請求書などの帳票発行はオンラインで!ペーパーレス化で手間、コストを削減。

監修:冨川和將(税理士) 2020年7月6日

近年、請求書をオンラインで発行する企業が増えています。

請求書のオンライン発行に興味はあるものの、具体的な運用方法や、法的な有効性についてよく理解できておらず、オンライン発行への切り替えを決めあぐねていませんか?

そこで今回は、請求書のオンライン発行を検討している経理担当者向けに、請求書をオンライン発行するメリットや法的な有効性、おすすめのオンライン請求書発行システムについてご紹介します。

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オンライン請求書発行システムとは

請求書発行は、経理業務の中でも手間のかかる業務の1つです。請求書の発行先が数件程度であればそれほど大きな負担にはなりませんが、請求書の発行件数が増えるにつれて負担は大きくなり、コア業務を圧迫していきます。

そこで活躍するのが、請求書発行システムです。システムによって機能は多少異なりますが、請求データをもとに請求書を発行し、請求先へ送付するまでの作業を効率化できます。

オンライン発行は法的に有効なのか?

「オンライン発行した請求書は法的に有効なのか?」という疑問を持たれる方は多いですが、請求書をオンラインで発行することは法律で禁止はされていません。

ただし、紙の請求書と同じく、オンラインで発行した帳票にも原則7年間の保管義務があります。オンライン発行した請求書を紙ではなくデータのまま保管したい場合は、電子帳簿保存法における電子保管の要件を満たしたシステムを利用する必要があります。

請求書をオンライン発行するメリット

請求書をオンライン発行するメリットには、以下のようなものが挙げられます。

コスト削減

紙の請求書を発行するには、用紙代や印刷代・郵送代・封筒代がかかりますが、オンライン発行であればそれらのコストを削減できます。また、発行する請求書が領収書を兼ねる場合、紙の請求書の場合は収入印紙の貼付けが必要となりますが、オンライン発行の場合は不要となりコストの削減ができます。

局出しの手間が省ける

請求書をオンライン発行に切替えれば、郵便局への持ち込み(局出し)がなくなります。

ヒューマンエラーを防止

紙の請求書を手作業で発行する場合、様々なヒューマンエラーが起こりかねません。しかしオンライン上での発行に切り替えれば、以下のようなヒューマンエラーを防止できます。

請求書宛先と封筒の入れ間違え

請求書発行において、もっとも避けなければならないのは、請求書宛先と封筒の入れ間違えです。大量の請求書を手作業で発行する場合は、細心の注意を払って作業する必要があります。

発行忘れ

請求書を発行するまでには、様々な工程を踏まなければなりません。そのため、後回しにして発行自体を忘れてしまうケースも少なくありません。請求書発行システムであれば、請求書の予約発行が可能なため、発行忘れを防止できるでしょう。

業務の効率化

紙の請求書を手作業で発行するには、請求書・挨拶状の印刷、捺印、書類を折る、封筒に入れる(封入)、封を閉じる(封緘)、切手を貼るなど、様々な工程が必要です。請求書をオンライン発行に切り替えれば、これらの作業を省略して業務を効率化できます。

「楽楽明細」で、請求書発行業務を効率化しませんか?

今回は、請求書オンライン発行システムのメリットや法的な有効性についてご紹介しました。

コスト削減や業務効率化の観点から、請求書オンライン発行システムを導入する企業は着実に増えています。請求書オンライン発行システムのご利用をお考えの場合には、「楽楽明細」へお気軽にご相談ください。

帳票発行システム「楽楽明細」では、販売管理システムや基幹システムから出力した請求データ(CSV/PDF)をアップロードするだけで、請求書をオンライン発行できます。請求書以外にも、見積書や納品書、支払明細書など、あらゆる帳票をオンライン発行できます。

また、「楽楽明細」なら、取引先ごとに発行方法(「オンライン発行」「メール」「郵送」「FAX」)を選べるため、使い勝手がよく導入しやすいです。

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