【徹底解説】支払明細書とは?
書き方や領収書、請求書との違いなど

2019年5月24日

インタ-ネットやスマートフォンが一般に普及した昨今、多くの人がネット通販などを利用するようになりました。その際、自宅に届くクレジットカードの支払明細書などを目にする機会も、少なからずあるのではないでしょうか。ビジネスを行う上でも、支払明細書はなくてはならないものです。取引によって支払義務が確定した場合、料金の内訳を明らかにするために作成する支払明細書について、詳しくご紹介しましょう。

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支払明細書はどんな書類?

支払明細書はどんな書類?

支払明細書は私たちの生活の中でも大変身近なもの。さまざまなシーンで利用されている、支払義務が確定した取引に対して発行する書類です。
例えばクレジットカードを利用した場合。発生した料金の内訳をいつ・どこで利用した支払いに対しての請求か、日時や利用施設や企業、支払い対象の商品名など事細かに記入された書類が発行されるでしょう。それらの書類を支払明細書、または請求明細書などと呼びます。

支払明細書はビジネスシーンでもよく活用される書類であり、定められた形式に捕らわれることはありません。例えばバス代など、領収書や明細書の発行を求めにくい個人的支払いが生じた場合には、支払明細書を自ら作成することがあるでしょう。これは、本来なら経費として計上できる支払いを自腹で支払った証明書として活用できる書類です。企業によって仕様は多様ですが、領収書と同等な扱いで経費として計上することが可能となる場合もあります。

一方、料金を支払う側でも支払明細書を発行するケースがあります。取引先に請求書が送られる際、企業が支払う予定の料金について、総合計や内訳などを請求側である相手先と相違がないことを確認するため、支払明細書を提出することがあるのです。

なお、法律で「支払明細書」の規定は定められていません。必要に合わせ多用できる書類として、広く認識され利用されています。

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支払明細書の見方と書き方を解説!

では次に、支払明細書の見方や書き方について見ていきましょう。まず、支払明細書には文具メーカーなどから発売されている既製品のひな形に手書きで記入する方法と、発行側がパソコンで支払明細書を発行する方法があります。
特にビジネスで使用する書類をパソコンで作成する際、エクセルは必要不可欠なツールの1つです。これからエクセルで支払明細書を発行する方は、ぜひ参考にしてみてください。

<支払明細書の書き方>

1)まずエクセルを開き、新規に作成する準備を行いましょう。次に、一目見ただけで支払明細書とわかるよう、一番上に「支払明細書」と大きめに明記します。

2)発行した日付を「支払明細書」と記入した右横などに明記します。日付を記載することで、トラブルを未然に防ぎましょう。

  • 正:令和〇年〇月○日
  • 誤:日付未記入

3)相手先の企業名や氏名などを明記しましょう。また、企業名と氏名を記入する場合、「御中」の使用には気をつけてください。「御中」と「様」を同時に使用してしまうと、二重の敬称になってしまうため注意が必要です。

  • 正:○○企業 ○○様
  • 誤:○○企業御中 ○○様

4)支払明細書を発行する側の企業名や氏名を明記しましょう。発行する側の情報がなければ、支払明細書として成立しません。

5)正式な書類であることを証明するために、角印(会社印)を企業名や住所と一部被るように押印しましょう。

6)支払義務が生じた日付や内訳(内容)、それに対する金額などを一目でわかるように表を作成し、それぞれ明記しましょう。

7)支払明細書に記載された金額の総合計を明記します。その際、小計やそれに対する消費税額(%含む)も明記しましょう。

以上が、支払明細書に必要となる基本的な項目です。これを参考に、事業内容や使用用途に合わせてカスタマイズしてください。また、既製品に手書きで記載する際も、内容は多少前後しますが基本部分は一緒です。そのため、ひな形に沿って明記しましょう。

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支払明細書と領収書、請求書との違いは?

ビジネス上では支払明細書の他にもさまざまな書類が存在し、使用目的に応じて使い分けることが一般化されています。

支払明細書は前述の通り、支払義務が発生した料金に対する内訳などが明記された書類です。一方で請求書は、支払明細書に記載された内訳の総合計金額を請求するための書類です。請求書と合わせ、内訳として支払明細書を相手先に提出したり、これから相手側に支払う金額や内訳に相違がないか確認するために事前提出したりすることもあります。
また、領収書は請求した料金を受け取った証を意味する書類です。これは、請求した側が発行する証明書となります。

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確定申告に支払明細書は必要なのか?

