株式会社スタディラボ様 「楽楽明細」導入事例 請求書発行に関わる作業の9割削減に成功！
電子化により発行数の増加に耐えうる体制作りを実現。

業績向上に伴い、今後も請求書が増えることを想定し、手作業から電子発行に切り替え

「楽楽明細」導入前の課題や、導入を検討したきっかけを教えてください。

当社では、教育機関向けのサービスの業績が堅調に伸びてきており、お客様の数も年々増えていました。それまでは請求書を発行から郵送まで手作業で対応していたのですが、その作業量がいずれ多くなり、今後手作業での対応が難しくなると予想し、請求書の電子化への移行を進めることにしました。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

相見積もりやトライアルを通して、他社製品と比較検討を行いました。その中で「楽楽明細」は自社の顧客管理システムから請求書などの帳票データをCSVデータで取り込むだけで簡単に連携できること、また、そのデータを「楽楽明細」でお客様へ一斉にご案内ができるため、使い勝手の良いシステムだと思い選びました。請求書のレイアウトが容易に設定できること、かつ複数の書式を選択できることもポイントになりました。

請求書発行に関わる作業の9割削減に成功！

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

「楽楽明細」を導入するまでは、当社の顧客管理システムから手作業で請求書を発行する作業が6～7時間、さらに精査で1～2時間かかっていました。「楽楽明細」を導入してからは、顧客管理システムで請求書作成に必要なCSVデータを作成し、「楽楽明細」に取り込むだけで請求書が発行できるので、作業時間が6～7時間軽減されています。
発行した請求書の精査も30分程度で済むため、発行に関わる作業を9割削減することに成功しました。
発行後の請求書の郵送も、以前は印刷・封入含めてすべて手作業で行っていたため、3名で3時間はかかっていました。導入後もしばらく請求書を郵送していたのですが、2020年6月からWEBからの発送に切り替え、現在9割近くのお客様にWEB上で受け取っていただいています。

どうしても紙での郵送をご希望されるお客様には、現状も郵送で対応をしていますが、以前と比べると郵送は全体の1割程度となり、作業も担当１名が30分で終えられる程度になっています。
作業する場所も一人分のワークスペースのみで対応可能となりました。用紙の削減にもつながっているため、お客様からも好評です。
新型コロナウイルスの影響もあってか、新規ご契約のお客様の大部分がWEB上での受け取りを希望され、請求書の電子発行がとても普及しています。

「楽楽明細」の便利な機能や使いやすい点を教えてください。

自社の顧客管理システムから請求書などの帳票データをCSVデータで一括取り込みできることや、請求書を含めた各種帳票のレイアウトを分けられる機能がとても便利です。

9割のお客様に郵送からWEB化への切り替えが成功

お客様へのWEB化への切り替え案内は上手くいきましたか。

電子請求書への切り替えは以前から構想していましたが、学習塾などの教育業界は紙文化も根強いため、タイミングについては慎重に検討していました。
コロナ禍で世の中のテレワークが進んできているタイミングでしたので、今ならWEB発行も広く受け入れられると判断し、請求書の電子化移行のご案内に踏み切りました。
当社では、電子請求書への完全切り替えを半年前にお客様へご案内し、移行の周知をしてから実行に移すまで、猶予期間を設けました。
請求書に切り替えのご案内を同封してお知らせしたところ、ご案内した翌月には5割のお客様に移行手続きを取っていただけました。また、6か月後には8割、現在は9割超のお客様にWEB上での請求書受け取りをご利用いただいております。
世の中でWEB化の必要性が広く受け入れられたタイミングでのご案内だったことが、切り替えがスムーズに進んだ理由だと考えています。

導入後のサポートも安心。「楽楽明細」を導入して良かった

導入時のセキュリティ対応や導入後のサポートはいかがでしたか？

「楽楽明細」はマニュアルが充実しており、特に難しい設定もないため、スムーズに導入が進みました。
導入後に不明点がありサポートセンターに連絡をすると、こちらが上手く説明できない部分も汲み取っていただき、とても丁寧に説明をしてくださるため、本当に助かっています。
最後には「どんな些細なことでも、いつでもご連絡ください」と仰ってくださるので、安心感があり、「楽楽明細」を導入して良かったなと感じています。

請求書発行部分以外に、今後業務効率化に取り組まれたいことはありますか？

請求書以外の社内の文書も、なるべく電子的に処理できるように改善に取り組んでいます。また、テレワークなども進んでいるため、テレワーク中でも共有や分業がスムーズにできる体制を整えている最中です。