株式会社ヤマヤス様「楽楽明細」導入事例

【楽商×楽楽明細連携事例】
販売管理システム「楽商」と「楽楽明細」の連携で請求書発行業務を効率化！
月1,000件の封入作業が減り、大幅な業務改善に

株式会社ヤマヤス様

販売管理システム「楽商」

事業内容	包装資材、包装機械、物流関連商品の販売
従業員数	82名（2021年1月31日現在）
導入時期	2020年9月

大正11年創立以来100年の歴史を基盤に、包装資材、物流機器、物流関連商品まで幅広く販売されている株式会社ヤマヤス様。グループ企業3社、関東から東北にわたり11営業所、中部に1出張所、ほかにも3事業所を構え多拠点で事業展開されていらっしゃいます。

販売管理システム「楽商」と「楽楽明細」が連携したことをきっかけに導入を決定

「楽楽明細」導入前の課題や、導入を検討したきっかけを教えてください。

仕入先の企業から、請求書や納品書のWEB化の案内を受け取ることがあったので、「請求書の電子化」にはもともと興味がありました。請求書を電子化することにより、業務担当の手間削減や郵送費などの経費削減が出来れば、大幅な業務改善に繋がると考えていたためです。
また、テレワークが進んでいる社会情勢でもありましたので、お客様にも受け入れられやすいタイミングなのではないかとも思っていました。

そのような中で、株式会社日本システムテクノロジー様から、弊社で利用している販売管理システム「楽商」と、電子請求書発行システム「楽楽明細」が連携した、というご案内をいただき、「楽楽明細」の導入を検討しはじめました。

「楽楽明細」導入以前はどのように請求書を発行していたのでしょうか。

「楽商」から発行したPDFの請求書を、全社で毎月1,000件ほど印刷し、各営業所からお客様へ手作業で郵送していました。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

「楽楽明細」が「楽商」と連携していることにより、もともと使用していた請求書のフォーマットを変えずに利用できるところがよいと思いました。また、「楽商」側で、「楽楽明細」にアップロードする際のファイル名も自動で付与してくれるので、手作業の手間がほとんどないところもポイントでした。

作業時間の大幅短縮に成功！お客様のダウンロード結果も見えるので安心

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

請求書の発行、発送にかかる時間を大幅に削減することができました。
月末に請求書発行業務が集中するのですが、紙で印刷し、封入、郵送といった手作業が減った分、業務担当より「楽になった」との声が多かったです。

「楽楽明細」の便利な機能や使いやすい点を教えてください。

チラシやお知らせなど、帳票以外の同封物を一括でファイル添付できる、一括同封機能がとても便利だと感じています。
また、お客様が請求書をダウンロードしたかどうかを一覧で確認できるため、郵送するよりも送り漏れ防止にもなり、助かっています。あとはお客様側の受け取り用のメールアドレスが4つまで登録できるという点も、お客様より助かるとの声をいただいています。

半分以上のお客様が電子発行に移行

お取引先様への電子発行についてのご案内はスムーズに進みましたか？

現在、お客様の半分以上が電子発行へ移行しています。会社の方針で登録いただけなかったお客様もいらっしゃいましたが、事前にラクスさんよりWEB化の案内文書の雛形を頂けたので、大半はスムーズに進みました。「楽楽明細」を導入して半年ほど経ったので、再度WEB化のご案内をお送りし、WEB化率を上げていければと思っています。