支払明細書は、支払いが確定した内訳をはじめとする総合計などが記載された明細書です。では、果たして確定申告に必要なのでしょうか。

確定申告では、1年間の自身の所得を定められた期間中に計算を行い、税務署に申告及び納税しなければなりません。ただし、1つの企業に雇用されているビジネスパーソンは、年末調整の手続きの一環として源泉徴収が行われます。そのため、確定申告自体が不要であり、支払明細書も申告する必要はありません。
しかし、本業で得られる給与の他に副業や株、家賃収入などがある場合には確定申告が求められます。その際、給与を支払う企業側が発行する源泉徴収書と一緒に、副収入で得ている収入を証明する明細書が必要となるでしょう。なお、計算上で支払明細書が必要な場合もありますが、確定申告で申請する必要はありません。

個人事業主などの場合には、事業収入から事業を行う上で発生した必要利益を差し引いた事業所得を申請します。その際には、必要経費として支払った領収書などを計上することが求められ、確認のためには支払明細書が必要となる場合もあるでしょう。ただし、確定申告時に支払明細書の提出等は不要です。

支払明細書は法的に定められた書類ではありません。そのため、支払い料金を受け取った側に保管・申請する義務はないのです。しかし料金を支払う側については、申告の義務が発生します。

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支払いパターン別の支払明細書を紹介

次に、さまざまなシーンで活用されている支払明細書をご紹介しましょう。

  • 退職金の支払明細書
    退職時に支払われる退職金は、支払明細書を会社から受け取れます。しかし、会社規約などで退職金の支払明細書が発行されないと定められている場合には、支払明細書が発行されないこともあるでしょう。
  • 賞与や給与の支払明細書
    賞与や給与の支払明細書は、企業側が従業員などに給与を支払う際に発行される支払明細書です。一般的に、給与支払明細書として広く認識されています。
  • 業務委託の支払明細書
    業務委託を行う場合にも支払明細書は必要となり、業務委託する内訳や金額を明記します。作成した支払明細書は業務委託相手に提出し、支払明細書に記載する日付は業務委託相手に料金を支払った、もしくは支払う予定の日付を記載しましょう。
  • 講師料の支払明細書
    講義や講演会、イベントなどで外部から講師の人などを招く場合には、講師料の支払いが生じます。企業ではなく一個人である講師の人からは、領収書を頂くことが困難なこともあるでしょう。そのような場合には支払明細書を作成し、封筒に講師料と一緒にコピーした支払明細書を同封するのがベターです。
  • 講師料の支払明細書
    講義や講演会、イベントなどで外部から講師の人などを招く場合には、講師料の支払いが生じます。企業ではなく一個人である講師の人からは、領収書を頂くことが困難なこともあるでしょう。そのような場合には支払明細書を作成し、封筒に講師料と一緒にコピーした支払明細書を同封するのがベターです。
  • 配当金の支払明細書
    個人所有の株で配当が生じた場合には、「配当金支払明細書」が発行されます。これは法的に定められている「支払通知書」を兼ねている場合があり、その際には配当控除の適応がある総合課税や、上場株式の譲渡損失と損益通算を行って告分離課税を確定申告の際に提出することが必要です。また、「特定口座(源泉徴収あり)」を開設した場合には配当金や分配金などが損益通算扱いになるため、支払い明細書が発行されないこともあるでしょう。

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支払明細書のエクセルでつくるテンプレート

近年さまざまな書類のテンプレートがインターネット上に存在し、支払明細書もエクセル等のテンプレートが多数見受けられます。無料で公開されているエクセルテンプレートをダウンロードできるものの他、「楽楽明細」のようにクラウドサービスの一環で利用できるもの、あるいは有料で販売されている場合もあるでしょう。支払明細書の作成に不安のある方などは、必要に応じて活用してみてください。

また、インターネットの普及により、海外へ向けたビジネス展開を行う企業も増えつつあります。今後はビジネスモデルも更にグローバル化していき、英語圏を含めた海外企業等と取引が生じることがあるでしょう。その際、英語をはじめとした外国語表記の文章作成はもちろん、請求書や領収書、支払明細書など書類なども、これに合わせ英語等での表記が求められます。支払明細書に明記すべき項目は、英語・日本語とも基本部分は同じです。しかし用語など分からずに作成すると、思わぬ混乱やトラブルを招きかねません。そうした際は、やはりテンプレートの活用が有効でしょう。

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そして、請求書をWEB発行ではなく引き続き郵送でお願いしたいというニーズにも、郵送アウトソーシングサービスで応える事ができます。

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支払明細書まとめ

今回は支払明細書についてご紹介しました。支払明細書はさまざまなビジネスシーンで活用される書類です。法的に必ず作成しなければいけない書類ではありませんが、利便性や信頼性を高める目的で一般的に用いられています。ビジネスパーソンであれば、正しい見方や書き方を理解しておきましょう。

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