請求書電子発行ソフトで請求業務を効率化!
おすすめ請求書電子発行ソフトを解説

2015年10月30日(2019年04月24日更新)

月末月初は、請求書や納品書などの帳票類の発行作業や経費・費用の確定などの作業が集中する、経理担当者にとっては一番多忙な時期です。
その中でも、特に手間と時間がかかるのが毎月決まって発生する請求書の発行業務です。
請求書を作成し、その後印刷、三つ折り、封入、そして郵便局への持ち込みをする、といった単純作業ですが、そこには大きく手間がかかります。
さらには、間違って他社の請求書を誤封入してしまったりとヒューマンエラーも起こりやすい作業でもあり、担当者の大きな負担となっています。
こうした問題点を解決し、請求書発行業務を効率化してくれるのが、「請求書電子発行ソフト」です。

当記事では、請求書電子発行ソフトの適切な選び方や、特徴などについてご紹介致します。

1:請求書電子発行ソフトとは

請求書発行にかかる作業量と作業時間は?

請求書の発行作業には、そもそもどのくらい時間がかかるのでしょうか。
まずは、請求書発行業務の流れから確認をしていきましょう。
請求書発行までの流れは以下の通りです

  1. 請求金額の集計と内容の確定を行います。
  2. 確定した請求金額の集計と内容をもとに、販売管理ソフトやエクセルなどで請求データを作成します。
  3. 請求書の印刷と押印を行い、押印した請求書を封筒に入れて郵送します。

従来の請求書の発行方法では、確定した請求内容を請求書フォーマットにもう一度入力して作成し、両者間に転記漏れがないかチェックが必須になるため、多くの無駄と時間がかかってしまいます。
請求書作成が完了したあとにも、一枚一枚に押印をする、一枚一枚を三つ折りにし封入する、封をする、郵便局へ持っていく、と多くの作業が発生します。消費者向けの料金明細はほとんど電子化されているのに対し、企業向けに発行される請求書はほとんど電子化が進んでいません。請求書の発行業務に、丸一日~二日間かけている企業も少なくはないのです。
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請求書電子発行ソフトで請求書発行業務を効率化!

ではこのような請求書の発行業務を、どうすれば効率化できるのでしょうか。
ここで役立つのが「請求書電子発行ソフト」です。
請求書電子発行ソフトを導入することで、請求書の封入作業は0に。それに伴い人件費も大幅に削減され、請求書電子発行ソフトの導入は一石二鳥どころか、一石三鳥にもなる業務改革を実現するのです。

2:おすすめ!人気の請求書電子発行ソフト

(a)請求書の作成業務

請求書電子発行ソフトの中には、請求書をテンプレートなどから選び、検索や自動入力機能などを利用して入力をしていくだけで簡単に請求書を作成できる機能をもつものがあります。また、CSVで請求データを取り込むだけで、事前に用意していたテンプレートに値を入れ、請求書として形成ができる機能などもあります。現在エクセルなどを使い請求書を入力している方は、こういった機能を活用することで、請求書作成業務を効率化することができます。

(b)取引先への請求書の送付

請求書電子発行ソフトには、作成した請求書の電子データを送付する機能があります。送付の方法についてはいくつかパターンがありますので、自社の運用を考えた上で、適切な送付方法を選べるソフトを選択することがおすすめです。

送付方法の例

  1. お客様にWEBダウンロードいただく方法です。請求書をWEB上のクラウドサーバーにアップロードし、それを請求先企業がダウンロードすることができます。
  2. メールに添付して送付する方法です。メールに直接添付する。または、メールにダウンロード用のURLを埋め込み、クラウドサーバーからダウンロードする方法の2つがあります。
  3. 郵送で送る方法です。すべての請求書を電子データで発行できるようにすることがベストですが、一定数どうしても紙で発行して欲しいというニーズは残ってしまうのが通常です。そういった場合は、郵送代行を提供しているメーカーのソフトを選択すると、一部を電子データで発行し、一部を郵送代行で発行するといった方法を選ぶことができます。
    手間が削減されるだけでなく、誤封入などの郵送ミスを減らすこともできるため、非常に有効です。

(c)書類の保存と整理

書類は発送したらそれで終わりという請求書電子発行ソフトと、しっかり履歴を残し、請求書自体も複数年に渡って保存してくれる機能がついている請求書電子発行ソフトがあります。自社の運用ルールに合わせて適切なソフトを選択することが必要です。

(d)自社システムとの連携

基幹システムや会計ソフトとAPIで連携することのできる請求書電子発行システムもあります。顧客情報と自動に連動した即時反映を基本とするため、請求データ確定後に自動で請求書が作成されるなどを実現することができますので、現在使用しているシステムとの連携をお考えの場合は、この点についても考慮に入れる必要があります。

(e)自動入金消込機能

入金情報を元にした請求書の自動消込機能をもつ請求書電子発行システムもあります。金融機関の架空口座番号を発番し消込を行うものや、振込先の名義を学習し入金消込を行うものなど、様々な方法がございます。発行後の処理についても同時に課題解決したい、という方はこういった機能のあるソフトを選択すると便利です。

最終的には、自社の業務にマッチする機能を持ち合わせたソフトを選ぶ必要があります。

ラクスのWEB帳票発行システム「楽楽明細」

ラクスのWEB帳票発行システム「楽楽明細」は、請求書の発行に特化したシステムです。
請求のCSVデータを取り込むことで電子請求書を作成し、簡単な操作でWEB、メール、郵送いずれかの方法で請求書を自動発行することができます。複雑な機能は一切ないため、システムやソフトに不慣れな方にも安心してご利用いただけます。
特に請求書の印刷・封入・発送作業に時間とコストがかかっている方は、大幅な業務効率化とコスト削減を実現していただけます。ぜひお気軽にお問い合わせください。

請求書発行ソフトMaC版とWindows版の違い

請求書発行ソフトと言えば、MACならインストールできるがWindowsだとできない場合や、その逆の場合などがあります。しかし、「楽楽明細」ならば、クラウドの請求書発行ソフトのため、パソコンの種類に依存せず、自由に利用することが可能です。

請求書電子化のススメ

請求書電子発行ソフトの導入で、請求書の発行業務は大幅な業務効率化、コスト削減を実現することができます。

  • 請求書を月100件以上郵送している。
  • 印紙代、資材費などのコストを削減したい。
  • 請求書の発行の際にミスが起きてしまう。
  • 二度手間や同じ作業が発生し、時間がとられてしまう。

3:請求書電子化で煩雑な業務とさよなら

請求書電子発行ソフトをうまく利用すれば、経理担当者にとっての請求書発行業務は劇的に変化します。

二度手間から解放!請求データから請求書を作成

請求書電子発行ソフトにエクセルや販売管理ソフトで作成した請求データをアップロードするだけで、そのデータからそのまま請求書が作成され、請求書の発行をする際にもう一度入力をするという手間がなくなり、業務効率が大幅にアップします。

面倒な作業とさよなら!封入の手間がゼロに

請求書を電子化することにより、送付したい日付を決め、予約をしておくだけでシステムが自動的にお客様へ請求書を届けてくれます。
また、請求書電子発行ソフトに搭載されている郵送代行サービスを利用すれば、今まで印刷をして郵送していた請求書の送付までも自動化することができるのです。

このように今までのような煩雑な請求書発行業務は、システムを有効活用することによりぐっと効率化ができることになります。

4:まとめ

請求書発行業務のムダな作業を削減し、業務効率を上げるために、ご紹介したような請求書電子発行ソフトの導入が普及しつつあります。チェックポイントに当てはまるものが多かった方は、請求書電子発行ソフトの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
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