようになり、何とか効率化できないかと考え、システムの導入を検討し始めました。

「楽楽明細」は使いやすく、価格も比較的に安かった。

「楽楽明細」をお選びいただいたポイントを教えていただけますでしょうか。

請求明細書の発行を効率化するシステムを探し始め、数社に問い合わせを行い、ご来社の上、説明していただきました。いずれも「WEB上で明細書をアップロードする」ということは共通しておりましたが、使い勝手と価格帯で他社と差があったため、「楽楽明細」を導入することに決めました。

実費コストはもちろん削減されたが、それ以上に人的作業が削減された。

「楽楽明細」の導入で改善されたことを教えていただけますでしょうか。

請求明細書をWEB化したことで、紙代や封筒代といった実費コストが0になりました。
ただ、一番大きかったのは明細書の封入、発送作業が全て無くなったことによる人的作業の削減です。やはり郵便局の集荷サービスがなくなったこともあり、作業の負荷を特に問題視していたため、各拠点の人的作業が削減されたので大変助かりました。

特に便利だなと感じる機能はございますでしょうか。

csv形式だけでなく、PDF形式でもアップできることです。当社では明細書のデータをPDFの形式で作成していたので、そのデータをそのままアップできるのが良かったです。
またお客様によっては、明細書をメールで受け取りたいというニーズがある中、「楽楽明細」ではメール上に添付する or しないを基本設定で選択できることが便利だと感じます。

約90%のWEB化に成功！

お客様へのWEB化への切り替え案内は上手くいきましたか。

お客様へはWEB化の案内を書面でお送りしたのですが、全体の約9割はWEB化に成功しました。
案内を行い、WEB発行に切り替えた際には、お客様よりお問い合わせをいただくこともあったのですが、3カ月程経過してからはお問合わせもなくなり始め、現時点では特にありません。

専属のサポート担当の方がついてくれたことで安心して理解に努められた。

導入前後のサポートはいかがだったでしょうか。

「楽楽明細」は導入前も後も専属のサポート担当の方がついてくれるため、問い合せ時の対応がスムーズで助かっております。また、「楽楽明細」サポート担当の方の協力をいただきながら、運用開始前に実際の画面で操作を試し、具体的な疑問点を洗い出して予め潰しておくことができたので、安心して導入に踏み切ることができました。
今後も「楽楽明細」の運用にあたりサポート担当の方からアドバイスいただくことで、より一層、発行業務の効率化に繋がるのではないかと思います。