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請求書電子化ソフトで請求業務を効率化!

2015年10月30日

月末月初は請求書の発行作業や経費・費用の確定などの作業が集中しており、経理担当者が一番多忙な時期だと思います。

その中でも、毎月発生し、手間と時間がかかる請求書の発行業務を効率化をしてくれる「請求書電子化ソフト」についてご紹介いたします。

請求書の発行作業…何故こんなに時間がかかるの?

まずは、請求書発行業務の流れから確認をしていきましょう。

請求書発行までの流れ

  1. 請求金額の集計と内容の確定
  2. 販売管理ソフトやエクセルなどで請求データを作成
  3. 請求書の発行と押印
  4. 請求書を封筒に入れて郵送

従来の請求書の発行方法では、確定した請求内容を請求書フォーマットにもう一度入力して作成し、両者間に転記漏れがないかチェックが必須になるため、多くの無駄と時間がかかってしまいます。
そして、出来上がった請求書を印刷し、押印をした後、封筒に詰めて郵送します。当然、一枚一枚押印をする手間と印紙代や封筒代などのコストがかかります。
消費者向けの料金明細はほとんど電子化されているのに対し、企業が発行する請求書はほとんど電子化が進んでいません。

このように請求書の発行業務は、二度手間が発生することや同じ作業を繰り返すことによる手間が大変多いものです。

請求書電子化ソフトで請求書発行業務を効率化!

請求書の発行業務を、どうすれば効率化できるのか。
そこで役立つのが「請求書電子化ソフト」です。

請求書電子化のススメ

  • 請求書を月100件以上郵送している
  • 印紙代、資材費などのコストを削減したい
  • 請求書の発行の際にミスが起きてしまう
  • 二度手間や同じ作業が発生し、時間がとられてしまう

上記に該当する項目が一つでもある場合は請求書電子化ソフトを利用することでコスト削減や業務を効率化させることができます。

請求書電子化で煩雑な業務とさよなら

請求書電子化ソフトをうまく利用すれば、経理担当者にとって請求書発行業務は劇的に変化します。

さて、どのように変わるのでしょうか。次で見ていきましょう。

1.二度手間から解放!請求データから請求書を作成

請求書電子化ソフトにエクセルや販売管理ソフトで作成した請求データをアップロードできます。そのデータからそのまま請求書が作成されるため、請求書の発行をする際にもう一度入力をするという手間がなくなり、業務効率が大幅にアップします。

2.面倒な作業とさよなら!封入の手間の消滅と郵送代行サービス

請求書を電子化することにより、送付したい日付を決め、予約をしておくだけでシステムがメールやお客様マイページへの発行など、様々な方法でお客様に請求書を届けてくれます。
また、請求書電子化ソフトに搭載されている郵送代行サービスを利用することにより、今まで印刷をして郵送していた請求書の送付がほとんど自動化されます。

このように今までのような煩雑な請求書発行業務は、システムを有効活用することによりぐっと効率化ができることになります。

まとめ

請求書発行業務のムダな作業を削減し、業務効率を上げるために、ご紹介したような請求業務ソフトの導入が普及しつつあります。チェックポイントに当てはまるものが多かった方は、請求書電子化ソフトの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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