WEB請求書発行システムによる業務効率化事例

課題であった請求書発行業務の
「時間短縮・正確性・ペーパーレス化」を一挙に実現

業務渡航専門の旅行会社である、株式会社日本橋夢屋様。「自分の友人や家族を手配するような気持ちで海外出張を手配したい」という思いのもと、ビザを始め、ホテル、旅行券、WiFiレンタルに至るまで、ワンストップでサポートされています。

同社では、請求書発行業務の工数削減のため、2017年12月に「楽楽明細」を導入いただきました。今回は、その導入の経緯と効果について伺いました。

株式会社日本橋夢屋 様

 https://www.tokutenryoko.com/

事業内容:旅行業、損害保険代理業
従業員数:55名(2016年 4月現在)
導入時期:2017年12月

月初に集中する請求書発行業務の時間を短縮したい

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか

当社では、締め払いのお客様に月間約250件の一括請求書を発行しているのですが、そのうちの約7割が月末締めのため、月初の1営業日に請求書の発行・送付作業が集中します。発行・送付作業は丸一日かけても終わらないこともあり、他の業務が滞ってしまうことから何か良い方法はないかと考えていたところ、「楽楽明細」のご案内をいただきました。
取引先でもオンライン請求書を導入する企業が増えてきており、気になっていた矢先だったので「この機会に」と思い導入を検討することになりました。

「楽楽明細」をお選びいただいたポイントを教えていただけますでしょうか

お話をいただいた時の説明が大変分かりやすく、操作も難しくなさそうでしたので、他システムとの比較はせずに「楽楽明細」に決めました。請求書発行の時間短縮と正確性、そしてペーパーレス化は以前からの課題でしたので、「楽楽明細」はそれらを兼ね備えた、当社にぴったりのシステムだと思いました。

作業時間が1/2以下になり、ストレスも大幅軽減!

請求書発行業務で大変だったことを教えていただけますでしょうか

請求書の送付方法がお客様によってメール送信だったり郵送だったりとまちまちで、送信先や郵送先を間違えないか、毎回細心の注意を払っていました。郵送で送るものに関しては、送付状の作成、折込、封入など時間と手間がかかってしまい、経理課2人で対応しても1日では終わらず、翌日に回したり残業をしたりして対応する必要があったので、それも大変でしたね。請求書発行の業務は、常に迅速性と正確性が求められますので、そこにかかるストレスが非常に大きかったです。

導入後の効果や改善されたことを教えていただけまでしょうか

一番は、作業時間の短縮ですね。経理課2人で対応しても1日では終わらなかった業務が、「楽楽明細」を導入してからは1人で対応しても1日で終わるようになりました。一部「楽楽明細」を使わずに個別で対応しているお客様もいるのですが、全体の請求書発行業務にかかる時間が削減されたことで、個別での対応も時間をかけて丁寧に対応することができ、ストレスはかなり軽減されました。さらに、郵送代や紙の使用量も大幅に削減することができました。現在は一括請求書のみで「楽楽明細」を利用していますが、今後個別の請求書や納品書でも利用していく予定ですので、さらに作業時間が短縮できると期待しています。

請求書のダウンロード状況も一目で把握

「楽楽明細」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

「楽楽明細」は、請求書のダウンロード状況が一目で確認できるので非常に便利です。ダウンロードされていないお客様へはリマインドメールを自動で配信することができるのもありがたいですね。請求書発行時もワンクリックで一度に帳票を送ることができ、操作も簡単で使いやすいシステムだと思います。

85%のWEB化に成功!お客様へのご案内もスムーズに

導入時や導入後のサポートはいかがでしたか

導入時には分からないこともいくつかありましたが、サポートの方に細かく丁寧に教えていただき大変助かりました。お客様へのWEB切り換えのご案内方法についても、案内文のひな型をいただけたので、スムーズに進めることができ、約85%のWEB切り換えに成功しました。今後も締め払いのお客様が増えていく傾向にありますが、締め払いのお客様には「楽楽明細」での請求書発行でご案内をしており、今後も活用していきたいと思っています。

  • 資料請求

    機能やコストシミュレーション、導入事例など、お気軽にお問い合わせください。

  • お問い合わせ・無料トライアル

    まずは実際に操作して体験してみてください。

  • お役立ち資料ダウンロード

    コスト削減や、業務改善の実践的なガイドブックを無料でダウンロードできます。