WEB請求書発行システムによる業務効率化事例

約半数の請求書をWEB化に成功!
手作業を自動化し、作業の効率化につなげる

山一化学工業株式会社様

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事業内容 有機溶剤、塗料、アルコール製剤等の化学製品の製造・販売
従業員数 本社 38名、工場 106名
導入時期 2018年1月

産業と環境の融合をめざして、環境に配慮した有機溶剤や塗料、アルコール製剤など多岐にわたる化学製品を製造・販売されている山一化学工業株式会社様。同社では、総務本部における作業の効率化に取り組まれておりました。その中で、請求書の発行業務の手作業を自動化するために、2018年に「楽楽明細」のご導入に至りました。

今回は、ご導入を担当され、現在も業務で「楽楽明細」を利用されているご担当者様に、導入の経緯やその効果についてお話を伺いました。

山一化学工業株式会社様ロゴ様

手作業をシステムに切り替えて効率化を計りたい

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

山一化学工業では、2015年頃から、請求関連業務を担当する総務本部の作業の効率化に取り組んでいました。
弊社の化学製品は石油由来のものが多く、原油価格の変動に伴い、製品単価も変わることがあります。単価が変われば、請求金額が変わり、請求書の再送付が必要になります。さらに、再送付した請求書が郵送で到着するまでの間に、お客様から請求書を確認したい旨の連絡が来てしまうこともあり、その際は再送付した請求書を個別にFAX送信したりと、さらに追加の業務が発生していました。
このような紙ベースによる作業を効率化して電子データによる請求書発信業務を取り入れるために、「楽楽明細」の検討に至りました。

受け取り側として「楽楽明細」の使い勝手が一番良かった

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

もともと、お客様から、電子データを使って請求書が送られてくることがあり、私も受け取り側としていくつかのシステムを使用した経験がありました。そのなかで、一番使い勝手が良いと感じていたのが「楽楽明細」でした。
電子データによる請求書発信業務の提案を受けたところ機能的に問題もなさそうでしたし、既にラクスさんの経費精算システムである「楽楽精算」を使っていて慣れもありましたことから、社内検討の結果、導入に踏み切りました。

約半数の請求書をWEB化に成功!
ボタン一つで請求書がお客様に送れるように

導入前はどのように請求書発行を行っていたのでしょうか。

当社では、お客様へ数千頁に及ぶ大量の紙の請求書を発行しています。「楽楽明細」導入前は、これらの紙の請求書を全て手作業で折って封筒に詰めて…という作業を行っていました。現在は、約半数が「楽楽明細」に切り替わり、ボタン一つで、請求書の発送作業が終わるようになりました。またお客様へ請求書情報が到着するまでのタイムラグがないことから、郵便で再送した請求書が郵送で到着する前にFAXで送り直す手作業も減りました。おかげで作業効率は飛躍的に改善しましたね。
「楽楽明細」の導入だけの効果ではないですが、私が所属する部署では、請求書業務に係る残業時間が、今ではほとんどありません。

取引先のWEB化への切り替えもスムーズに

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか?

そうですね、スムーズに進んだと思います。実は導入前に、お客様にはアンケートをお願いして、約半数のお客様から「WEB発行でも良い」と回答を頂いておりました。切り替え手続きには、応諾に関するFAX用紙をお客様に郵送して、FAXにて返信して頂き了解を頂くようにしました。また、返信がないときは個別に電話で切り替えをお願いしました。何件かはお問い合わせもありましたが、全体としてはスムーズに切り替えが出来たと思います。

取引先に負担がかからない仕組みが嬉しい

「楽楽明細」で便利と思われる機能はありますか?

そうですね、お客様のなかには、請求書のフォーマットを変えたくないと仰る先や、請求業務に関わる社員の方が少なく業務上の負担をお願いすることが難しいお客様もいらっしゃるので、「楽楽明細」が、お客様へ業務上負担のかからない仕様である点は有難かったです。
特に気に入っているのがワンタイムパスワードの機能です。「楽楽明細」が、請求書と一緒にランダムなダウンロード用のパスワードを自動で送ってくれるので、お客様はパスワードを覚える必要がありません。システムに普段あまり触れることがないお客様にも、戸惑うことなく受け取っていただけています。

サポートの体制はいかがでしたか?

導入時には分からないこともいくつかありましたが、サポートの方に親切に教えていただき大変助かりました。ITにそこまで詳しくない私でも、特に大きな支障もなくスムーズに導入が出来たと思います。

今後も積極的に自動化を進めていきたい

業務効率化について、他にも取り組んでいることはありますか?

そうですね、今後も当社としては作業効率化のためシステム化・自動化を進めていく方針です。現在は、紙で受け取っている手形の伝票処理の自動化を検討しています。
ラクスさんのサービスも今後も使い続けていきたいと思っているので、引き続きよろしくお願いします。

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